ما هو الفرق بالضبط بين دليل الموظف ودليل الموارد البشرية (HR) – وهل تحتاج مؤسستك إلى كليهما؟
إنها فكرة جيدة أن تقوم الشركات بتطوير كتيب الموارد البشرية ودليل الموظف، على الرغم من أنهما يغطيان العديد من نفس المواضيع، لكن هذه الوثائق لها أغراض مختلفة.
.png)
وفي هذا المقال سوف نتعرف على الفرق بين دليل الموارد البشرية ودليل الموظف بشكل مقرب..png)
ما هو دليل الموارد البشرية؟
يعرف دليل سياسات وإجراءات الموارد البشرية بأنه وثيقة داخلية تتضمن جميع سياسات الشركة، أيضًا، في بعض الأحيان تطلق عليها المنظمة اسم "أدلة عمليات الموارد البشرية"، تخدم هذه السياسات إدارة فريق عمل الموظفين، ويغطي كافة التفاصيل حول إدارة الموظفين.
تحكم هذه السياسات العلاقة بين كل موظف والمنظمة من جانب واحد، وكذلك كل موظف ومرؤوسيه وأقرانه ومديريه من الجانب الآخر؛ لذا يجب أن تتضمن أدلة وكتيبات الموارد البشرية تفاصيل أفضل ممارسات الشركة لتطبيق كل سياسة محددة.
ويجب على المديرين والمشرفين وقادة الفرق قراءة أدلة وكتيبات الموارد البشرية، ويجب عليهم أيضًا الرجوع إلى الأدلة قبل اتخاذ أي قرار يتعلق بالموارد البشرية، يجب أن ترشدهم قراءة الأدلة إلى القرار الصحيح وأفضل طريقة لتطبيقه.
ما هو دليل الموظف؟
يعد دليل الموظف بمثابة تبسيط للسياسات الأكبر والأكثر شمولًا، ويجب أن تتضمن سياسات الشركة المتعلقة بالموظف، كما يشمل جميع الإجراءات التي يجب على الموظف اتباعها، ويجب أن تكون الإجراءات بسيطة وسهلة ليحصل الموظف على حقوقه ومزاياه، على سبيل المثال، ينبغي أن يتضمن إجراءات التقدم بطلب للحصول على الإجازة السنوية..الخ.
فوائد إنشاء أو مراجعة كتيب الموارد البشرية الخاصة بك؟
إذا لم يكن لدى شركتك دليل الموارد البشرية HR الخاص بها، فيجب عليك إنشاء دليل الموارد البشرية فورًا للأسباب الآتية:
- تقليل المخاطر القانونية التي يمكن أن يسببها القرار الخاطئ المتعلق بالموارد البشرية.
- تعزيز وتبسيط أداء المنظمة.
- يمهد الطريق لنمو الأعمال الخاضع للتحكم والنمو التدريجي.
- يعزز امتثال الأعمال للتشريعات.
باختصار، تتعلق أهمية كتيب الموارد البشرية بإخبار كل شخص بما يجب عليه فعله في المواقف المختلفة، وأيضًا أفضل طريقة معتمدة للأعمال للقيام بذلك، إذا كانت جميع الأدلة والكتيبات موجودة بالفعل، فيجب أن تعلم أنها تحتاج إلى مراجعة منتظمة، وستضمن مراجعة دليل الموارد البشرية أن السياسات والإجراءات الحالية لا تزال تناسب احتياجات عملك، كما أن مراجعة دليل الموظف ستضمن الحصول على أكبر قدر من الكفاءة لكل موظف.
.jpg)
.png)
كيف يخدمك نظام دوك سويت؟
يخدم نظام الموارد البشرية المدعوم بالذكاء الاصطناعي من دوك سويت كتيب الموارد البشرية ودليل الموظف بفعالية عبر توفير واجهة سهلة الاستخدام للوصول إلى الوثائق والمعلومات، ويمكن للنظام تنظيم الوثائق بشكل هرمي، مما يسهل على المديرين والموظفين العثور على السياسات والإجراءات المحددة.
باستخدام نظام دوك سويت HR، يمكن تحديث دليل الموارد البشرية بسرعة وفعالية لضمان توافقه مع أحدث التغييرات في سياسات الشركة، كما يمكن للمستخدمين البحث في الوثائق بسهولة، مما يحد من الوقت اللازم للعثور على المعلومات المطلوبة.
بالنسبة لدليل الموظف، يمكن لنظام الموارد البشرية المدعوم بالذكاء الاصطناعي من دوك سويت توفير واجهة مركزية للموظفين للوصول إلى جميع الإجراءات والحقوق التي يحتاجون إليها، ويسهل نظام دوك سويت تحديث إجراءات الموظف بشكل منتظم وضمان أن يكون الموظفون على دراية بأحدث المعلومات بخصوص حقوقهم وواجباتهم.
بهذا الشكل، يخدم نظام دوك سويت HR الشركة بتحسين الوصول إلى المعلومات، وتسهيل التحديثات، وتعزيز فعالية إدارة الموارد البشرية والتواصل الفعال مع الموظفين.
ما هو الفرق بين دليل الموارد البشرية ودليل الموظف؟
يتضمن دليل الموظف مجموعة فرعية من أدلة سياسات وإجراءات دليل الموارد البشرية، ويعد تصميم دليل الموارد البشرية مخصص للمديرين والمشرفين وقادة الفرق.
قد يحتوي كتيب الموارد البشرية الخاصة بالشركة على نماذج أو إجراءات لا ترغب في مشاركتها عالميًا، على سبيل المثال، تفاصيل عملية خروج الموظف.
في حين أن دليل الموظف يجب أن يتضمن جميع السياسات التي يحتاج الموظفون إلى معرفتها مثل ممارسات مكان العمل، وقواعد اللباس، وكيفية التقدم بطلب للحصول على إجازة طبية أو إجازة سنوية ... إلخ، يجب أن تكون واضحة ومباشرة وسهلة الفهم.
ما هي أهداف دليل الموارد البشرية ودليل الموظف؟
يشمل الهدف من دليل الموظف عادة:
- التواصل ومعرفة سياسات الشركة.
- وضع توقعات.
- تقليل المسؤولية المحتملة.
- منح الموظفين الجدد بداية قوية مع شركتك.
ومن ناحية أخرى، يتم كتابة دليل الموارد البشرية لقسم الموارد البشرية HR والقيادة والمديرين، والغرض منه:
تحديد العمليات الرئيسية وراء سياسات مؤسستك وتوقعاتها وعملياتها التجارية
يمكنك التأكد من تنفيذ سياساتك بشكل متسق ومتوافق عبر مؤسستك.
على سبيل المثال، قد يحدد دليل الموظف الخاص بك توقعات مؤسستك فيما يتعلق بسلوك الموظف، سيشرح دليل الموارد البشرية الخاص بك عملية التعامل مع الموظفين الذين ينتهكون قواعد السلوك.
أو إذا كان كتيبك يوضح برامج حوافز الموظفين لديك، فقد يغطي دليل الموارد البشرية بالضبط كيفية تقديم هذه الحوافز.
دليل الموارد البشرية يمكن أن يقلل من المسؤولية
يعد الغرض من كتيب الموارد البشرية، هو التأكد من أن الممارسات المتعلقة بالموظفين في مؤسستك عادلة ومتسقة في جميع المجالات، سيقدم دليل الموارد البشرية المكتوب جيدًا إرشادات مفصلة للمديرين بناءً على متطلبات الامتثال.
على سبيل المثال، قد يتضمن دليل موظفي شركتك سياستك التي تدعم الموظفين في المكتب، ومع ذلك، سيتضمن دليل الموارد البشرية الخاص بك معلومات حول القوانين والمتطلبات المعمول بها، وهذا يريح المديرين من الاضطرار إلى معرفة كيفية تفسير السياسة وتنفيذها، كما يضمن أيضًا تطبيق سياستك الخاصة بشكل متسق.
يمكن لأدلة الموارد البشرية أن تجعل دليل الموظف أكثر قابلية للاستخدام
ستكون كل مشكلة تتعلق بالموظف، سواء كانت طلبًا لإجازة عائلية أو العمل عن بعد أو أي شيء آخر، مختلفة قليلًا، لذا، هناك فائدة أخرى للحصول على دليل الموارد البشرية وهي أنه لا يتعين عليك تحديد جميع الاختلافات المحتملة لكل مشكلة محتملة في دليل الموظف الخاص بك.
بدلاً من ذلك، يمكنك تحديد سياساتك والسيناريوهات العامة، ثم إحالة الموظفين للتحدث مع الموارد البشرية أو مديرهم حول مواقفهم المحددة، يؤدي ذلك إلى إبقاء دليل الموظف بشكل يمكن التحكم فيه، لذلك يسهل على الموظفين العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها.
.jpg)
يساعد نظام الموارد البشرية المدعوم بالذكاء الاصطناعي من DocSuite دليل الموارد البشرية ودليل الموظف بشكل فعّال عبر توفير الوسائل التي تسهل إنشاء وإدارة هذين الدليلي، ويمكن لـ DocSuite HR تحقيق الأهداف التالية:
إنشاء وتنظيم الوثائق
يتيح DocSuite HR إنشاء وثائق بسهولة، مما يُمكن إدارة فعالة لمحتوى دليل الموظف ودليل الموارد البشرية.
مشاركة الوثائق بشكل آمن
يوفر نظام الموارد البشرية المدعوم بالذكاء الاصطناعي من DocSuite خيارات لمشاركة الوثائق بشكل آمن، مما يضمن وصول الموظفين والمديرين إلى المعلومات الحيوية بسهولة وبأمان.
التعاون والتحديث الفعّال
يسهل نظام الموارد البشرية المدعوم بالذكاء الاصطناعي من DocSuite التعاون بين مختلف الأقسام في إدارة التحديثات والتعديلات على الدليلين بشكل فعّال، مما يحافظ على الروابط بين السياسات والإجراءات.
تتبع التغييرات
يقدم نظام DocSuite HR أدوات لتتبع التغييرات التي تحدث في الدليلين، مما يضمن توافقها مع التطورات في سياسات المؤسسة.
إدارة الوصول
يمكن لـنظام الموارد البشرية المدعوم بالذكاء الاصطناعي من DocSuite تحديد صلاحيات الوصول لكل مستخدم، حماية المحتوى الحساس وضمان أن يتمكن كل فرد من الوصول إلى المعلومات المناسبة لمسؤولياته.
توفير إشعارات وتنبيهات
يُمكن نظام DocSuite HR من إرسال إشعارات وتنبيهات حول تحديثات أو تغييرات مهمة في الدليلين، مما يسهل على الموظفين والمديرين متابعة آخر المستجدات.
باستخدام نظام الموارد البشرية المدعوم بالذكاء الاصطناعي، تصبح إدارة وصيانة دليل الموظف ودليل الموارد البشرية تجربة فعّالة وسلسة، مما يسهم في تعزيز التواصل وضمان التطبيق الفعّال لسياسات الشركة.
متى تحتاج المنظمة إلى دليل الموظف ودليل الموارد البشرية؟
يُعتقد عادةً أن الموظف الخمسين هو خط البداية لتنفيذ كتيب الموظفين ودليل الموارد البشرية، وذلك لأن 50 موظفًا هو الدافع للامتثال للوائح التوظيف مثل:
- المسؤولية المشتركة لصاحب العمل بموجب قانون الرعاية الميسرة (ACA)
- قانون الإجازة الطبية العائلية (FMLA)
- تقارير EEO-1 للشركات ذات العقود الفيدرالية
لدى بعض الدول والحكومات المحلية قوانينها الخاصة التي تؤثر على أصحاب العمل الذين لديهم 50 موظفًا أو أكثر أيضًا، لذلك، من الضروري أن يكون لديك كتيب الموارد البشرية ودليل الموظف لضمان الامتثال في جميع المجالات.
ومع ذلك، ليست هناك حاجة لانتظار هذا الموظف الخمسين، هناك فوائد للبدء في إنشاء دليل الموارد البشرية الخاص بك ودليل الموظف الخاص بك في أقرب وقت ممكن، حيث يتيح لك إنشاء هذه المستندات أثناء إطلاق شركتك، أو عندما تكون صغيرة، أن تكون استباقيًا بشأن تشكيل ثقافة شركتك، ويحدد الكتيب أسلوب مؤسستك من خلال تحديد سياساتك وتوقعاتك.
وفي الوقت نفسه، يحدد كتيب الموارد البشرية الإجراءات اللازمة للتأكد من التعامل مع تلك السياسات والتوقعات بشكل متسق وبما يتوافق مع قوانين العمل منذ البداية، مع توسع سياسات الموظفين لديك وتصبح أكثر تفصيلاً، سينمو دليل الموارد البشرية الخاص بك جنبًا إلى جنب لدعم هذه التغييرات.
إن توثيق سياساتك وإجراءاتك أثناء نموك يمكن أن يجعل التحول إلى متطلبات الامتثال أسهل عندما تقوم شركتك بتعيين الموظف رقم 50.
بأيهما تبدأ بدليل الموارد البشرية ودليل الموظف؟
إذا كانت مؤسستك قد بدأت للتو في استخدام هاتين الوثيقتين، فقد يكون من الأكثر فعالية البدء بالعمل على دليل الموظف الخاص بك ثم إنشاء دليل الموارد البشرية لدعم سياسات الكتيب الخاص بك.
إذا كان لديك بالفعل دليل الموظف، فقد ترغب في مراجعته وتحديثه قبل البدء في كتابة كتيب الموارد البشرية الخاص بك.
يتيح لك هذا النهج التركيز على أهداف ثقافة شركتك أولاً وتطوير السياسات اللازمة لإنشاء تلك الثقافة والحفاظ عليها، عندما يتم تدوين تلك السياسات والتوقعات التي تواجه الموظفين، يمكنك استخدامها كنقاط انطلاق لبناء إجراءات الموارد البشرية والبنية التحتية الخاصة بك.
كم مرة يجب عليك تحديث دليل الموارد البشرية ودليل الموظف؟
من المهم تحديث سياسات وإجراءات مؤسستك كلما دخلت قوانين التوظيف الجديدة التي تؤثر على عملك حيز التنفيذ، حتى لو لم يكن هناك تشريع جديد، فمن الحكمة مراجعة وتحديث كتيب الموارد البشرية ودليل الموظف كل عامين على الأقل.
تمنحك هذه المراجعات فرصة للتأكد من أن سياساتك – وكيفية تنفيذها – لا تزال ذات صلة بأهداف عملك وداعمة لثقافتك، وتشمل المحفزات الأخرى لتحديث دليل الموظف ودليل الموارد البشرية ما يلي:
التغييرات في الإدارة العليا
عندما تتغير قيادة شركتك، قد يحدد الفريق الجديد مسارًا جديدًا لثقافة الشركة، بما في ذلك السياسات والممارسات الجديدة، ويمكن لتحديث دليل الموارد البشرية ودليل الموظف بمجرد الإعلان عن هذه التغييرات أن يقلل من الارتباك ويجعل الانتقال إلى القيادة الجديدة أكثر سلاسة.
التغييرات في موقع المكتب
نظرًا لأن العديد من الدول والمدن لديها لوائح التوظيف الخاصة بها، فمن الحكمة مراجعة دليل الموارد البشرية الخاص بك ودليل الموظف كلما انتقلت شركتك، وينطبق هذا أيضًا عندما تتوسع شركتك إلى مناطق جديدة، لمساعدتك على البقاء متوافقًا في كل مكان تعمل به شركتك.
تطوير عمليات جديدة
هل تطبق شركتك سياسة العمل عن بعد؟ هل يسمح للموظفين بإحضار كلابهم إلى المكتب؟ إن تحديث دليل الموارد البشرية قبل تفعيل أي عملية جديدة يمكن أن يساعد المديرين على الاستعداد للإجابة على أسئلة الموظفين بدقة والإشراف على البرامج الجديدة باستمرار، إن تحديث دليل الموظف مع طرح البرامج الجديدة يمكن أن يقلل من عدد الأسئلة التي يطرحها الموظفون على المديرين أيضًا.
دور نظام دوك سويت HR في الإنشاء والمراجعة
يلعب نظام الموارد البشرية المدعوم بالذكاء الاصطناعي من دوك سويت دوراً حيوياً في إنشاء ومراجعة دليل الموارد البشرية ودليل الموظف، ويمكن استخدامه لتنظيم المحتوى وتيسير عمليات التحرير والتعاون بين أعضاء الفريق، يتيح للمستخدمين إدراج النصوص والرسوم البيانية بشكل منظم وسهل الوصول.
عبر دوك سويت HR، يمكن للفريق تحديث سياسات الموارد البشرية والموظف بشكل فعّال، كما يتيح لهم مشاركة التغييرات وتعديلاتها بشكل متزامن، مما يسهم في تحديث دوري للدليلين، ويساعد هذا النظام أيضًا في الإشراف على عمليات التحرير وضمان توافق السياسات مع قوانين التوظيف الحديثة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام نظام دوك سويت HR لتسجيل التغييرات التي تطرأ نتيجة للتغييرات في الإدارة العليا أو توسعة المكتب أو تطبيق سياسات وبرامج جديدة.، بفضل واجهة سهلة الاستخدام، يكون تحديث الدليلين أمرًا فعّالًا ومتكاملاً باستخدام نظام دوك سويت.
تذكر أن تتأكد دائمًا من أن سياساتك واضحة، حاول أن تجعل دليل الموارد البشرية لا يتجاوز 30 إلى 40 صفحة، إن أمكن، إذا كانت طويلة جدًا، فقد لا تحظى بالاهتمام الذي تستحقه.