إدارة النفقات ومصروفات الموظفين هي أحد العناصر الحيوية في أي منظمة تسعى لتحقيق الكفاءة المالية والعملية. في بيئة العمل الحديثة، أصبحت إدارة المصروفات أكثر تعقيدًا نظرًا لتعدد النفقات التشغيلية وتنوعها، بما في ذلك الرواتب، البدلات، التكاليف المتعلقة بالسفر والتدريب، والمصروفات اليومية. تعتمد الشركات على أنظمة متقدمة مثل DocSuite لتبسيط هذه العمليات، حيث توفر حلولاً شاملة لإدارة مسير الرواتب، والتحكم في النفقات، وتقديم تقارير دقيقة تساعد في اتخاذ قرارات مالية مستنيرة. من خلال تحسين إدارة النفقات، تضمن الشركات تعزيز الشفافية المالية، زيادة الكفاءة، وتحقيق التوازن بين احتياجات الموظفين والموارد المتاحة.
يعد التحكم في النفقات ومصروفات الموظفين مسألة استراتيجية، وعندما يتعلق الأمر بنفقات العمل، فلديك ثلاثة احتياجات رئيسية:
لمراقبة ومراقبة التكاليف التشغيلية للشركة
لإجراء المحاسبة التحليلية للنفقات
لجمع كافة الفواتير والمستندات الداعمة
افعل هذه الأمور الثلاثة جيدًا، وستكون في طريقك سريعًا نحو ثقافة إنفاق صحية.
.png)
إذن ما هي أفضل طريقة لمراقبة النفقات ومصروفات الموظفين والتحكم فيها؟ كيف يمكنك أن توفر المرونة التي يحتاجونها الموظفين للخروج إلى العالم، مع ضمان أمن وسلامة أموال الشركة؟ إليك ما تحتاج إلى معرفته، في هذا المقال.
.jpg)
ما هي إدارة النفقات ومصروفات الموظفين؟
إدارة النفقات ومصروفات الموظفين هي العملية التي تشمل تتبع، تسجيل، وتحليل كافة النفقات المتعلقة بالموظفين داخل المنظمة. يشمل ذلك الرواتب، المكافآت، البدلات، مصروفات السفر، التدريب، والمصروفات اليومية الأخرى. تهدف هذه العملية إلى ضمان الشفافية المالية، تحسين الكفاءة التشغيلية، والامتثال للقوانين واللوائح المالية.
تعتمد إدارة النفقات على وضع سياسات واضحة لتحديد كيفية تقديم الموظفين لطلبات المصروفات، وكيفية الموافقة عليها، وتوقيت تسديدها. كما تستخدم الشركات أنظمة تقنية متقدمة مثل DocSuite لتسهيل هذه الإدارة من خلال أتمتة العمليات، وتقديم تقارير تفصيلية تساعد في مراقبة الأداء المالي، وتحسين تخصيص الموارد، وضمان التحكم في التكاليف.
.png)
المكونات الرئيسية لإدارة النفقات ومصروفات الموظفين
التتبع: مراقبة النفقات ومصروفات الموظفين فور حدوثها للتأكد من أنها ضمن سياسة الشركة وميزانيتها.
الموافقة: مراجعة النفقات ومصروفات الموظفين والموافقة عليها للتأكد من صحتها وارتباطها بالأعمال.
السداد: ضمان تعويض
الموظفين على الفور عن النفقات النثرية.
عند إدارة النفقات ومصروفات الموظفين، من المهم أيضًا أن تكون على دراية بـ "الشخصيات" الخمس المختلفة للنفقات، بالإضافة إلى كيفية تأثيرها على عملية النفقات الخاصة بك.
تساعد هذه الفئات في تصميم سياسات النفقات ومصروفات الموظفين وأنظمة المراقبة لمعالجة أنواع معينة من الإنفاق، مما يعزز عملية الإدارة الشاملة.
.png)
نصائح للتحكم في النفقات ومصروفات الموظفين
هناك عدد من الخطوات للتحكم في النفقات ومصروفات الموظفين، وهي:
قم بإنشاء خطة إدارة النفقات ومصروفات الموظفين الخاص بك
إن أسوأ طريقة لإدارة إنفاق الشركة هي معالجتها بشكل غير منتظم وعلى فترات متباعدة، وهذا النهج شائع جدًا بين الشركات الصغيرة. في البداية، قد تشعر بأنك لا تحتاج إلى استراتيجية واضحة لإدارة النفقات، حيث تبدو المبالغ التي تنفقها صغيرة وغير مؤثرة، وعادة ما يتولى الرئيس التنفيذي أو مدير المكتب إدارة هذه الأموال بشكل مباشر. ومع ذلك، من الضروري إنشاء خطة إدارة النفقات ومصروفات الموظفين بشكل مبكر، حتى لو كانت شركتك في مراحلها الأولى. وضع استراتيجية واضحة ومتكاملة يساعد على مراقبة النفقات بشكل أفضل، وتجنب المفاجآت المالية، وضمان نمو الشركة بطريقة مستدامة.
ولكن كيف ينبغي للموظفين أن ينفقوا، وعلى ماذا، وما هو المبلغ المسموح لهم به؟ وسوف يتطلب التحكم في سياسة نفقات شركتك، الآتي:
- اجعل الأمر بسيطًا وواضحًا وموجزًا
- لا تحاول كتابة ورقة بحثية قانونية أو أكاديمية – اجعلها ودية
- قم بتضمين أمثلة واقعية لإنفاق الشركة الجيد والسيئ
- لا تدرج كل النفقات المحتملة، المبادئ التوجيهية أفضل من القوائم الطويلة
- فكر في طرق أتمتة الخطوات – المزيد حول هذا الأمر قريبًا
ضع عمليات إنفاق واضحة موضع التنفيذ
يمكنك تحفيز الموظفين للتحكم في إنفاقهم من خلال اتباع عملية إدارة النفقات ومصروفات الموظفين المنهجية والشاملة باستخدام خصائص
DocSuite. إن وضع عملية واضحة ومفصلة لا يعود بالنفع فقط على الإدارة، بل يساعد أيضًا الموظفين على فهم أدوارهم ومسؤولياتهم بشكل أفضل في هذا السياق. بمجرد أن تصبح سياستك جاهزة، يجب التركيز على تبسيط العمليات التنفيذية. إدارة الإنفاق ليست مجرد تحديد ميزانية وتوفير الأموال لفريقك، بل تتضمن توجيه الموظفين خلال كل خطوة من عملية الإنفاق باستخدام ميزات مثل
نظام الخدمة الذاتية للموظفين و
التوقيع الإلكتروني لسرعة الموافقة، و
التقارير والإحصائيات لمتابعة الإنفاق بشكل دقيق. عند تنفيذ عملية إدارة النفقات، احرص على جعلها بسيطة وسهلة للموظفين، مثل تزويدهم بنماذج مملوءة مسبقًا في
نظام الخدمة الذاتية للموظفين، وتشجيع استخدام المطالبات التلقائية لإرفاق الوثائق الداعمة اللازمة، مما يسهل عليهم الالتزام بالعملية ويضمن تقليل الأخطاء وتحقيق الكفاءة.
وضع ميزانية لكل فئة نفقات موظف
إحدى الطرق الجيدة للتحكم في النفقات ومصروفات الموظفين هي تنفيذ سياسة النفقات التفصيلية، يتضمن ذلك تحديد حد أقصى للميزانية لكل فئة نفقات مقدمًا: رحلات العمل، والإقامة في الفنادق، وفواتير المطاعم، وشراء المعدات واللوازم، وما إلى ذلك.
بالنسبة لجميع النفقات ومصروفات الموظفين، يجب عليك تحديد المبلغ الذي يمكن أن يتحمله كل
موظف وإعلامهم بأنه لن يتم تعويضهم بما يتجاوز هذا الحد، قد تتم الموافقة المسبقة على بعض المبالغ أو أنواع النفقات، في حين أن أي شيء خارج هذا يتطلب موافقة صريحة من المديرين.
توفير طرق الدفع المناسبة
إذا كنت تريد أن تكون فعالاً حقًا في التحكم في النفقات ومصروفات
الموظفين، فإن الخيار الأفضل هو منحهم طريقة دفع مخصصة، هذا هو المكان الذي تأتي فيه بطاقات نفقات الأعمال.
باستخدام بطاقات المصروفات، يمكنك تحميلها بمبلغ محدد مسبقًا لاستخدامه في مجموعة واسعة من النفقات المتكبدة في هذا المجال: المطاعم، الوقود، الفنادق، إلخ.
الخيار الثاني: بطاقة الائتمان الافتراضية، هذا هو الحل الأمثل للنفقات عبر الإنترنت، مثل حجز غرفة في فندق، واستئجار عقار أو سيارة، وشراء تذاكر القطار أو الخطة، كما أنها مثالية لاشتراكات البرامج والإعلانات الرقمية.
تجمع هذه البطاقات بين المرونة والأمان، يمكن للموظفين أن ينفقوا مثلما لديهم بطاقة ائتمان الشركة الخاصة بهم، لكن يمكن للمديرين والفرق
المالية وضع حدود محددة لكل بطاقة، ويمكنهم معرفة ما أنفقه الموظف بالضبط في أي لحظة.
هل تعرف ما هو الخيار غير الجيد؟ استخدام بطاقة ائتمان الشركة في كل مرة يحتاج فيها الموظف إلى إجراء الدفع، لا يمثل هذا الأمر مشكلة فحسب، بل يعرض شركتك أيضًا لخطر الاحتيال على بطاقات الائتمان. ليس رائعا!
رقمنة استرجاع الفاتورة
لا يمثل استخدام بطاقة ائتمان الشركة في كل مرة يحتاج فيها الموظف إلى إجراء الدفع مشكلة فحسب، بل يعرض شركتك أيضًا لخطر الاحتيال على بطاقات الائتمان.
لأنه بغض النظر عن مدى اجتهاد موظفيك، فسوف ينسون أو يفقدون الإيصالات من وقت لآخر، وهذا يعني الكثير من العمل ذهابًا وإيابًا مع الفريق المالي لشرح أنفسهم والعثور على إثباتات الدفع.
عندما يدفع أحد أعضاء الفريق مقابل شيء ما، فإنه يحتاج إلى الاحتفاظ بالإيصال، وهو مفهوم بسيط للغاية، ولكنه يؤدي إلى مشاكل لا نهاية لها لفرق التمويل والمحاسبة.
لأنه بغض النظر عن مدى اجتهاد موظفيك، فسوف ينسون أو يفقدون الإيصالات من وقت لآخر، وهذا يعني الكثير من العمل ذهابًا وإيابًا مع الفريق المالي لشرح أنفسهم والعثور على إثباتات الدفع.
وتعد أبسط طريقة هي تطبيق مسح الإيصالات، يدفع الموظف ثمن شيء ما، ثم يلتقط على الفور صورة لإيصاله لحظة استلامه.
مركزية مراقبة الاشتراكات
لا يوجد إدخال بيانات للفرق المالية، ويصبح عدد الإيصالات المفقودة ضئيلًا، بين الدفع مقابل الكلمات الرئيسية في Google Adwords لقسم التسويق، وSalesforce للمبيعات وHeroku أو AWS للفرق الفنية، قد يكون من الصعب مراقبة اشتراكات الموظفين.
مشكلة الإنفاق الأخرى التي تسبب مشكلة هي الاشتراكات، نحن نفضلها، لأن
أدوات SaaS الحديثة تجعل الحياة أسهل للجميع. لكن متابعة كل دفعة يتم إجراؤها من قبل جميع فرق العمل لديك تشبه لوحة الدوران.
بين الدفع مقابل الكلمات الرئيسية في Google Adwords لقسم التسويق، وSalesforce للمبيعات وHeroku أو AWS للفرق الفنية، قد يكون من الصعب مراقبة اشتراكات الموظفين.
لقد ذكرنا البطاقات الافتراضية أعلاه، وهي الحل المثالي لمشاكل الإنفاق التي تواجهها، تتيح لك هذه إنشاء بطاقة فريدة ومتكررة سيتم سحبها من كل شهر (أو سنة).
تتبع الاحتيال في تقرير النفقات
ليس من الممتع الحديث عنه، ولكن فرص الاحتيال في تقرير النفقات ومصروفات الموظفين أعلى مما قد تتوقع. وفقًا لأحد التقارير، اعترف 85% من الموظفين بالكذب بشأن مطالبات النفقات، و10% منهم يقدمون معلومات كاذبة "في كل وقت". هذا الاحتيال قد لا يكون دائمًا خبيثًا؛ ففي بعض الأحيان، قد يختلق الموظفون تفاصيل يعتقدون أنها صحيحة، وذلك لعدم توفر المعلومات الدقيقة لديهم.
من المهم أن تكون الشركات على دراية بهذه التحديات وأن تستخدم أدوات وتقنيات متقدمة مثل DocSuite لضمان دقة وشفافية عملية إدارة النفقات. باستخدام نظام إدارة المواهب وتقييم الأداء والتقارير والإحصائيات، يمكن للشركات مراقبة النفقات بشكل دقيق، والتأكد من أن كل مطالبة بالنفقات يتم فحصها والتحقق منها، مما يقلل من فرص حدوث الاحتيال.
رقمنة وأتمتة العمليات الخاصة بك
أي من عملياتك تستغرق معظم الوقت وهي الأقل إنتاجية؟ التعرف على هذه العمليات وتحويلها إلى الرقمية هو الخطوة الأولى نحو تحسين الكفاءة. قم بإلغاء إضفاء الطابع المادي عليها وركز بدلاً من ذلك على الأدوات الفعالة مثل DocSuite لاسترجاع الفواتير، أو إدارة طلبات الشراء، أو حتى معالجة النفقات في الوقت الفعلي.
أتمتة العمليات الخاصة بك ورقمنتها ستمكنك من رؤية نتائج أفضل، حيث تتيح لفريقك العمل بسرعة أكبر، وتوفير الوقت لمهام أخرى أكثر أهمية. في إدارة النفقات ومصروفات الموظفين، يتعلق الأمر بإيجاد التوازن الصحيح بين السيطرة وخفة الحركة، بحيث يمكن خدمة مصالح الجميع. يجب أن يكون الموظفون قادرين على أداء عملهم بمرونة وراحة، وفي الوقت نفسه، يجب أن تتمتع بقدرة على الحصول على رقابة واضحة ومفصلة على إنفاق الشركة.
لتحقيق ذلك، خذ بعين الاعتبار أهم ثماني نصائح المذكورة سابقًا، وفكر في الخيارات التي قد تكون مناسبة لك ولفريقك لتحقيق الكفاءة والشفافية في إدارة النفقات.
.svg)
ما هو دور نظام دوك سويت HR
يلعب
نظام دوك سويت HR دورًا مهمًا في التحكم بالنفقات ومصروفات الموظفين من خلال توفير وسيلة لإدارة عمليات الموارد البشرية بشكل متكامل، يمكنه تتبع المصروفات المرتبطة بالموظفين مثل المرتبات، والبدلات، والمكافآت، والمصاريف الطبية، والسفر، والتدريب، وغيرها، بشكل فعال ودقيق. كما يسهل هذا النظام عمليات الموافقة والتحقق من النفقات، ويوفر
تقارير شاملة تساعد في اتخاذ القرارات الإدارية المناسبة بشأن النفقات والمصروفات.
ومن أهم مميزات النظام، ما يلي:
تتبع المصروفات: يسمح نظام دوك سويت HR بتتبع جميع المصروفات المرتبطة بالموظفين بما في ذلك المرتبات، والبدلات، والمكافآت، والمصاريف الطبية، والسفر، والتدريب.
إدارة العمليات: يوفر النظام وسيلة متكاملة لإدارة عمليات الموارد البشرية بشكل فعال ودقيق.
الموافقة والتحقق: يسهل النظام عمليات الموافقة والتحقق من النفقات المختلفة، مما يساعد في ضمان الامتثال والشفافية.
تقارير شاملة: يقدم النظام
تقارير شاملة تساعد في اتخاذ القرارات الإدارية المناسبة بشأن النفقات والمصروفات وفقًا للبيانات المتاحة.
.png)