منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل": تطور وتطبيق شامل لدعم التحول الرقمي في المملكة

فهرس الموضوع

منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل": تطور وتطبيق شامل لدعم التحول الرقمي في المملكة

تعد منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" إحدى المبادرات البارزة التي أطلقتها المملكة العربية السعودية ضمن إطار رؤيتها الطموحة لعام 2030، وهي تهدف إلى تحسين العمليات الرقابية والإشرافية على مختلف القطاعات الحكومية والخاصة من خلال تبني أحدث التقنيات الرقمية وتطبيقات الذكاء الاصطناعي، وتعزيز الشفافية والمساءلة في جميع المجالات.

وفي هذا المقال سنستعرض بشيء من التفصيل مكونات وأهداف منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"، والفوائد المتعددة التي تحققها على مختلف الأصعدة.

ما هي منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" ومراحل العمل بها

في إطار سعي المملكة العربية السعودية نحو التحول الرقمي وتحقيق مستهدفات رؤية 2030، قام الديوان العام للمحاسبة بخطوات حثيثة لتطوير وتطبيق منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" على المستودعات الحكومية ضمن منظومة "شامل" والرابط الخاص بها هنا، هذا النظام، الذي يعد نتاج سنوات من البحث والتطوير، يهدف إلى استبدال الوسائل التقليدية في الرقابة بوسائل إلكترونية متقدمة، مما يعزز من كفاءة الإنفاق الحكومي ويقلل من الهدر المالي.

يأتي هذا المشروع الطموح كجزء من جهود المملكة لتحقيق الشفافية والكفاءة في إدارة الموارد الحكومية، وضمان استغلالها الأمثل بما يعود بالنفع على كافة الجهات والقطاعات المستفيدة.

بدأ العمل على نظام الرقابة الإلكترونية "شامل" منذ أكثر من ٥ سنوات، حيث مر بعدة مراحل أساسية، بداية من مراجعة وتحديث قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية التي مضى على صدورها أكثر من 30 عاماً، وجد الديوان العام للمحاسبة أن الأنظمة الحالية لم تعد تتناسب مع التغيرات والتطورات الحديثة في إدارة وتنظيم المستودعات، مما دفعه لتشكيل فريق عمل مختص لمراجعة وتعديل هذه القواعد.

في المرحلة الثانية، تم تشكيل فريق عمل لمراجعة قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية، الذي توصل إلى عدم ملاءمة الأنظمة الحالية وضعف الرقابة عليها، مما استدعى تعديل معظم المواد وإضافة مواد جديدة. في المرحلة الثالثة، عمل الديوان على تحديث هذه القواعد بالتنسيق مع وزارة المالية، وتعميمها على الجهات المشمولة برقابة الديوان.

أتمتة نماذج الأوراق ذات القيمة الخاصة بالمستودعات الحكومية وتحديث الأحكام الخاصة بها كانت خطوة محورية في التحول الإلكتروني، حيث هدفت إلى رفع الكفاءة وتسهيل الإجراءات لتحقيق مستهدفات رؤية المملكة 2030، كما تم تطوير نظام حوكمة متكامل يسهم في تنسيق الجهود بين الجهات الحكومية، حيث تم تحديد المعايير التقنية الواجب توفرها في أنظمة المستودعات لضبط الإنفاق الحكومي وتلافي الهدر المالي.

منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" وتوحيد التصنيف والترميز

تهدف منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" الجديدة إلى توحيد تصنيف وترميز أصناف المستودعات الحكومية، مما يمكن الجهات من تحديد أرصدة الأصناف بدقة في أي وقت، وتسهل تبادل الأصناف بين الجهات الحكومية، تسى منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" أيضاً إلى إحكام الرقابة على المستودعات والمحافظة على محتوياتها من التلف أو الفقد أو السرقة، وربط إدارة المشتريات والإدارة المالية وإدارة المستودعات في نظام تنفيذي متكامل يبدأ من مرحلة الطلب حتى التسليم.

الجرد الآلي وتحديد الاحتياجات

يمثل تحديد الاحتياجات بدقة من الأصناف وتنفيذ عمليات الجرد الآلي للمخزون بجميع أنواعه جزءاً أساسياً من النظام، حيث يسهمان في الحد من الهدر وتكدس الأصناف في المستودعات، ويمكن للنظام أيضاً إعداد التقارير الشاملة عن المخزون ومدى تغطيته لاحتياجات الجهة خلال فترة زمنية معينة، مما يسهل الرجوع إلى المواد المتوفرة في حال الطوارئ.

مكونات منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"

تتكون منظومة "شامل" من مجموعة متكاملة من الأدوات والتقنيات المتقدمة التي تعمل بتنسيق تام لضمان تحقيق أعلى مستويات الدقة والفعالية في العمليات الرقابية، وتشمل هذه المكونات منصات إلكترونية متطورة تم تصميمها لتسهيل جمع وتحليل البيانات من مختلف الجهات الرقابية.

كما تشمل هذه المنظومة استخدام تقنيات الذكاء الاصطياعي والتعلم الآلي لتحليل البيانات الضخمة والكشف عن الأنماط غير الطبيعية أو المخالفات المحتملة في العمليات، بالإضافة إلى ذلك، تم تزويد منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" بنظام متكامل لإدارة الوثائق يتيح للمستخدمين الوصول إلى كافة الوثائق والمستندات ذات الصلة بعمليات الرقابة بشكل آمن وسريع.

ويعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً أساسياً من منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"، حيث يضمن تحقيق الشفافية وسهولة الوصول إلى المعلومات المطلوبة، كما تتضمن المنظومة نظاماً لتتبع الأداء يمكن الجهات الرقابية من مراقبة أداء المؤسسات والجهات التي تخضع لرقابتها بشكل مستمر، ويسهم هذا النظام في تحديد المشكلات والأخطاء بشكل مبكر، مما يمكن من اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة بسرعة وفعالية.

ومن الجدير بالذكر أن منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" تعتمد أيضاً على تقنيات الأمان السيبراني المتقدمة لحماية البيانات والمعلومات من أي محاولات اختراق أو تسريب، وهذا يعزز من مصداقية المنظومة ويطمئن جميع الأطراف المعنية بسلامة المعلومات والبيانات.

أهداف منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"

تهدف منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" إلى تحقيق مجموعة من الأهداف الاستراتيجية التي تتماشى مع رؤية المملكة 2030، والتي تهدف إلى تعزيز مكانة المملكة كمركز إقليمي وعالمي للتكنولوجيا والابتكار، وتشمل هذه الأهداف تحسين الكفاءة التشغيلية للجهات الرقابية من خلال توفير أدوات وتقنيات متقدمة تسهم في تقليل الوقت والجهد المطلوبين لإجراء عمليات الرقابة.

بالإضافة إلى ذلك، تهدف المنظومة إلى تعزيز الشفافية والمساءلة من خلال إتاحة البيانات والمعلومات بشكل مفتوح وآمن، مما يمكن الجهات المعنية من مراقبة الأداء واتخاذ القرارات المبنية على بيانات دقيقة وموثوقة.

ومن بين الأهداف الأخرى لمنظومة "شامل" تحسين جودة الخدمات المقدمة للمواطنين والمقيمين من خلال تسريع الإجراءات الرقابية وتقليل البيروقراطية، وهو ما يسهم في تحسين تجربة المستخدمين ويزيد من رضاهم عن الخدمات الحكومية، كما تهدف المنظومة إلى دعم الاقتصاد الوطني من خلال توفير بيئة استثمارية أكثر جاذبية وموثوقية، حيث تساهم في تعزيز الثقة في المؤسسات والشركات السعودية، مما يشجع المستثمرين المحليين والأجانب على ضخ مزيد من الاستثمارات.

ومن الجدير بالذكر أن منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" تسعى أيضاً إلى بناء قدرات الكوادر الوطنية في مجال الرقابة والإشراف من خلال تقديم برامج تدريبية متخصصة تركز على استخدام التقنيات الحديثة وتطبيق أفضل الممارسات العالمية.

منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" و DocSuite HR

يمكن لنظام DocSuite HR أن يلعب دوراً حيوياً في تسهيل استخدام منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" من خلال تقديم عدة مزايا تكاملية:

أولاً، يمكن للنظام أن يساعد في إدارة الموارد البشرية المرتبطة بعمليات المستودعات من خلال تتبع الموظفين المسؤولين عن عمليات الجرد والإشراف على المخزون، مما يضمن توزيع المهام بشكل فعال ويقلل من احتمالية الأخطاء البشرية.

ثانياً، يمكن لنظام DocSuite HR أن يدمج بسهولة مع منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" لتوفير واجهة مستخدم موحدة تسهل على الموظفين الوصول إلى المعلومات والبيانات الخاصة بالمستودعات وتنفيذ الإجراءات المطلوبة بفعالية وسرعة، هذا الربط يمكن أن يساعد أيضاً في إعداد التقارير الدورية وتحليل البيانات لتحديد الاتجاهات والمشكلات المحتملة في إدارة الموارد البشرية.

ثالثاً، من خلال استخدام نظام DocSuite HR، يمكن تحسين التدريب والتطوير المستمر للموظفين من خلال توفير دورات تدريبية مخصصة حول كيفية استخدام منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" بشكل فعال، مما يرفع من مستوى الكفاءة والإنتاجية.

رابعًا: يعزز الربط بين منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" ونظام DocSuite HR الكفاءة والشفافية في إدارة المستودعات الحكومية، حيث يمكن مراقبة أداء الموظفين وتقييمهم بشكل مستمر، وضمان الالتزام بالإجراءات والمعايير المعتمدة، بالإضافة إلى ذلك، يسهم هذا التكامل في تقليل الوقت والجهد المبذول في إدارة العمليات الورقية التقليدية، ويتيح للجهات الحكومية التركيز على تحسين الخدمات وتطويرها.

تمثل منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" خطوة هامة نحو تحقيق التحول الرقمي في المملكة العربية السعودية، ويسهم بشكل كبير في رفع كفاءة إدارة المستودعات الحكومية وتحقيق مستهدفات رؤية المملكة 2030، من خلال الربط مع نظام دوك سويت HR، يمكن تعزيز الكفاءة والشفافية، مما يضمن الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة وتحقيق كفاءة الإنفاق الحكومي.