يواجه متخصصو الموارد البشرية أحيانًا تحديات ويرتكبون أخطاء في أنشطتهم اليومية، وما يهم حقًا هو كيفية التعامل مع هذه التحديات، عندما نلقي نظرة فاحصة، ستجد أنه يمكنك تجنب بعض هذه التحديات والأخطاء، يتم ارتكاب أحد هذه الأخطاء التي يمكن تجنبها عند معالجة كشوف المرتبات، يمكن أن تنتشر تحديات كشوف الرواتب عبر الشركة بأكملها.
لدى الشركات المتنامية احتياجات متغيرة ومعها تأتي التحديات الجديدة، تعد إدارة ومعالجة كشوف المرتبات عملية معقدة بسبب الآثار القانونية والمالية العديدة المرتبطة بها، إن التغلب على تحديات كشوف الرواتب يمكن أن يكون معقدًا بنفس القدر لكل من المؤسسات الصغيرة والكبيرة، وقد تحدث بعض هذه المشكلات على أساس يومي ولن يكون حلها ممكنًا دائمًا بواسطة فريقك الداخلي بشكل كافٍ.
مسير الرواتب هو النظام الذي يلعب دوراً أساسياً في ضمان دقة الحسابات وتوزيع الأجور وفقاً للسياسات المحددة. من خلال أتمتة هذه العملية، يمكن للشركات تقليل الأخطاء البشرية وتسريع عملية دفع الرواتب. أما إدارة الحضور والإنصراف فتساهم في تتبع أوقات العمل والإجازات بدقة، مما يضمن أن تكون كشوف الرواتب خالية من الأخطاء الناتجة عن معلومات غير دقيقة حول ساعات العمل.
.png)
وفي هذا المقال نشرح لك تحديات كشوف الرواتب عن قرب. .png)
ما هي تحديات كشوف الرواتب
لمساعدتك على الابتعاد عن المخاطر الشائعة، قمنا بإدراج سبعة من أكثر تحديات كشوف الرواتب شيوعًا وكيفية تجنبها:
قضايا الامتثال لقانون العمل والتشريعات الضريبية
غالبًا ما تكون القوانين واللوائح التي تحكم معالجة كشوف المرتبات والضرائب وجداول الدفع وحفظ السجلات معقدة للغاية، يمكن أن يكون مواكبة هذه القوانين من أكثر تحديات كشوف الرواتب.
إذا فشل متخصص الموارد البشرية في الشركة في ملاحظة التغييرات التنظيمية، ولم يستوفي المعايير، ولم يضبط عملياته وفقًا لذلك، فقد يتم حساب أجور الموظفين أو الالتزامات الضريبية بشكل غير صحيح في كشوف المرتبات، وقد يتسبب ذلك في تداعيات خطيرة، مثل فرض غرامة أو عقوبة أو حتى دعوى قضائية.
لذلك، من الضروري مراقبة التغييرات في قوانين ولوائح معالجة كشوف المرتبات بشكل فعال حتى تتمكن شركتك من اتخاذ الخطوات اللازمة لتحديث عمليات كشوف المرتبات عند الحاجة.
لحل هذه المشكلة، يُعد مسير الرواتب أداة حيوية في ضمان الامتثال. من خلال أتمتة حساب الأجور وتحديثها بناءً على القوانين الجديدة، يساعد مسير الرواتب في تجنب الأخطاء وتفادي المشاكل القانونية. تأكد من مراجعة وتحديث النظام بانتظام لمواكبة التغييرات في اللوائح القانونية وضمان دقة وامتثال كشوف الرواتب.
عدم السرية
في عصر التكنولوجيا هذا، أصبحت المخاوف المتعلقة بالخصوصية وحماية البيانات أعلى من أي وقت مضى، من الضروري الحفاظ على سجلات الرواتب والتعامل معها بسرية أثناء قيامنا بتخزينها في بيئة آمنة، تأكد من عدم الكشف عن أي معلومات شخصية خاصة بالموظف دون الحصول على إذن الموظف مسبقًا، ما لم يكن الكشف بغرض الامتثال لأمر من المحكمة أو تفويض حكومي.
وهذا يعني أنه يجب عليك التعامل مع السجلات بعناية – على سبيل المثال، يجب ألا تترك معلومات معالجة كشوف المرتبات بلا مبالاة على الطابعة أو مرئية على شاشة الكمبيوتر في منطقة يمكن الوصول إليها بشكل عام في المكتب، يمكن أن يؤثر وجود المستندات على مرأى من الجميع على سمعتك لدى العملاء والموظفين، احتفظ بمستندات كشوف المرتبات في خزانة مقفلة أو في ملف محمي بكلمة مرور أو مشفر لا يمكن الوصول إليه إلا للموظفين المصرح لهم بذلك، وهذا يضمن السرية بين الموظفين.
عدم عمل نسخة احتياطية لبيانات الرواتب
من الشائع بالنسبة للشركات الناشئة أو الشركات الجديدة التخلص من كشوف المرتبات أو تقديمها بشكل غير صحيح، مما يجعل من الصعب تعقبها، ومع ذلك، عند تشغيل كشوف المرتبات، نوصي بشدة بالاحتفاظ دائمًا بنسخة احتياطية من جميع بيانات كشوف المرتبات، ننصحك بحفظ هذه النسخة الاحتياطية في مكان آخر غير القرص الصلب لجهاز الكمبيوتر الذي تستخدمه لمعالجة كشوف المرتبات،
لحماية هذه البيانات وضمان عدم فقدان أي معلومات قيمة، يُوصى بشدة باستخدام مسير الرواتب المتكامل مع النظام الأساسي السحابي لتخزين النسخ الاحتياطية. هذا يضمن أن البيانات تكون محفوظة في مكان آمن ويمكن الوصول إليها بسهولة، حتى إذا تعرض جهاز الكمبيوتر الذي تستخدمه لمعالجة كشوف الرواتب لأي مشكلة. الاحتفاظ بنسخة احتياطية سحابية عبر مسير الرواتب يضيف طبقة أمان إضافية، مما يحافظ على سلامة بيانات كشوف الرواتب ويضمن استمرارية العمليات وسهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.
إدارة معلومات الموظف والجداول الزمنية
تقوم الجداول الزمنية بتتبع عدد الساعات التي عملها الموظفون، مع الأخذ في الاعتبار ساعات العمل الإضافية والإجازات والإجازات المرضية والعوامل الأخرى ذات الصلة، ويصبح الأمر أكثر تعقيدًا عندما تتعامل مع شركات كبيرة بها العديد من الموظفين، أو هياكل أجور مختلفة، أو مكاتب في مواقع مختلفة، وتصبح معالجة ذلك بدقة باستخدام جداول البيانات مرهقة للغاية، وبالتالي تزيد الحاجة إلى برامج معالجة كشوف المرتبات الرائعة، باستخدام حل مثل دوك سويت HR، يمكنك حل هذه المشكلات وتحديث حسابات الرواتب تلقائيًا ودفع رواتب الموظفين بشكل صحيح عبر الإيداع المباشر أو باستخدام دوك سويت HR.
الخطأ في حساب أجور الموظفين
قد يؤدي خطأ بسيط في إدخال البيانات إلى حصول الموظف على أجر زائد أو أقل من اللازم، إذا كان الموظف يتقاضى أجرًا أقل من اللازم، فقد يعني ذلك فاتورة باهظة الثمن عند اكتشاف الدفع المنخفض، وتحتاج إلى سداده، إذا كان الموظف يتقاضى أجرًا زائدًا، فقد يكون الأمر صعبًا (ويسبب الكثير من الإزعاج) عند محاولة استرداد الأموال، من الأفضل التحقق مرة أخرى والتأكد من حساب أجر العمل الإضافي بدقة، لا تتردد في التحقق من حساباتك ثلاث مرات إذا كنت تقوم بإعداد كشوف المرتبات يدويًا.
الاعتماد على مصادر مدخلات الرواتب المتعددة
التحدي الشائع الآخر في معالجة كشف المرتبات هو عدم التوافق مع نظام إدارة كشوف المرتبات، على سبيل المثال، قد يكون البرنامج المستخدم لحفظ سجلات الموظفين مختلفًا تمامًا عن البرنامج الذي تستخدمه لإدارة الإجازات أو نظام تتبع الوقت أو الطلبات أو مزايا الموظفين.
يساعد الاستثمار في برنامج إدارة الموارد البشرية مثل دوك سويت HR، الذي يدمج جميع الوظائف المذكورة، على تبسيط العملية الشاملة وتقليل إجمالي الوقت المستغرق في إدخال البيانات أو التتبع، مما يسمح لشركتك بأن تصبح أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة على المدى الطويل.
.png)
نصائح للتعامل مع تحديات كشوف الرواتب
كانت هناك دراسات استقصائية تشير إلى أن أكثر من نصف أصحاب العمل يعتقدون أنه يمكن تحسين أنظمة أو عمليات إدارة الرواتب الخاصة بهم بشكل عام من خلال التحسينات، من المؤكد أن الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات إدارة كشوف المرتبات يمكن أن يساعد في التعامل بشكل أفضل مع المشكلات المتعلقة بمعالجة كشوف المرتبات، ويعد الاستثمار في نظام إدارة الرواتب المناسب خطوة أساسية في بناء الثقة مع موظفيك، في حين أن كل شركة يمكن أن يكون لديها مجموعتها الخاصة من تحديات كشوف المرتبات الفريدة، فإليك أهم 5 نصائح لمساعدتك في التغلب على بعض مشكلات معالجة كشوف المرتبات الأكثر شيوعًا:
التعامل مع تحديات إدارة الامتثال
لقد كان الامتثال لكشوف المرتبات دائمًا مجالًا صعبًا بالنسبة للشركات بغض النظر عن حجم المنظمة، من الضروري أن يتبع نظام إدارة الرواتب الممارسات في الوقت المناسب لتقديم الضرائب أو الالتزام بمتطلبات الامتثال القانوني أو قوانين العمل الحكومية.
نتيجة عدم القيام بذلك ستعني عقوبات كبيرة أو مسؤوليات قانونية تؤثر على مصداقية شركتك، إن استخدام نظام إدارة الرواتب الآلي القائم على السحابة يمكن أن يدعم بشكل فعال متطلبات الامتثال المستمرة والمتغيرة مما يجعله حلاً معقولاً للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.
يعد التأكد من أن عمليات كشوف المرتبات تتبع الامتثال وظيفة بالغة الأهمية ويجب أن تكون هناك مراقبة متسقة لتغييرات التشريعات والمتطلبات الأخرى على مستوى الصناعة، يعد الاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة كشف المرتبات للخبراء في هذا المجال طريقة أخرى لإدارة المشكلات المتعلقة بالامتثال لكشوف المرتبات.
إدارة الوقت المستغرق لتكوينات كشوف المرتبات
تستغرق معالجة كشوف المرتبات في أي مؤسسة قدرًا كبيرًا من الوقت، بين تجميع البيانات، والتحقق من دقة البيانات المسجلة، والامتثال للقوانين واللوائح أو القيام بحسابات الرواتب المعقدة، وهذا هو الحال حتى عندما تمتلك الشركة جميع المنصات التقنية ذات الصلة لمعالجة كشوف المرتبات بكفاءة.
تحدي نظام إدارة الرواتب أضف إلى ذلك عبء الكم الهائل من الأعمال الورقية المعنية، السبب الرئيسي وراء استمرار العديد من الشركات في التعامل مع وظائف كشوف المرتبات يدويًا هو تجنب الاستثمار الأولي، ولكن عندما تفكر في العديد من حالات التكرار وعدم الكفاءة في العمليات التي يمكن أن تعترض طريقك وتعرقل النمو، فإن هذا ليس ثمنًا باهظًا يجب دفعه، ويعد استخدام حل كشوف المرتبات السحابي الآلي لإدارة كشوف المرتبات بسلاسة الطريقة الأكثر عملية لإدارة الوقت المستغرق لتكوينات كشوف المرتبات بشكل أفضل.
التعامل مع قضايا السلامة والأمن
إن ضمان الحفاظ على أمان بيانات الرواتب السرية لشركتك هو أمر يجب التعامل معه بجدية، حتى أدنى خرق أمني يمكن أن يؤدي إلى خسارة شركتك لأصول مهمة، والأهم من ذلك، ثقة موظفيك.
عندما تتم معالجة كشوف المرتبات يدويًا، فإن خطر الاحتيال يكون أعلى من خلال العمولات الكاذبة، أو مطالبات التأمين المزيفة التي تتظاهر بالإصابات، أو سوء التعامل مع البيانات أو تسرب المعلومات، خاصة في عالم اليوم، كل ما يتطلبه الأمر هو مجرد نقرة واحدة على الرابط الخاطئ لجعل قاعدة بيانات الرواتب بأكملها عرضة لمشكلات أمنية مثل التصيد الاحتيالي أو عمليات الاحتيال المتعلقة بالهندسة الاجتماعية أو الهجمات الإلكترونية المستهدفة.
من المهم التأكد من تحديث برنامج الرواتب الخاص بك وتصحيحه ليشمل الإصلاحات الأخيرة ولإجراء عمليات تدقيق الرواتب المجدولة، إن تنفيذ نظام إدارة الرواتب القائم على السحابة والذي يتميز بالأمان التام والقابل للتطوير والمتكامل بسلاسة لتمكين التحكم السهل في الشؤون المالية وأنشطة الموارد البشرية، سيضمن أن التحكم دائمًا في الأيدي اليمنى.
.png)
ما هو دور نظام دوك سويت HR
يلعب نظام دوك سويت HR دوراً مهما في إدارة الموارد البشرية، حيث يساعد في إدارة بيانات الموظفين، وتتبع الحضور والانصراف، وإدارة التدريب والتطوير، بالإضافة إلى مهام أخرى مثل تقييم الأداء، تحديات مسير الرواتب قد تشمل تأمين دقة البيانات، والتطبيق الصحيح للسياسات الضريبية والقوانين العمالية، وضمان التوافق مع متطلبات الشركة والسوق، ومن أهم مميزات النظام، ما يلي:
إدارة بيانات الموظفين: يتيح نظام دوك سويت HR تخزين وإدارة بيانات الموظفين مثل المعلومات الشخصية، الخبرات السابقة، والمهارات.
تتبع الحضور والانصراف: يُسجل النظام دخول وخروج الموظفين، ويتتبع الغياب والإجازات، مما يسهل عملية إدارة الحضور والانصراف.
إدارة التدريب والتطوير: يُمكن من تنظيم وتتبع البرامج التدريبية والتطويرية للموظفين، مما يساهم في تطوير مهاراتهم ورفع كفاءتهم.
تقييم الأداء: يُسهل نظام دوك سويت HR عمليات تقييم أداء الموظفين، وتتبع أهدافهم، وتقديم الملاحظات والمراجعات بشكل منتظم.
القضاء على تحديات مسير الرواتب: تشمل ضمان دقة البيانات المالية، والامتثال للتشريعات والسياسات الضريبية والقانونية، وضمان توافق الرواتب مع سوق العمل ومتطلبات الشركة.
توفير التقارير والتحليلات: يُمكن من إنشاء تقارير وتحليلات شاملة حول بيانات الموظفين والرواتب، مما يساعد في اتخاذ القرارات الإدارية بناءً على معلومات موثوقة.
ضمان التوافق والأمان: يجب أن يتم ضمان توافق النظام مع التشريعات وحماية البيانات الشخصية للموظفين بشكل صارم.
التكامل مع أنظمة أخرى: يمكن تكامل نظام دوك سويت HR مع أنظمة أخرى مثل نظام إدارة المواهب ونظام إدارة العلاقات مع العملاء لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة والفعالية في العمل.
مع تطور الشركات بشكل مستمر وبحثها عن طرق مبتكرة لإعادة ابتكار عروضها أو منتجاتها أو خدماتها، فإن آخر شيء تريده هو الانخراط في شبكة من التعقيدات والتحديات المتعلقة بالمرتبات.