ما لا تعرفه عن إنشاء مسير رواتب الموظفين |
مسير رواتب الموظفين هو عملية حيوية في إدارة الموارد البشرية، حيث يُنظم توزيع الرواتب والمكافآت بشكل عادل بين الموظفين، ويسهم في تحديد المعاشات المستقبلية لهم بعد التقاعد، يعد مسير رواتب الموظفين من أهم العمليات الوظيفية، مما يجعل الموظفين يشعرون بالرضا والاستقرار الوظيفي تجاه ما يحصلون عليه، كما يلعب مسير رواتب الموظفين دور حيوي في تحديد نسب المعاشات التي سيحصل عليها الموظفين بعد التقاعد وفقًا للسن المحدد لذلك.
.jpg)
وفي هذا المقال سوف نتعرف على مسير رواتب الموظفين عن قرب..png)
ما هو مسير رواتب الموظفين؟
يقصد بمسير الراتب تنظيم وتتبع الرواتب والمزايا المالية للموظفين داخل المؤسسة، ويُعرف أحيانًا بورقة دفع الرواتب، حيث تحتوي على جميع المعلومات المالية الخاصة بالموظفين وتُصدر شهريًا.
وتتعدد أهمية مسير رواتب الموظفين، ومنها:
توازن الرواتب: حيث يضمن توزيع الرواتب بشكل يعكس المسؤوليات والمهام الوظيفية لكل موظف، مما يعزز الرضا والاستقرار الوظيفي.
تحديد المعاشات: يسهم في تحديد المعاشات التي سيحصل عليها الموظفون بعد التقاعد وفقًا لأجورهم وسنوات الخدمة.
طريقة عمل مسير رواتب الموظفين
يعمل نظام مسير الراتب من خلال:
جمع البيانات: جمع معلومات الموظفين مثل الاسم، العنوان، ورقم الحساب البنكي، بالإضافة إلى الراتب وساعات العمل.
حساب الراتب الإجمالي: حساب الراتب بعد إضافة الزيادات والمكافآت إن وجدت.
حساب الخصومات: حساب الضرائب والتأمينات وغيرها من الخصومات بنسب مئوية.
حساب الصافي: حساب الدخل النهائي بعد طرح الخصومات.
إعداد قسيمة الدفع: إصدار قسيمة تفصيلية تحتوي على المبالغ النهائية لكل بند.
إجراءات إنشاء مسير رواتب الموظفين
هناك عدد من الإجراءات التي يجب أن توضح في الإعتبار عند إنشاء مسير رواتب الموظفين، ومنها:
تحديد العقود: تضمن تحديد فئة العمل والراتب المتفق عليه مقابل الخدمات المقدمة.
مراجعة السجلات: الاطلاع على سجلات الحضور والانصراف للتأكد من دقة البيانات.
إعداد المسير: يقوم قسم الرواتب والأجور بإعداد المسير قبل نهاية كل شهر، ويضمن إدخال جميع العمليات المالية الحالية والماضية.
باختصار، يُعتبر مسير كشوف المرتب عملية حيوية في ضمان توزيع الرواتب بشكل عادل وتوفير الشفافية المالية داخل المؤسسة.
ههه.png)
.png)
ما أهمية إعداد مسير رواتب الموظفين والأجور؟
يعتبر إعداد مسير المرتب والأجور أمراً بالغ الأهمية لأي منظمة أو شركة، فهو يشكل الوثيقة الرسمية التي توثق عملية صرف الرواتب والمستحقات المالية للموظفين، مما يسهل عملية التحقق من استلام الموظف لمقابل خدماته، وتأتي أهمية هذه الوثيقة من دورها في توفير سجل دقيق وموثوق لمدفوعات الشركة للموظفين، مما يسهل إدارة الرواتب والموارد البشرية بكفاءة ودقة.
بالإضافة إلى ذلك، يسهم مسير رواتب الموظفين في إيجاد توازن مالي صحيح للشركة، ويسهل عمليات المحاسبة وإعداد التقارير المالية، مما يدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية بناءً على بيانات دقيقة وشاملة، كما يسهم في تحقيق الامتثال القانوني وتوثيق العمليات المالية، مما يحافظ على سمعة الشركة ويقلل من المخاطر المحتملة.
علاوة على ذلك، يعتبر مسير رواتب الموظفين أداة مهمة لإدارة العلاقات العمالية، حيث يسهل توضيح حقوق والتزامات الشركة والموظفين، ويقلل من حدوث الخلافات والنزاعات المالية بين الطرفين، ويعكس مسير رواتب الموظفين التزام الشركة بمبادئ العدالة والشفافية في التعامل مع موظفيها، مما يعزز الثقة والولاء بين الطرفين.
بناءً على ذلك، يجب أن يولي أصحاب العمل وإدارة الموارد البشرية اهتماماً كبيراً لإعداد وتحديث مسير رواتب الموظفين بانتظام، وضمان دقة وشمولية البيانات المدرجة فيه، لضمان استقرار ونجاح العمل وتحقيق أهداف الشركة بكفاءة.
يحمى ملف مسير رواتب الموظفين معلومات الموظفين ويسمح لموظفي المحاسبة والمالية بالوصول إليها لأغراض دفع الرواتب والمستحقات المالية، ويجب أن يكون هذا الملف محفوظاً بشكل آمن وغير قابل للوصول من قبل أي شخص غير مخول.
يجب على موظفي المحاسبة أن يدركوا أن معلومات كشوف الرواتب سرية، وينبغي عدم مشاركتها دون إذن وتوقيع من إدارة الموارد البشرية، يُمنع مشاركة أي معلومات حساسة مثل العلاوات والترقيات مع أي شخص أو جهة أخرى.
ليس من الضروري أن يُراقب قسم الموارد البشرية وصول قسم المحاسبة إلى ملفات كشوف الرواتب، ولكن يُنصح بتقييد الوصول إليها للأشخاص الذين يحتاجونها لأداء مهامهم فقط.
تحتاج إلى إقناع موظفي المحاسبة بحقيقة أن المعلومات الموجودة في ملفات مسير رواتب الموظفين سرية ولا ينبغي مشاركتها دون إذن وتوقيع من موظفي الموارد البشرية، ولا ينبغي لموظفي المحاسبة مشاركة أي معلومات حول علاوات الموظفين، والترقيات، والمكافآت، وأي معلومات أخرى سرية عن الموظفين مع أي شخص أو جهة أخرى.
.png)
خطوات إنشاء مسير رواتب الموظفين
لا يحتاج قسم الموارد البشرية إلى مراقبة وصول قسم المحاسبة إلى ملفات كشوف الرواتب، كما هو موصى به لملفات الموظفين ذات الصلة مثل الملفات الطبية، يجب عليك بصفتك المدير أو صاحب جهة العمل تقييد الوصول إلى ملف كشوف المرتبات، يجب فقط على الأشخاص الذين يحتاجون إلى المعلومات للقيام بعملهم رؤية محتويات نموذج مسير رواتب الموظفين لكل عامل وموظف، وهناك عدد من الخطوات التي يمكنك إنشاء مسير المرتبات من خلالها، وهي:
الخطوة 1: جمع معلومات الموظفين
ابدأ بجمع المعلومات الأساسية لكل موظف، بما في ذلك الأسماء والعناوين والمعلومات الرسمية، لضمان إنشاء مسير رواتب دقيق.
الخطوة 2: تسجيل الإجازات والغيابات
قم بتتبع الوقت الذي يغيب فيه الموظفون عن العمل بسبب الإجازات أو المرض وسجّل ذلك في كشوف المرتبات، مع تطبيق الخصومات المناسبة حسب سياسات الشركة.
الخطوة 3: تحديد الرواتب والأجور
حدد الرواتب السنوية لكل موظف وقم بتقسيمها على فترات الدفع لحساب الأجر الصافي، مع توثيق جميع التفاصيل المالية بشكل دقيق.
الخطوة 4: ذكر الخصومات
قم بتسجيل جميع الخصومات المطبقة على أجور الموظفين، بما في ذلك الضرائب والاستقطاعات الأخرى، وفقًا للتشريعات المحلية وسياسات الشركة.
الخطوة 5: وصف الأجر الصافي والإجمالي
أضف وصفًا للأجر الصافي لكل موظف بعد خصم الضرائب والاستقطاعات، وحدد الإجمالي السنوي للأجر، مما يجعله مطلوبًا للبنوك ومقدمي القروض.
محتويات نموذج مسير رواتب الموظفين للموظفين
لكي تقوم بإنشاء نموذج مسير المرتب دقيق وصحيح ويفي بالمعلومات اللازمة لحفظ جميع الحقوق المادية للعامل أو الموظف وفي نفس الوقت تطبيق قوانين الشركة، يجب أن يحتوي نموذج مسير رواتب الموظفين على البنود التالية:
الاسم: اسم الموظف الرباعي بالكامل ومراعاة كتابته باللغة العربية السليمة والتشكيل الصحيح.
الشهر: من أهم البنود اللازم تواجدها، لأن نموذج مسير المرتبات يتم إنشائه بصفة شهرية، لذا بجب ذكر الشهر سواء ميلادي أو هجري.
عدد أيام الشهر: وهذا لأن جميع شهور السنة ليست متساوية في عدد الأيام، فمثلًا شهر ديسمبر 31 يوم بينما شهر فبراير يصل إلى 29 و28 يوم في بعض السنوات.
الراتب الأساسي: ينبغي ذكر الراتب الأساسي المُستحق للعامل أو للموظف وتحديده بدقة.
الإضافي: ذكر أي مبالغ إضافية مُستحقة للموظف سواء كانت على شكل بدلات أو حوافز أو مكافآت أو غيرها.
أيام العمل: حصر عدد الأيام التي حضر فيها الموظف إلى جهة العمل.
أيام الغياب: تحديد عدد أيام غياب الموظف عن العمل وذكر سبب الغياب، وتقديم الوثائق التي تدعم تلك الحجة أو سبب الغياب.
المستقطع: المبلغ الذي سوف يتم اقتطاعه وخصمه من الراتب الأساسي.
إجمالي المستحق: الراتب النهائي الذي يحق للموظف الحصول عليه بعد التأكد من أيام العمل والغياب والحوافر الإضافية وغيرها.
.jpg)
ما هو دور نظام دوك سويت HR في إنشاء مسير رواتب الموظفين
يلعب نظام دوك سويت HR دوراً أساسياً في إنشاء مسير رواتب الموظفين في الشركات من خلال توفير وسيلة لإدارة الموارد البشرية بشكل شامل، بما في ذلك معلومات الموظفين، الرواتب والمكافآت، البيانات الضريبية، والسجلات الوقتية، ويتيح نظام دوك سويت HR للشركات توليد الرواتب بدقة وفعالية، ويسهل إدارة تغييرات في المرتبات، ويساعد في ضمان التوافق مع القوانين واللوائح الضريبية والعمالية، ومن أهم مميزاته:
إدارة بيانات الموظفين: يقوم نظام دوك سويت HR بجمع وتخزين معلومات شاملة حول الموظفين، بما في ذلك معلومات شخصية، تعليمية، وخبرات عملهم.
حساب المرتبات والمكافآت: يتيح النظام حساب المرتبات والمكافآت بناءً على بيانات الموظفين والسياسات الرواتبية للشركة، مما يضمن دقة في الحسابات.
إدارة الضرائب والاستقطاعات: يقوم نظام دوك سويت HR بحساب الضرائب والاستقطاعات المطلوبة من رواتب الموظفين ويقدم تقارير مفصلة لتوجيه الشركة في الامتثال للقوانين الضريبية.
تسجيل وقت العمل: يساعد النظام في تسجيل وقت العمل للموظفين وحساب الأجور بناءً على الساعات الفعلية المعتمدة، مما يحسن دقة الرواتب ويقلل من فرص الخطأ.
تقديم التقارير والتحليلات: يمكن لنظام دوك سويت HR توليد تقارير مفصلة حول مسير رواتب الموظفين وتحليلاته، مما يساعد الشركة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية بناءً على البيانات.
التوافق مع اللوائح القانونية: يساعد النظام في ضمان التوافق مع اللوائح والقوانين العمالية والضريبية، ويقدم تحديثات دورية لضمان الامتثال المستمر.
باختصار، يعمل نظام دوك سويت HR على تبسيط وتحسين عملية إنشاء مسير رواتب الموظفين في الشركات من خلال توفير وسيلة شاملة لإدارة الموارد البشرية وحساب الرواتب بدقة وفعالية.