سياسة الخصوصية
-
من نحن وماذا نفعل؟
1.1 نحن دوك سويت وعنواننا هو عمارة العربية للعود بطريق القصيم السريع 41311، الطابق الثاني، المدينة المنورة، المملكة العربية السعودية، هاتف: 0148485214 بالبريد الإلكتروني للتواصل ("دوك سويت HCM"، "نحن"، "لنا"، "خاصتنا") دوك سويت هو اسم تجاري لشركة فكرة برمجيه لتقنية المعلومات. دوك سويت HCM يقدم المنتجات والخدمات التالية ("المنتجات"):
- HCM- حل مبني على السحابة SAAS لجميع عمليات الموارد البشرية وإدارة الرواتب فهو استثمار استراتيجي في الموارد البشرية لتعزيز الأداء والنمو.
1.2 في تقديم المنتجات، سيتم معالجة دوك سويت HCM للبيانات الشخصية. هذا الوثيقة توضح كيف يتم معالجة دوك سويت HCM للبيانات الشخصية. هذا يشمل البيانات الشخصية المجمعة عند استخدام موقعنا الإلكتروني ("الموقع") والمنتجات (معاً، "الخدمات").
-
ماذا تغطي هذه السياسة؟
2.1 دوك سويت HCM يأخذ بياناتك الشخصية على محمل الجد ويعالجها وفقاً للقوانين واللوائح المنطبقة. دوك سويت HCM يعمل كـ 'المتحكم' (أي الشخص المسؤول عن اتخاذ قرارات كيفية معالجة بياناتك الشخصية) وقد اعتمد هذه السياسة الخصوصية ("السياسة") لتأسيس والحفاظ على خصوصية وأمان بياناتك الشخصية. هذه السياسة:
(أ) تحدد أنواع البيانات الشخصية التي نجمعها عنك؛
(ب) تشرح كيف ولماذا نجمع ونستخدم بياناتك الشخصية؛
(ج) تشرح كم من الوقت نحتفظ ببياناتك الشخصية؛
(د) تشرح كيف سنشارك بياناتك الشخصية - متى، لماذا ومع من؛
(هـ) تشرح الحقوق والخيارات المختلفة التي لديك عندما يتعلق الأمر ببياناتك الشخصية؛
(و) تشرح الإجراءات الأمنية التي نطبقها لحماية بياناتك الشخصية؛ و
(ز) تشرح كيف يمكننا الاتصال بك وكيف يمكنك الاتصال بنا.
2.2 يرجى فهم أنه بقبولك لهذه السياسة وتقديم أي بيانات شخصية لنا، فإنك توافق ع
لى أننا قد نجمع، نستخدم، نكشف ونحتفظ بهذه البيانات وفقاً لهذه السياسة الخصوصية، وكما هو مسموح به أو مطلوب بموجب القانون. إذا كنت لا توافق على هذه الشروط، فالرجاء عدم قبولها أو تقديم أي بيانات شخصية لنا.
2.3 يرجى ملاحظة أيضاً أننا لن نتمكن من الرد عليك، أو تقديم الخدمات ذات الصلة لك، أو التعامل مع استفساراتك ما لم تزودنا بالبيانات الشخصية المطلوبة كما هو موضح أو مشار إليه في هذه السياسة الخصوصية، ما لم نشير إلى أن تقديم البيانات الشخصية اختياري.
-
ما البيانات الشخصية التي نجمعها عنك وكيف نجمعها؟
3.1 نجمع المحتوى، الاتصالات والمعلومات الأخرى التي تزودنا بها عند استخدام خدماتنا، بما في ذلك عندما تسجل للحصول على حساب (إذا كان ذلك ذا صلة) أو تتواصل معنا بما في ذلك عبر البريد الإلكتروني. هذا يشمل اسمك، عنوان بريدك الإلكتروني، رقم هاتفك، اسم عملك (حيثما كان ذلك ذا صلة)، وموقعك/بلدك ومعلومات الدفع (حيثما كان ذلك ذا صلة)،
3.2 نجمع أيضاً بيانات شخصية إضافية محددة تعتمد على المنتجات التي تستخدمها:
- لدوك سويت HCM، نحتاج إلى إجراء العناية الواجبة للعملاء وKYC والتي تشمل جمع ومعالجة المعلومات التالية:
o التحقق من الهوية: رقم الهوية، مكان الإصدار، تاريخ الانتهاء، تاريخ الإصدار.
o التحقق من السجل التجاري: رقم السجل التجاري، UNN، اسم الكيان، تاريخ الإصدار، تاريخ الانتهاء، نوع العمل، مكان الإصدار، اسم المالك، اسم المدير.
o معلومات أخرى: اسم المنفذ، العنوان، جهة الاتصال، تفاصيل الاتصال، وأي معلومات أخرى قد تزودنا بها خلال عملية الانضمام.
- لدوك سويت HCM، المعلومات التي نجمعها تشمل:
o معلومات السجل التجاري (رقم السجل التجاري، UNN، اسم الكيان، تاريخ الإصدار، تاريخ الانتهاء، نوع العمل، مكان الإ
صدار، اسم المالك، اسم المدير، حسب الاقتضاء)
o معلومات الهوية (رقم الهوية، مكان الإصدار، تاريخ الانتهاء، تاريخ الإصدار، حسب الاقتضاء)
o معلومات التسجيل في ضريبة القيمة المضافة
o تسجيلات الجلسات/الاجتماعات
o أي معلومات أخرى تزودنا بها
3.3 بالإضافة إلى ذلك، نجمع أيضاً البيانات الشخصية التالية:
(أ) الاستخدام: نجمع معلومات حول كيفية استخدامك لخدماتنا، مثل الوقت، التردد ومدة أنشطة التصفح الخاصة بك، وكيف تستخدم الميزات التي توفرها الخدمات.
(ب) معلومات الجهاز: نجمع معلومات حول الأجهزة التي تستخدمها، مثل نموذج ونوع الجهاز الذي تستخدمه للوصول إلى خدماتنا، نظام التشغيل، إصدار الأجهزة والبرمجيات مع معلومات فنية أخرى (مثل عنوان IP الخاص بك والرقم التسلسلي ونوع وموديل الجهاز سواء حاسب الي او اجهزة جوال وجميع الاجهزة الذكية).
(ج) آرائك حول منتجاتنا وخدماتنا: المعلومات التي تشاركها، تقييم تجاربك ورضاك عن تقديم أو استلام منتجاتنا أو خدماتنا أو التعامل معنا بطريقة أخرى.
-
الكوكيز
4.1 عند استخدام موقعنا الإلكتروني، نستخدم أيضاً الكوكيز لجمع البيانات الشخصية من جهازك لمساعدتنا على تحسين الخدمات المقدمة، ولتسهيل وصولك إلى خدماتنا، على سبيل المثال تتيح لك إعادة استخدام خدماتنا على نفس الجهاز دون الحاجة إلى تسجيل الدخول أو ضبط إعدادات التفضيل في كل مرة. نجمع إحصائيات الويب تلقائياً حول زيارتك لموقعنا الإلكتروني استناداً إلى عنوان IP الخاص بك. يتم استخدام هذه المعلومات لمساعدتنا على تحسين تجربتك على موقعنا الإلكتروني.
-
من أين نجمع البيانات الشخصية عنك؟
5.1 نجمع بياناتك الشخصية مباشرة منك أي هذه هي البيانات الشخصية التي تزودنا بها عند استخدام خدماتنا أو التواصل معنا، نجمع أيضاً بياناتك الشخصية من خلال نشر الكوكيز كما هو موضح أعلاه. قد نجمع أيضاً بيانات شخصية منك
عند زيارتك لمكاتبنا (على سبيل المثال من خلال استخدام كاميرات المراقبة). قد نجمع أيضاً بيانات شخصية من منظمتك، أي شريك طرف ثالث ذي صلة ومن الكيانات الحكومية على النحو التالي:
- معلومات الهوية المجمعة من ELM (كيان حكومي) من خلال تكامل API
- معلومات السجل التجاري المجمعة من WATHIQ (كيان حكومي) من خلال تكامل API
-
كيف ولماذا نستخدم بياناتك الشخصية؟
6.1 نستخدم بياناتك الشخصية للأغراض التالية:
(أ) إرسال لك المعلومات المتعلقة بمنتجاتنا وخدماتنا
(ب) الرد على اتصالاتك وطلباتك؛
(ج) إدارة علاقتنا معك أو مع منظمتك
(د) إدارة علاقتنا مع شركاء الطرف الثالث والمراجعين
(هـ) الفوترة والدفع؛
(و) التعامل مع أي نزاعات؛
(ز) تقديم خدماتنا لك؛
(ح) للتحقق منك تحت KYC، AML، فحص العقوبات وإجراء العناية الواجبة؛
(ط) التسويق - بما في ذلك الاتصال بك عبر البريد الإلكتروني، البريد العادي، أو الهاتف (بما في ذلك عبر رسائل SMS) بخصوص دوك سويت HCM ومنتجات، خدمات، استطلاعات، دراسات بحثية، ترويجات، أحداث خاصة ومواضيع أخرى التي نعتقد أنها قد تهمك أو منظمتك على أساس موافقتك كما هو موضح بقبولك لهذه السياسة الخصوصية ووفقاً للقانون المنطبق. سنوفر لك القدرة على الاختيار من التواصلات الترويجية والتسويقية؛
(ي) تخصيص المحتوى والخدمات التي نقدمها من خلال خدماتنا وبشكل عام؛
(ك) مساعدتنا على فهم اهتماماتك واحتياجاتك وتلك الخاصة بمنظمتك بشكل أفضل، وتحسين خدماتنا؛
(ل) الانخراط في التحليل، البحث، والتقارير بخصوص استخدام خدماتنا؛
(م) التدريب؛
(ن) الأرشفة؛
(س) تأمين خدماتنا وأنظمتنا؛
(ع) الامتثال لأي إجراءات، قوانين، ولوائح قد تنطبق علينا؛
(ف) إقامة، ممارسة، أو الدفاع عن حق
(ر) في تطبيق "حضور HUDUR ESS" " ESS" من برنامج دوك سويت HCM، يُتاح للموظفين إمكانية تقديم طلبات الخدمة الذاتية وطلبات ESS، بالإضافة إلى إمكانية تسجيل الحضور والانصراف بالتحقق من الصورة الحيوية للوجه و الموقع الجغرافي. هذا التطبيق يوفر أيضًا ميزة تتبع ورصد مواقع الموظفين عبر أجهزتهم المحمولة خلال ساعات العمل ودوامهم فقط، حيث يتم إرسال هذه المعلومات إلى ملفاتهم الشخصية في إدارة الموارد البشرية بالشركة لضمان التزامهم بمكان العمل المحدد دون التسبب في أي إزعاج لهم. يُشار إلى أن الموظفين يُنبهون بهذه العملية ويُطلب منهم الموافقة عليها مسبقًا عبر أشعارهم بالجوال عند تشغيل التطبيق لأول مرة وهم على علم كامل بها وذلكلتعزيز الشفافية والثقة، يقدم التطبيق تقارير مفصلة حول سجل الحضور والانصراف للموظفين، مما يسمح للإدارة بتقييم أداء الموظفين بشكل دقيق. هذه التقارير تشمل تحليلات لنمط العمل وتقييمات للإنتاجية، مساهمة في تحسين بيئة العمل وكفاءة الفريق. تُعتبر هذه الخطوة جزءاً من التزامنا بتحقيق التوازن بين متطلبات العمل ورفاهية الموظفين، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الانضباط والمسؤولية.
وقنا القانونية؛
(ص) الوقاية من وكشف الجريمة والاحتيال؛
(ق) حماية الصحة والسلامة وضمان الأمان؛
(ر) الامتثال لمتطلبات التعاقد؛ و
(ش) تنفيذ أغراض أعمالنا الداخلية، مثل المعاملات التجارية، التدقيقات، وتحليل البيانات
-
كم من الوقت نحتفظ ببياناتك الشخصية؟
7.1 طول الوقت الذي نحتفظ فيه بالبيانات الشخصية يعتمد عادةً على الأغراض التي جمعناها واستخدمناها من أجلها و/أو حسب ما هو مطلوب للامتثال للقوانين المنطبقة. بمجرد أن لا نحتاج إلى الاحتفاظ ببياناتك الشخصية، سنتخذ خطوات معقولة لمحوها من أنظمتنا ونضمن محوها من تلك الأنظمة حيث يتم معالجتها نيابة عنا.
-
مع من نشارك بياناتك الشخصية؟
قد نشارك بياناتك الشخصية مع الأتي:
(أ) الشركات ضمن مجموعتنا: قد نشارك معلوماتك ضمن مجموعتنا من أجل معالجة معلوماتك كما هو موضح في هذه السياسة الخصوصية.
(ب) المالك الجديد: إذا تغيرت ملكية أو سيطرة دوك سويت HCM، أو جزء من الخدمات كلها أو جزء منها، قد ننقل معلوماتك إلى المالك الجديد.
(ج) مزودي الخدمة من الطرف الثالث والشركاء: قد نعمل مع شركاء من الطرف الثالث (بما في ذلك مزودي تقنية المعلومات والمطورين) لـ:
- تحسين وتقديم خدماتنا،
- لتطوير، عرض وتقديم منتجات وخدمات نعتبر أنها ستكون مهمة لك،
- لإجراء الدفعات.
عندما نشارك معلوماتك مع هؤلاء الأشخاص، سنفعل ذلك إلى الحد المطلوب للأغراض المذكورة أعلاه. سنفرض قيوداً على كيفية استخدام هؤلاء الأشخاص والكشف عن البيانات التي نقدمها وفقاً للقوانين واللوائح المنطبقة.
(د) السلطات الحكومية: قد يشارك دوك سويت HCM بياناتك الشخصية مع السلطات الحكومية المختلفة رداً على استفسارات قد تقوم بها ولمساعدتنا في تنفيذ عملياتنا والرد على الا
ستفسارات. أيضاً، قد نشارك بياناتك الشخصية مع كيانات حكومية مختلفة رداً على الإجراءات القانونية؛ لإقامة و/أو فرض حقوقنا (بما في ذلك بموجب شروط وأحكامنا) أو لحماية ممتلكاتنا؛ للدفاع ضد المطالبات القانونية؛ أو كما هو مطلوب بموجب القانون؛ نحتفظ بالحق في رفع أو التنازل عن أي اعتراض قانوني أو حق متاح لنا. قد نشارك أيضاً بياناتك الشخصية عندما نعتقد أنه من المناسب التحقيق في الأنشطة غير القانونية أو المشتبه بها كأنشطة غير قانونية.
(هـ) موظفينا، وكلائنا، استشاريينا ومقاولينا: قد نشارك معلوماتك مع هؤلاء الأشخاص والكيانات من أجل معالجة معلوماتك كما هو موضح في هذه السياسة الخصوصية. أي مشاركة ستكون من حيث حماية معلوماتك.
(و) البنوك، مزودي الدفع ومزودي تقنية الدفع: حيث تستخدم دوك سويت HCM Pay سنشارك معلوماتك على النحو التالي:
- البنك: معلومات أساسية مثل اسم التاجر، العنوان، المدينة، رقم UNN/رقم السجل التجاري، ومعلومات رقم الجهاز مشتركة لإعداد التاجر في نظام البنك
- SAMA (البنك المركزي): التقارير التنظيمية التي تشمل عادةً، اسم التاجر، الجهاز، المعاملات والحجم، والشكاوى.
-
روابط وميزات الطرف الثالث
9.1 قد يحتوي موقعنا الإلكتروني على روابط إلى مواقع ويب تابعة لجهات خارجية مثل مواقع التواصل الاجتماعي، وقد يحتوي أيضاً على تكاملات ووظائف تابعة لجهات خارجية. إذا اخترت استخدام هذه المواقع أو الميزات، قد تكشف عن بياناتك الشخصية ليس فقط لتلك الجهات الخارجية، ولكن أيضاً لمستخدميها
والجمهور بشكل أوسع اعتماداً على كيفية عمل خدماتهم. دوك سويت HCM ليس مسؤولاً عن محتوى أو ممارسات تلك المواقع أو الخدمات. جمع، استخدام، وكشف بياناتك الشخصية سيخضع لسياسات الخصوصية الخاصة بمواقع الويب أو الخدمات الخارجية، وليس هذه السياسة الخصوصية. نحثك على قراءة سياسات الخصوصية والأمان الخاصة بتلك الجهات الخارجية.
-
التخزين والنقل الدولي
10.1 بقبولك لهذه السياسة الخصوصية، فإنك توافق على تخزين معلوماتك داخل أو خارج المملكة العربية السعودية. قد يعهد دوك سويت HCM بمعالجة بياناتك إلى، أو يشارك بياناتك مع، مزودي الخدمة الموجودين داخل المملكة العربية السعودية. قد يشارك هؤلاء الأطراف الثالثة في، من بين أمور أخرى، توفير السلع والخدمات لك، معالجة المعاملات، الدفعات و/أو توفير خدمات الدعم. بقبولك لهذه السياسة الخصوصية، فإنك توافق على أي نقل تخزين أو استخدام من هذا القبيل.
سنلتزم دائماً بأي متطلبات تتعلق بالنقل الدولي للبيانات الشخصية بموجب القوانين المنطبقة. لمزيد من المعلومات حول آليات النقل هذه، يرجى الاتصال بنا باستخدام تفاصيل الاتصال الموضحة أدناه.
-
أمان بياناتك الشخصية
11.1 نعتبر سرية وأمان بياناتك الشخصية من أقصى درجات الأهمية. دوك سويت HCM يتخذ مجموعة متنوعة من الإجراءات التقنية، الإدارية، والفيزيائية لحماية معلوماتك من الكشف لأطراف ثالثة أو الوصول إليها. يرجى ملاحظة أننا لا نضمن أمان البيانات الشخصية، حيث لا يوجد أسلوب نقل عبر الإنترنت أو تخزين يكون آمناً تماماً.
-
التغييرات على هذه السياسة
12.1 يرجى ملاحظة أننا نراجع ممارساتنا الخاصة بالخصوصية من وقت لآخر، وأن هذه الممارسات خاضعة للتغيير. أي تغيير، تحديث، أو تعديل سيكون ساري المفعول فور نشره على موقعنا الإلكتروني فلابد من طرفكم مراجعة صفحة سياسة الخصوصية بصفة دائمة ودورية.
م بتحديثك عبر البريد الإلكتروني. يجب عليك قراءة وقبول السياسة في كل مرة يتم تحديثها. وإلا، فإن استخدامك للخدمات غير مسموح به.
-
حقوقك
13.1 لديك بعض الحقوق بموجب ووفقاً للقوانين واللوائح المنطبقة بما في ذلك:
(أ) الحق في أن يتم إبلاغك - لإبلاغك بالمبرر القانوني أو العملي الصالح لجمع بياناتك الشخصية، والغرض من هذا الجمع، وأنه لا ينبغي معالجة بياناتك الشخصية لاحقاً بطريقة تتعارض مع الغرض الذي جُمعت من أجله، يتوافق دوك سويت HCM مع هذا الشرط من خلال توفير هذه السياسة الخصوصية لك. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات وفقاً لحقوقك بموجب القوانين واللوائح المنطبقة، يرجى إبلاغنا.
(ب) الحق في الوصول إلى بياناتك الشخصية - الحق لك في الوصول إليها والحصول على نسخة منها
(ج) الحق في طلب تصحيح، إكمال أو تحديث بياناتك الشخصية التي يتحكم بها دوك سويت HCM.
(د) الحق في طلب تدمير أو حذف بياناتك الشخصية التي لا يحتاج دوك سويت HCM إلى معالجتها للأغراض التي جُمعت من أجلها.
(هـ) الحق في سحب موافقتك في أي وقت، حيث اعتمدنا على موافقتك لاستخدام والكشف عن معلوماتك الشخصية. إذا فعلت ذلك، قد لا نتمكن من تقديم الخدمات لك.
-
كيف يمكنك الاتصال بنا؟
14.1 إذا لم تكن راضيًا عن الطريقة التي تعاملنا بها مع بياناتك الشخصية، أو كانت لديك أسئلة أخرى حول معالجة بياناتك الشخصية، فاتصل بنا هنا
عبر البريد الإلكتروني إلى: support@docsuite.io
مكتب خدمة العملاء وحماية البيانات
المدينة المنورة، المملكة العربية السعودية، طريق القصيم السريع، المدينة المنورة 41311، الدور الثاني.
بقبولك لهذه السياسة الخصوصية، فإنك توافق على المشاركة والكشف أعلاه عن بياناتك الشخصية إلى الحد الذي يكون فيه موافقتك مطلوبة من أجل أن يتم الكشف بشكل قانوني بموجب القوانين واللوائح المنطبقة.