كيفية أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية |
كيف يمكنك إدارة المهام؟ لماذا أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية؟
تعد إدارة الموارد البشرية والعمليات أمرًا بالغ الأهمية لكل عمل تجاري، فالموارد البشرية مسؤولة عن العديد من المهام الأساسية، مثل تعيين الموظفين والتدريب والتطوير وكشوف المرتبات والعديد من المهام الأخرى داخل المنظمة، من الصعب جدًا على أي شركة أن تعمل بسلاسة دون وجود موارد بشرية.
ومع ذلك، فإن العديد من أقسام الموارد البشرية تقع تحت عبء عمل إداري هائل، ولهذا السبب من الضروري التحول نحو أتمتة المهام الخاصة بافموارد البشرية لضمان أن قسم الموارد البشرية لديك يمكنه العمل بفعالية.
بمساعدة التطورات الحديثة في أتمتة الموارد البشرية، أصبحت أقسام الموارد البشرية في الشركات قادرة على تبسيط وتسريع أساليب العمل وتخصيص الوقت الموفر للمهام التي تركز على الأشخاص مثل تمكين موظفيها.
.png)
وسنناقش في هذه المقالة كل ما تحتاج لمعرفته حول عملية أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية حتى تتمكن من اتخاذ قرار دقيق..jpg)
ما هي أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية؟
تستخدم أتمتة الموارد البشرية برامج لتبسيط وأتمتة إدارة المهام المستهلكة للوقت والمتكررة ومساعدة قسم الموارد البشرية في أي شركة بشكل كبير من خلال إدارة الموظفين بكفاءة، تتيح إدارة المهام لمتخصصي الموارد البشرية التركيز على المزيد من المهام الإستراتيجية والأساسية الأكثر أهمية للشركة.
تُعد أتمتة إدارة المهام الحل الأمثل لعمليات الموارد البشرية المنتظمة، والتي عادةً ما تتطلب الكثير من الأعمال الورقية المادية، إنه يجعل من السهل على محترفي الموارد البشرية الاستفادة من مهاراتهم القيمة التي تساعد عملك بشكل كبير على النمو.
أنت بحاجة إلى تعلم مهارات وتدريبات معينة قبل التحول إلى أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية من النهج اليدوي للحصول على نتيجة مثمرة، ومع ذلك، فإن الأمر يستحق التعلم عندما تقارن فوائده بالوقت والمال والطاقة التي تستثمرها في تعلم هذه المهارات.
ما هي فوائد أتمتة الموارد البشرية؟
فيما يلي أهم فوائد تطبيق أتمتة الموارد البشرية في شركتك:
يعزز الكفاءة
يعتمد قسم الموارد البشرية في أي شركة بشكل أساسي على العمليات المستندة إلى المستندات، يمكن أن تكون إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً وغير فعالة إلى حد كبير عند القيام بها يدويًا.
وهنا يأتي دور أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية للمساعدة حيث تقوم برقمنة جميع هذه المهام بكفاءة وإنتاجية معززة، تضمن عملية أتمتة إدارة مهام الموارد البشرية أن يركز متخصصو الموارد البشرية على المهام القيمة الأخرى للشركة.
تحديد المجالات التي يجب تحسينها
تمكنك أتمتة مهام الموارد البشرية من مراقبة وجمع وتحليل البيانات بجميع أنواعها حتى تتمكن من اكتشاف أنماط محددة وإنشاء تقارير فعالة عن النتائج.
تساعد هذه الأفكار القيمة متخصصي الموارد البشرية على تحسين هذه المهام عن طريق تصحيح أي أوجه قصور إذا لزم الأمر.
يقلل من الأخطاء
هناك دائمًا احتمال حدوث خطأ عند إكمال بعض مهام الموارد البشرية يدويًا مثل كشوف المرتبات والجداول الزمنية والعديد من المهام الأخرى المشابهة، وتقلل أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية من مساحة هذه الأخطاء بشكل كبير.
يعزز التواصل والتعاون
تسلط أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية الضوء بوضوح على جميع العمليات التي تنطوي عليها مهمة محددة للموارد البشرية مما يعزز التواصل والتعاون داخل الفريق.
يقلل من تكاليف المعالجة الورقية
تعمل أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية على تقليل تكاليف العمليات الورقية لطباعة المستندات بشكل فعال، كما أنه يقلل من حاجتك لتخزينها بأمان، باستخدام أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية، يمكنك الوصول إلى هذه المستندات بنقرة واحدة فقط.
.png)
.png)
أفضل الأمثلة على أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية
فيما يلي أهم الأمثلة على استخدام أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية التي تساعد الشركات بشكل كبير:
التوظيف
يقضي قسم الموارد البشرية ساعات في جمع كافة البيانات المطلوبة لتعيين موظفين جدد في المنظمة، يجب على متخصصي الموارد البشرية الاحتفاظ بالكثير من الأوراق طوال رحلة التوظيف.
يمكن أن تؤدي أتمتة عملية التوظيف إلى تحسين تجربة التوظيف بشكل كبير من خلال تقليل الأخطاء البشرية وتعزيز رؤية حالة التوظيف بين الأقسام المختلفة.
الرواتب
إن أتمتة نظام الرواتب يعني معالجته في نظام وليس يدويًا، عادةً ما يكون أداء كشوف المرتبات يدويًا أبطأ ولديه فرصة أكبر لإحداث الأخطاء مقارنة بالنظام الآلي.
فيما يلي أهم فوائد أتمتة أنظمة الرواتب داخل المؤسسة:
- أسهل للحفاظ على سجلات الرواتب.
- أنها تمكنك من حساب بدقة.
- يسمح لك بإدارة وقتك بفعالية.
طلبات العملاء
يمكن لوكالات الموارد البشرية أتمتة طلبات خدمة العملاء بمساعدة برنامج بوابة العميل الذي يمكّن مؤسستك من ربط وظائف الخدمة الذاتية في مكان واحد ومنظم يمكنك الوصول إليه في أي وقت.
الجداول الزمنية للموظفين
يعد تتبع الجداول الزمنية يدويًا تجربة شاقة جدًا للمحترفين، وهناك أيضًا احتمال أن تكون البيانات المجمعة غير فعالة.
وهذا هو المكان الذي تساعد فيه الأتمتة بشكل فعال من خلال السماح لمحترفي الموارد البشرية بتتبع الوقت باستخدام البرامج، مما يجعل العملية برمتها أسرع وأكثر دقة.
طلبات الإجازة
من الصعب جدًا على متخصصي الموارد البشرية حساب إجازات موظفيهم والموافقة عليها يدويًا، يحتاج المحترف إلى التحقق من رصيد الإجازات، والحصول على موافقة المدير، وتسجيل الإجازات الخاصة بقضايا الرواتب.
يمكن حل كل هذه المشكلات بسهولة عن طريق دمج البرامج الآلية، وهذا يمكّن متخصصي الموارد البشرية من التركيز على القضايا المهمة الأخرى المتعلقة بالشركة.
إدارة الأداء
تعد زيادة الأداء في المكتب الافتراضي أمرًا بالغ الأهمية لتعزيز إنتاجية الفريق البعيد، تعد إدارة الأداء سواء الافتراضية أو المكتبية واحدة من عمليات الموارد البشرية الأساسية التي تقوم بتتبع أداء الموظف وقياسه وتحليله من خلال دمجه مع الأهداف التجارية لشركتك.
يقوم برنامج إدارة الأداء المدعوم بالذكاء الاصطناعي بأتمتة هذه العملية، ويضمن اتخاذ قرارات دقيقة، ويجعلها مهمة لا تُنسى لكلا الطرفين.
.jpg)
أهم مميزات برنامج أتمتة إدارة مهام الموارد البشرية
مع توفر العديد من برامج أتمتة المهام الخاصة بالموارد البشرية الآلية في السوق، أصبح من الضروري مراعاة الميزات التي تقدمها هذه البرامج قبل الانتهاء من البرنامج.
فيما يلي أهم الميزات التي يجب أن يمتلكها كل برنامج لأتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية:
رؤى قابلة للتنفيذ: لتسريع عملية اتخاذ القرار في الشركة.
التكامل السريع: لمزامنة البيانات مع أنظمة إدارة الموارد البشرية الأخرى.
الوصول إلى القنوات الشاملة: للوصول إلى المعلومات المتعلقة بأي عملية للموارد البشرية في أي وقت.
تخفيف المخاطر: لتمكين جميع عمليات الموارد البشرية من التلاعب برؤية 360 درجة ومسارات التدقيق.
التنبيهات الآلية: لضبط التنبيهات الآلية لإطلاع الموظفين على آخر المستجدات.
سير العمل الديناميكي: لتصميم مسارات عمل فريدة ومؤتمتة تتوافق مع جميع عمليات الموارد البشرية.
إن أتمتة إدارة مهام الموارد البشرية تكمن في حاجة الشركات للوقت بلا شك، يؤدي تنفيذ واستخدام أتمتة إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية بشكل فعال إلى تقليل عبء العمل على فرق الموارد البشرية لإكمال المهام الشاقة والمستهلكة للوقت.
آمل أن تساعدك هذه المقالة على فهم الحاجة إلى إدارة المهام الخاصة بالموارد البشرية الآلية التي تساعد مؤسستك على الوصول إلى آفاق تجارية جديدة.