إدارة العقود .. صفقة كبيرة في الأعمال الحديثة |
يعتمد كل عمل تجاري على الأوراق، ولا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً قبل أن تصبح إدارة العقود بشكل فعال أمرًا بالغ الأهمية للنجاح التشغيلي والفشل في إدارة العقود بشكل صحيح خطأ مكلف جدًا، وفقًا لـ IACCM، الجمعية العالمية لإدارة العقود، تؤدي ممارسات التعاقد السيئة إلى تسرب متوسط للقيمة يبلغ حوالي 9.2% من إيرادات الشركة.
.png)
وفي هذا المقال، سنغطي كل ما تحتاج لمعرفته حول إدارة العقود، وكيفية عملها، ومن يجب أن يستخدمها، وسبب أهميتها..jpg)
ما هي إدارة العقود؟
يتم تعريف إدارة العقود على أنها العملية الشاملة للتخطيط الفعال وإدارة وإدارة العقود التجارية مع مختلف الكيانات مثل البائعين والشركاء والعملاء والموظفين في جميع مراحل مشاركتهم في الأعمال التجارية، والهدف من إدارة العقود هو التنفيذ الفعال للعقود والإشراف عليها من البداية إلى النهاية.
للتوضيح، لنفترض أن إحدى الشركات تسعى إلى التعاقد مع مورد لخدمات تكنولوجيا المعلومات، تقوم الشركة بإنشاء عقد يحدد نطاق العمل والتسليمات والجداول الزمنية والشروط الأخرى ذات الصلة، بمجرد موافقة البائع والتوقيع عليه من قبل الطرفين، يبدأ العقد ويتم إدارته للأداء، أثناء تنفيذ العقد، تقوم الشركة بتقييم قدرة البائع على الوفاء بالتزاماته وضمان الامتثال للعقد.
وهذا يسلط الضوء على كيفية شمول إدارة العقود لدورة حياة العقد الكاملة، بدءًا من الإنشاء والبدء وحتى التنفيذ والتقييم.
يسهم نظام الموارد البشرية المدعوم بالذكاء الاصطناعي التابع لدوك سويت في إدارة العقود بتحسين كفاءة عمليات إدارة العقود، وذلك من خلال تحليل البيانات بشكل أكثر دقة لتحديد المخاطر والفرص، وتوفير توجيهات لاتخاذ القرارات الاستراتيجية، وتسريع عمليات الموافقة والتنفيذ، وتقليل الأخطاء والتكاليف الناتجة عن عمليات الإدارة اليدوية.
من سيستفيد من استخدام برنامج إدارة العقود؟
في الوقت الحالي، تستخدم حوالي 65% من الشركات حاليًا حلول برامج إدارة العقود، وفقًا لاتحاد العمليات القانونية للشركات، يمكنك العثور على حالات الاستخدام في جميع مراحل العمل، فيما يلي بعض الأمثلة على الذين قد يستفيدون من أحد الحلول البرمجية:
- الشركات الصغيرة التي تصدر العقود بانتظام ولكنها تفتقر إلى الميزانية اللازمة لتوظيف مدير عقود مخصص.
- الشركات الكبيرة التي لديها متخصص في المقاولات والتي ترغب في تحسين سير عمل المقاولات لديها.
- المؤسسات التي تتطلع إلى الانتقال إلى بيئة سحابية للتعامل مع إدارة العقود والتوقيعات الإلكترونية والتخزين الآمن والمخصص.
كما هو الحال مع معظم البرامج الرقمية، يقدم برنامج إدارة العقود مجموعة متنوعة من الأدوات الإدارية والإدارية الجديدة إلى الطاولة.
سواء كان لديك مدير عقود مخصص للموظفين أو كنت تحاول إدارة الأعمال بأقل عدد ممكن من الموظفين، فإن هذه الأدوات تستحق الاهتمام في كل مرحلة من مراحل العمل.
.png)
علامات نجاح إدارة العقود
تنجح حلول إدارة العقود حقًا عندما تساعد أعمالك على تخفيف المشكلات اللوجستية وخفض التكاليف وتحسين أوقات إنشاء العقود، تعرف كيف يمكن لبرنامج إدارة العقود معالجة نقاط الضعف المحددة لديك بناءً على نوع عملك:
البرمجيات والتكنولوجيا
بالنسبة لمؤسسات تكنولوجيا المعلومات، يعد تجديد العقود مع العملاء أمرًا بالغ الأهمية، ومع ذلك، فإن إدارة عقود البائعين المتعددة وضمان الامتثال للشروط والأحكام التعاقدية واتفاقيات مستوى الخدمة قد يمثل تحديًا لهذه المؤسسات.
باستخدام نظام إدارة عقود العمل المناسب، يمكنك بسهولة تتبع انتهاء العقود وتجديداتها وإعادة النظر في الشروط مع إبقاء عميلك على اطلاع.
خدمات احترافية
يتعين على أقسام الموارد البشرية إدارة مجموعة من العقود، بما في ذلك اتفاقيات التوظيف، واتفاقيات عدم الإفصاح، والعقود التي تغطي مزايا الموظفين، قد يكون تتبع كل هذه الأمور أمرًا صعبًا، حيث تتطلب الموارد البشرية غالبًا مشاركة وموافقة المديرين والفرق القانونية.
يوفر استخدام برامج إدارة العقود القانونية إجراءات الموافقة للتأكد من أن جميع أصحاب المصلحة قد قاموا بمراجعة العقد والموافقة عليه.
التجزئة أو الجملة
يمكن أن تكون إدارة تجارة التجزئة أو الجملة مهمة شاقة، خاصة عندما يتعلق الأمر بإدارة عدد لا يحصى من عقود الموردين، وتتبع الضمانات، وضمان الامتثال لاتفاقيات التسعير والخصم.
كل هذه الأمور تتطلب إدارة دقيقة وتحديثات متكررة، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء محتملة وعدم قضاء الوقت في تلبية احتياجات العمل الأخرى.
إذا لم يكن حفظ السجلات هو الحل الأمثل لمؤسستك، فإن حل إدارة العقود سيوفر لك وقتًا كبيرًا في التعامل مع ملفاتك ويساعدك في الحفاظ على جميع مستندات عملك منظمة وآمنة.
على سبيل المثال، يقدم نظام دوك سويت، برنامج HRAI، ويعد حلاً كاملاً لإدارة دورة حياة العقد (بدءًا من إنشاء العقد والموافقات وتوقيعات العقد والمتابعة اللازمة طوال التنفيذ) مع التوافق مع معايير مختلفة.
فهم إدارة دورة حياة العقد
تعد إدارة دورة حياة العقد (CLM) عملية تشرف على العقود التجارية منذ إنشائها وحتى كل مرحلة من مراحل عملية ما بعد منحها، مما يساعد الشركات على توفير الوقت والمال في هذه العملية، فهو يعمل على توحيد سير عمل التعاقد من خلال رسم كل خطوة وتحديد التحديات التي قد تنشأ، مما يضمن بقاء العقود نشطة وصالحة.
من خلال تقسيم سير العمل إلى مراحل منطقية، يعمل CLM على تبسيط العملية للمستخدمين ومسؤولي العقود والفرق القانونية لحل المشكلات ونقل العقود إلى أسفل مسار التشغيل.
يختلف نوع العقود التي تحتاج إلى إدارتها حسب الشركة ولكنها قد تشمل أيًا مما يلي:
- عقود البيع
- اتفاقيات التوريد
- اتفاقيات الشراء والتوريد
- اتفاقيات التوظيف
- عقود الاستعانة بمصادر خارجية
- اتفاقيات حقوق التسجيل
- اتفاقيات الاكتتاب
- عقود التأجير
- اتفاقيات الاستشارة
- عقود التوزيع
- اتفاقيات الملكية الفكرية
- اتفاقيات خيار الأسهم
- اتفاقيات الاكتتاب
- تراخيص البرمجيات
على مستوى عالٍ، قد تبدو العمليات التجارية متشابهة من شركة إلى أخرى، ولكن كل مؤسسة تتطلب أصولًا مختلفة من أجل إنتاج منتج أو خدمة فعالة.
وبالنظر إلى أنه حتى مؤسسة صغيرة قد تصدر العشرات أو المئات من العقود بانتظام، فمن السهل أن نرى كيف يمكن أن تصبح هذه الوثائق الأساسية غير منظمة دون مراقبة متسقة.
هناك ثلاثة حلول أساسية للشركات التي تحاول حل هذه المشكلات:
- استئجار مدير العقود
- اعتماد عملية إدارة دورة حياة العقد (CLM).
- استخدام برامج إدارة عقود العمل
يمكن أن تكون الإدارة الفعالة للعقود عملية تستغرق وقتًا طويلاً، ولكن من خلال تخصيص الأدوات والموارد المناسبة، يمكنك بسهولة إدارة أعمالك الورقية والالتزامات التعاقدية المصاحبة لها.
اعتمادًا على العمليات الداخلية ومن يجب أن يشارك في كل خطوة، تختلف المراحل الدقيقة لـ CLM من شركة إلى أخرى.
ومع نمو الشركات وتزايد تقسيمها إلى أقسام، تميل عملية CLM إلى التحول إلى سير عمل أكثر تعقيدًا.
قد تقوم الشركات الصغيرة بتوقيع العقود دون استشارة قانونية، بينما تتضمن الشركات الأكبر فرقًا قانونية لمزيد من الإشراف.
.png)
ما هو دور نظام الموارد البشرية المدعوم بالذكاء الاصطناعي
يظهر دور نظام الموارد البشرية المدعوم بالذكاء الاصطناعي التابع لدوك سويت في إدارة عقود العمل في:
تحليل البيانات الدقيق
يقوم النظام بتحليل البيانات بشكل دقيق لفهم أنماط العقود السابقة والتنبؤ بالتحديات المحتملة والفرص المتاحة.
تحديد المخاطر والفرص
يساعد النظام في تحديد المخاطر المحتملة والفرص القائمة في عقود معينة بناءً على التحليلات البيانية والتقارير التنبؤية.
تقديم توجيهات لاتخاذ القرارات
يقدم النظام توجيهات وتوصيات لاتخاذ القرارات الاستراتيجية المتعلقة بإدارة العقود، مما يساعد في اتخاذ القرارات بشكل أكثر ذكاء واستنادًا إلى البيانات.
تسريع عمليات الموافقة والتنفيذ
يقلل النظام من وقت وجهد عمليات الموافقة على العقود وتنفيذها من خلال عمليات أتمتة متقدمة.
تقليل الأخطاء والتكاليف
يقلل النظام من حدوث الأخطاء البشرية ويزيد من الكفاءة في عمليات إدارة العقود، مما يؤدي إلى تقليل التكاليف الناتجة عن الأخطاء والتعديلات.
تعد إدارة عقود العمل أمرًا ضروريًا لمعظم الشركات، ولكن قد يكون من الصعب البقاء على اطلاع بجميع الأعمال الورقية إذا قمت بذلك كله بنفسك، ولحسن الحظ، هناك أدوات وموارد لمساعدتك على طول الطريق.
تعد الإدارة الفعالة لدورة حياة العقد، ومدير العقود، وبرنامج إدارة العقود ثلاث طرق رئيسية تحافظ بها الشركات على عقودها منظمة ومحدثة، بغض النظر عن حجم شركتك أو مكان وجودك مع نظام التعاقد الخاص بك، يمكن لنظام مساعدتك!