5 طرق لإدارة عملية التوظيف الخاصة بك بشكل فعال
|
هل تحتاج إلى مساعدة في إدارة عملية التوظيف الخاصة بك؟ لقد بحثنا في عمليات التوظيف لبعض أكبر الشركات في العالم وقمنا بتكثيف بحثنا في عدة نصائح سهلة المتابعة وطرق سهلة التنفيذ.
إن اعتماد عملية توظيف متسقة لشركتك يضمن معاملة كل مرشح بنفس الطريقة وتقييمه في تقييم عادل يمكن تكراره عبر الشركة للعثور على أفضل مرشح لهذا المنصب. يمكنك الاستفادة من نظام تتبع طلبات المتقدمين DocSuiteATS لتبسيط إدارة الطلبات وتصفية المرشحين بكفاءة. كما يوفر بوابة التوظيف وتصفية المتقدمين أدوات فعّالة لجذب وتقييم الكفاءات المناسبة، مما يعزز من فعالية عملية التوظيف ويضمن العثور على أفضل الأفراد للمنصب المطلوب.
.png)
وفي هذا المقال سوف نتعرف على أهم النصائح والخطوات لإدارة عملية التوظيف.
نصائح لإدارة عملية التوظيف
فيما يلي نصائحنا التي يجب مراعاتها في إدارة عملية التوظيف بفعالية:
اكتب وصفًا وظيفيًا واضحًا
يعد الوصف الوظيفي الموجز والواضح أمرًا أساسيًا في إدارة عملية التوظيف، وبالنسبة للمرشح للحصول على صورة كاملة حول ما إذا كان بإمكانه تنفيذ الوظيفة أم لا.
يجب أن يشمل ذلك
المهام اليومية والواجبات والمسؤوليات الرئيسية والمؤهلات/الخبرة ونطاق التقدم ومن يقدم تقاريره إلى الدور ومجموعة المهارات/المؤهلات المطلوبة
والراتب وثقافة الشركة ومزايا الموظفين، نقترح أن يكون الطول المثالي للوصف حوالي 600 كلمة في المجمل.
فكر في التوظيف داخليًا في المقام الأول
عند البدء في إدارة عملية التوظيف، من المهم أن تنظر إلى
المواهب الموجودة بالفعل في عملك، إذا كنت تجري مراجعات منتظمة مع موظفيك لمناقشة الأهداف المهنية، فسيكون لديك بالفعل فكرة عمن قد يكون مناسبًا للمنصب الجديد.
تعد إدارة عملية التوظيف داخليًا طريقة رائعة للاحتفاظ بأفضل المواهب بالإضافة إلى عرض عملك كمكان به فرص للموظفين الطموحين للارتقاء في السلم الوظيفي.
استخدم مجموعة مختارة من المصادر المرشحة
إذا لم تقم بإدارة عملية التوظيف بشكل منتظم، فقد يكون هذا أمرًا صعبًا، ولكن الفكرة الرئيسية هي الإعلان عن الوظيفة الشاغرة في الأماكن التي يبحث فيها هؤلاء المرشحون المحددون، ومن المفيد أيضًا التفكير في وكالة توظيف خارجية لإدارة العملية نيابة عن عملك.
خطوات إدارة عملية التوظيف
كما سيخبرك أي صاحب عمل جيد، فإن العنصر الأكثر أهمية في أي شركة هو الموظفون، موظفون متحمسون ومؤهلون، يكون العثور على هؤلاء الأشخاص أمرًا صعبًا للغاية إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ، المفتاح هو إدارة عملية التوظيف بفعالية من البداية إلى النهاية والتأكد من اتخاذ جميع تدابير الجودة.
كل مرحلة من إدارة عملية التوظيف لا تقل أهمية عن المرحلة التالية إذا كنت تريد جذب أفضل المواهب، إن تخطي خطوة أو اتخاذ أي اختصارات قد يؤدي إلى تقويض جودة المنتج النهائي الذي تسعى إليه. فيما يلي 5 من أهم الخطوات التي يجب اتباعها عند تعيين المرشح المثالي:
إطار زمني لإدارة عملية التوظيف
إذا كنت تريد أن يكون لديك خطة واضحة لحملة التوظيف الخاصة بك، فإن تحديد إطار زمني أمر أساسي، لا تقلق كثيرًا بشأن الالتزام بيوم محدد، لأن السماح ببعض التساهل سيساعد في الاستعداد للتأخيرات غير المتوقعة (التي لا مفر منها تقريبًا)، لكن إعطاء نفسك موعدًا نهائيًا لكل خطوة في العملية، مثل القائمة المختصرة والمقابلات، سيولد الإلحاح الذي يتطلبه الأمر.
تحتاج إدارة عملية التوظيف أولاً إلى تحديد تاريخ بدء المهمة، ثم العمل بشكل عكسي لفهم الوقت الذي يجب أن تكتمل فيه كل مرحلة، على الرغم من أن هذه الطريقة لن تناسب جميع الأدوار (بعضها يتطلب البدء في أسرع وقت ممكن)، إلا أنها ستساعد في إدارة الجدول الزمني وعبء العمل المخصص لكل خطوة في إدارة عملية التوظيف بأكملها.
استراتيجية التوظيف
التحدي التالي هو اختيار استراتيجية التوظيف المناسبة التي تناسب الوظيفة التي تقوم بالتوظيف لها، يمكن أن تختلف الاختلافات بين التوظيف الطارئ والتوظيف المحتفظ به من وكالة إلى أخرى، ولكن تجدر الإشارة إلى أن استراتيجيات التوظيف المحتفظ بها تميل إلى أن تكون أكثر تفصيلاً، وبالتالي تفسح المجال لأدوار أكثر تخصصًا.
يميل
التوظيف المحتفظ به إلى العمل بشكل أفضل لأدوار مثل المديرين والمديرين التنفيذيين، في حين أن التوظيف في حالات الطوارئ يمكن أن يكون أكثر مرونة وتنوعًا، ونتيجة لذلك، عادةً ما يكون البحث في حالات الطوارئ أسرع بكثير – نظرًا لتوافر عدد كبير من المواهب بسهولة أكبر.
المسمى الوظيفي
يمكن أن يكون إنشاء الوصف الوظيفي أمرًا سهلاً للغاية أو صعبًا للغاية خلال إدارة عملية
التوظيف، اعتمادًا على مدى قربك من الدور ومعرفتك به، غالبًا ما تتطلب الأدوار التقنية، مثل تكنولوجيا المعلومات أو الهندسة، مهارات وخبرة في استخدام برامج وآلات محددة للغاية، ويعد شرح هذه التفاصيل بأكبر قدر ممكن من الوضوح أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت تريد العثور على المرشحين الأكثر ملاءمة.
إن التوصيف الوظيفي أكثر بكثير من مجرد ذكر المسمى الوظيفي والمؤهلات المطلوبة خلال إدارة عملية التوظيف، فكر في المهام اليومية التي يجب إكمالها، ومن (إن وجد) الذي سيقدم تقاريره إليه، وما هي السمات الشخصية المرغوبة،،بمجرد فهم متطلبات الخبرة والمؤهلات، يرغب المرشحون في التعرف على الوظيفة على المستوى اليومي.
من خلال جعل الوصف الوظيفي الخاص بك مفصلاً قدر الإمكان، ستجذب أفضل
المواهب، يمكنك تحديد أولويات المهارات الأكثر أهمية من خلال وجود أقسام فرعية بعناوين "أساسية" و"مرغوب فيه"، وبهذه الطريقة تعطي المرشحين فكرة عن مدى ملاءمتهم لهذا المنصب خلال إدارة عملية التوظيف.
القائمة المختصرة والمقابلة لإدارة عملية التوظيف
لقد وصلت إلى هذا الحد من إدارة عملية التوظيف، بعد الكدح في وصف وظيفتك، واتخاذ قرار بشأن إستراتيجيتك واختيار وكالتك، حان الوقت لتصبح جديًا، يعد الوصول إلى عملية القائمة المختصرة بمثابة احتفال إلى حد ما لأصحاب العمل، لأنه يعني نهاية القراءة السريعة للسير الذاتية غير ذات الصلة لمدة 7 ثوانٍ وتصفح مئات الطلبات حتى يتمكنوا من رؤية لون مكاتبهم مرة أخرى.
يعد المفتاح لجعل عملية القائمة المختصرة فعالة قدر الإمكان هو أن تصبح "بالغة الأهمية"، لا أقصد أن أحد الأشخاص استخدم خطًا أفضل في سيرته الذاتية من الآخر، ولكن فكر في التفاصيل الدقيقة مثل قربه من عملك وخبرته ومهاراته/صفاته القابلة للتطبيق، في هذه المرحلة، يجب أن يتمتع جميع المرشحين المختارين بالكفاءة الكافية للقيام بالمهمة المعنية، وإلا فستكون القائمة المختصرة سيئة للغاية.
التعريف
لا يزال يتعين عليك تقديم تعريف جيد لهذا المرشح لسببين رئيسيين، أولاً، على الرغم من أنهم يعرفون ما تستلزمه الوظيفة، إلا أنهم لا يعرفون كيف تعمل شركتك فعليًا، لذلك عليك أن تبين لهم ذلك، قدّمهم لجميع الموظفين، وأظهر لهم أماكن المكاتب/الأقسام المختلفة، وأخبرهم أيضًا عن المتاجر المحلية المناسبة لاستراحات العشاء.
كل هذا يزيد من الشعور بالاهتمام والاحترافية من جانبك، ولكنه يضمن أيضًا أن المبتدئ الجديد سيصل إلى الأرض من اليوم الأول، يمكنك أيضًا أن تصاحبهم مع موظف يعمل منذ فترة طويلة لبضعة أيام، لتريهم الحبال ودمجهم.
لسوء الحظ، تميل الكثير من الشركات إلى تجاهل هذه الخطوة من العملية، حيث ترى أن التوجيه هو شيء "تتعلمه أثناء العمل"، على الرغم من أن هذا صحيح جزئيًا، إلا أنك لا تزال ترغب في منح المبتدئين وقتًا لتوجيه أنفسهم والعثور على "مكانهم المناسب" داخل شركتك.
إذا اتبعت جميع الخطوات المذكورة أعلاه في إدارة عملية التوظيف الخاصة بك، فلن تخطئ كثيرًا، وبطبيعة الحال، كما هو الحال مع أي شيء يعتمد على عدد كبير من الأشخاص، يمكن أن تواجه إدارة عملية التوظيف دائمًا تأخيرات ومشاكل غير متوقعة، يمكن أن يؤدي إلغاء المقابلات وعدم الحضور والنقص العام في المواهب القابلة للتطبيق إلى توقف التروس، من المهم أن تتذكر، طالما أنك حددت جدولًا زمنيًا، وقدمت وصفًا وظيفيًا دقيقًا واستخدمت الإستراتيجية الأكثر ملاءمة، فإنك تقلل من مخاطر حدوث أي مشاكل.
ومن خلال تنفيذ إدارة عملية التوظيف الشاملة هذه، من المحتمل أيضًا أن تقوم بتأمين مستقبل شركتك لسنوات قادمة. التأكد من أن المرشح مناسب تمامًا للدور ولروح العمل العامة للشركة سيزيد من فرصك في الاحتفاظ بالموظفين. باستخدام نظام تتبع طلبات المتقدمين DocSuiteATS، يمكنك تحسين عملية التوظيف لضمان اختيار الأفراد الذين يتناسبون مع متطلبات الشركة وثقافتها. كما أن بوابة التوظيف وتصفية المتقدمين تسهم في جذب وتقييم المرشحين المناسبين، مما يقلل من الحاجة إلى الحملات التوظيفية المتكررة ويوفر المال والوقت على المدى الطويل.
ما هو دور نظام دوك سويت HR
في عالم التوظيف المتطور، يعتبر نظام دوك سويت HR أداة حيوية تُسهِم في تحسين إدارة عملية التوظيف بشكل شامل وفعّال. بفضل مميزاته المتقدمة مثل إدارة السير الذاتية (CVs)، التي تتيح تحميل وتخزين السير الذاتية للمرشحين بشكل منظم، وجدولة المقابلات، التي تُحسن من تنظيم مواعيد المقابلات بين المرشحين وفريق التوظيف، يمكن للشركات إدارة جميع جوانب التوظيف بطريقة منظمة وسلسة.
إدارة السير الذاتية (CVs):
يوفر نظام دوك سويت HR إمكانية تحميل وتخزين السير الذاتية للمرشحين بشكل منظم، مما يسهل الوصول إليها وإدارتها. تتيح هذه الميزة لفريق التوظيف تصنيف السير الذاتية حسب معايير مختلفة، مما يساهم في تسريع عملية مراجعة الطلبات واختيار المرشحين الأكثر ملاءمة للوظائف الشاغرة.
جدولة المقابلات:
يساهم النظام في تنظيم جدول المقابلات بين المرشحين وفريق التوظيف بفعالية. من خلال واجهته السهلة الاستخدام، يمكن تنسيق المواعيد وتجنب التعارضات، مما يُحسن من سير عملية التوظيف ويضمن إجراء المقابلات في الوقت المناسب.
تتبع حالات الطلبات:
يُمكّن نظام دوك سويت HR من متابعة حالة كل طلب توظيف بدءًا من مرحلة التقديم وحتى اختيار المرشح المناسب. تتيح هذه الميزة لفريق التوظيف متابعة تقدم الطلبات، مما يُحسن من تنظيم عملية التوظيف ويضمن عدم فقدان أي طلبات هامة.
توليد التقارير:
يمكن للنظام إنشاء تقارير شاملة حول أداء عملية التوظيف، مما يساعد في تقييم فعالية استراتيجيات التوظيف واتخاذ قرارات استراتيجية مدروسة. تشمل هذه التقارير معلومات عن عدد الطلبات المستلمة، المواعيد النهائية للمقابلات، وأداء كل مرحلة من مراحل التوظيف.
تبسيط العملية:
يُسهم نظام دوك سويت HR في تقليل التكرار والأخطاء البشرية من خلال توحيد جميع عمليات التوظيف في منصة واحدة. يوفر النظام أدوات متكاملة لتنظيم كل جوانب عملية التوظيف، مما يُبسط العمليات ويُحسن من كفاءتها.
تحسين تجربة المرشح:
يعمل النظام على تحسين تجربة المرشح عبر توفير وسائل سلسة لتقديم الطلبات ومتابعة حالتها. يضمن هذا التفاعل السلس أن يشعر المرشحون بالراحة والاهتمام، مما يُعزز من سمعة الشركة كجهة توظيف متميزة.
تخزين البيانات بشكل آمن:
يوفر نظام دوك سويت HR بيئة آمنة لتخزين بيانات المرشحين والمعلومات الحساسة المتعلقة بعملية التوظيف. من خلال تطبيق تدابير أمان متقدمة، يضمن النظام حماية البيانات وحفظها بشكل سري، مما يُحافظ على سرية المعلومات ويُقلل من مخاطر الأمان.
.png)