5 من أهم إجراءات إدارة الموارد البشرية

فهرس الموضوع

قد يكون من المغري تأجيل مهمة كتابة سياسات وإجراءات إدارة الموارد البشرية الرسمية الخاصة بك، خاصة إذا كنت تدير شركة ناشئة أو شركة صغيرة، قد يكون لديك أشياء أخرى أكثر إلحاحًا يجب عليك الاهتمام بها – أو ربما لديك فريق صغير وترغب في إبقاء الأمور ودية وغير رسمية.

 ولكن على الرغم من أهمية الثقة بين صاحب العمل والموظفين، فإن عدم وجود مبادئ توجيهية واضحة وشفافة يضمن أن يؤدي في النهاية إلى سوء الفهم، لا تنتظر ظهور المشكلات لإضفاء الطابع الرسمي على سياساتك، ضع إجراءات إدارة الموارد البشرية والقواعد الأساسية ااواضحة لموظفيك، واحم حقوقك كصاحب عمل، وتأكد من بقاء فريقك على نفس المنوال.

 دعنا نتعمق أكثر في إجراءات إدارة الموارد البشرية الأساسية التي يجب تضمينها في دليل الموظف الخاص بك.

لماذا يحتاج قسمك إلى إجراءات إدارة الموارد البشرية

 الجواب بسيط: فبينما يمكنك ببساطة الضغط على زر "ابدأ" في برنامج كمبيوتر ثم الجلوس، يحتاج الموظفون إلى سياسات إجراءات إدارة الموارد البشرية للعمل بفعالية والتطور بشكل مناسب في أدوارهم وأماكن عملهم المعقدة.

 بالإضافة إلى ذلك، فإن تحديد قواعد ولوائح شركتك للموظفين بوضوح – وبالطبع متابعتها باستمرار – يمكن أن يحمي مؤسستك من الدعاوى القضائية المكلفة.

ما هي سياسات وإجراءات إدارة الموارد البشرية؟

تعد سيياسات الموارد البشرية، قواعد ومبادئ توجيهية رسمية تضعها الشركات لإدارة موظفيها، ومن ناحية أخرى، فإن إجراءات إدارة الموارد البشرية هي عبارة عن تعليمات خطوة بخطوة تحدد الإجراءات التي ينبغي اتخاذها للامتثال لهذه السياسات، يعد تحديد هذه السياسات وإجراءات إدارة الموارد البشرية إحدى الوظائف الأساسية لإدارة الموارد البشرية.

تغطي سياسات الموارد البشرية مجموعة متنوعة من الجوانب المختلفة لإدارة الموارد البشرية، مثل:

 توظيف

 اللباس الواجب ارتداؤه

 تعويض العمل الإضافي

 أجازة

 الأيام المرضية والإجازات الشخصية

 تقييم الأداء

 أهداف سياسات وإجراءات إدارة الموارد البشرية

 في حين أن بعض إجراءات إدارة الموارد البشرية وسياسات الموارد البشرية مطلوبة بموجب القانون، إلا أن هذا ليس السبب الوحيد لضرورتها، بالإضافة إلى حماية مؤسستك من المطالبات القانونية، تلعب السياسات دورًا مهمًا في تعزيز ثقافة الثقة والعدالة والشمول.

 تشمل فوائد وجود سياسات واضحة وشاملة للموارد البشرية ما يلي:

 توفر سياسات الموارد البشرية الحماية القانونية لشركتك

 ينقلون شروط التوظيف بشفافية

 إنهم يحددون توقعات الموظفين فيما يتعلق بنموهم الوظيفي

 أنها تساعدك على معالجة شكاوى الموظفين والنزاعات

 فهي تعمل على تسريع عملية اتخاذ القرار بشأن مختلف مسائل الموارد البشرية

 أنها تساعد على ضمان معاملة جميع الموظفين على قدم المساواة وعادلة

 أنها تساعد على خلق بيئة عمل آمنة وصحية

 إنها بمثابة الأساس لتبسيط وأتمتة عمليات الموارد البشرية

كيفية كتابة إجراءات إدارة الموارد البشرية بشكل فعال

 حافظ على اتساق هيكل وتنسيق سياسات الموارد البشرية وإجراءات إدارة الموارد البشرية لديك، في حين أن كل شركة لديها قوالبها الداخلية الخاصة لكتابة سياسات الموارد البشرية، إلا أن المحتوى عادة ما يكون مشابهًا تمامًا ويتضمن العناصر التالية:

 اسم السياسة

 تاريخ سريان السياسة (وتواريخ أي مراجعات أو تحديثات)

 اسم الشخص المسؤول عن تحديث السياسة والإجابة على الأسئلة المتعلقة بها

 الغرض من السياسة

 (اختياري) تعريفات المصطلحات الخاصة المستخدمة في السياسة

 بيان السياسة الرئيسية

 النطاق وقابلية التطبيق (بما في ذلك الاستثناءات المسموح بها)

 لكي تكون فعالة وتحقق الأهداف المذكورة أعلاه، يجب أن تكون سياسات الموارد البشرية قابلة للبحث ويمكن للموظفين اكتشافها بسهولة، انشر سياسات الموارد البشرية في دليل الموظف أو بوابة الشبكة الداخلية للشركة وشاركها مع الفريق بأكمله.

استخدم الروابط الداخلية لتنظيم السياسات ذات الصلة معًا واسمح لفريقك بتصفح دليل الموظف مثل ويكيبيديا الداخلية الخاصة بفريقك.

 5 سياسات إجراءات إدارة الموارد البشرية يمكنك تنفيذها على الفور

سياسات التوظيف والتعيين

الموظفون هم أساس شركتك، وتطوير إجراءات إدارة الموارد البشرية الذكية للتوظيف والتوظيف يضمن استقرار الأساس.

 يجب أن يكون لدى كل قسم للموارد البشرية سياسات وإجراءات واضحة بشأن كيفية الإعلان عن الوظائف، وإنشاء الطلبات، والتأهيل المسبق للمرشحين، ونقل المرشحين خلال عملية التوظيف.

 إن تصميم سياسات توظيف سلسة وجذابة ومهنية يمكن أن يساعد شركتك على إبرام الصفقة مع أفضل المواهب، تستثمر الشركات في تجربة مرشح قوية تعمل على تحسين جودة التوظيف لديها بنسبة 70 بالمائة، مع احتدام "الحرب من أجل المواهب"، لا يمكنك تحمل خسارة أفضل الموظفي.

استراتيجية حماية بيانات الموظف

 بدءًا من مستندات الإعداد ونماذج I-9 وحتى الأعمال الورقية وتقييمات الأداء، تكون أقسام الموارد البشرية مسؤولة عن كمية لا تصدق من بيانات الموظفين الحساسة.

 ولهذا السبب، تدعو أفضل ممارسات الموارد البشرية إلى تنفيذ استراتيجيات وإجراءات حماية بيانات الموظفين، قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى دعاوى قضائية مكلفة.

 إحدى الطرق للتأكد من أمان بيانات موظفيك هي استخدام نظام إدارة السجلات الرقمية المركزي للموظفين، من خلال التخلص من الورق وتخزين مستندات الموظفين على السحابة، يمكن لبرنامج إدارة الموظفين مثل دوك سويت HR مشاركة الملفات بشكل آمن، والتحكم في من يمكنه الوصول إلى الملفات ومتى، وإنتاج مسار مدقق لجميع الإجراءات في كل مستند.

سياسات تدريب وتطوير الموظفين

 وفي استطلاع أجراه معهد العمل عام 2022، أشار 22% من الموظفين إلى أن فرص النمو أو الترقية كانت السبب الرئيسي لترك الوظيفة، بينما أشار 11% إلى نقص التدريب والموارد والتمكين. من الواضح أن التدريب والتطوير والنمو الوظيفي هي عوامل أساسية للاحتفاظ بالموظفين.

 يعد معدل دوران الموظفين مكلف جدًا – حيث تشير التقديرات إلى أن الشركة تكلف ما بين 1.5 إلى 2 ضعف الراتب السنوي للموظف لاستبداله – لذا فإن إنشاء استراتيجيات تطوير الموظفين كجزء من إجراءات إدارة الموارد البشرية أمر بالغ الأهمية، من خلال تزويد الموظفين والمديرين بمواد تدريب الموظفين ومسارات واضحة للتقدم، ستمنع المواهب عالية المستوى من المضي قدمًا مع تحسين النتيجة النهائية لشركتك.

سياسات التمييز غير القانوني

 تقع على عاتق الموارد البشرية مسؤولية حماية الموظفين من التمييز في مكان العمل. وكما أثبتت عناوين الأخبار، لا تأخذ جميع الشركات هذه المسؤولية على محمل الجد.

 منذ عام 2000، قامت حوالي 99% من شركات Fortune 500 بدفع تسويات لواحدة أو أكثر من قضايا التمييز أو التحرش. من الأهمية بمكان أن يقوم كل قسم من أقسام الموارد البشرية بإنشاء سياسات تمييز غير قانونية ونشرها وتنفيذها باستمرار، والتي تمنع الموظفين من التعرض لمعاملة غير عادلة بسبب عوامل تشمل العرق والعمر والدين والحالة الصحية والتوجه الجنسي والجنس.

السياسات التأديبية وإنهاء الخدمة

 عندما يكون أداء الموظف ضعيفًا، يمكن أن ترتفع التوترات، غالبًا ما يكون المديرون غير متأكدين من كيفية التعامل مع هذه المواقف وتتدهور الروح المعنوية عندما يبدو أن الموظف قد تعرض للعقاب التعسفي أو إنهاء عمله.

 إن وضع سياسات تأديبية وسياسات إنهاء خدمة واضحة يمكن أن يساعد في ضمان المعاملة العادلة لموظفيك، وغرس الثقة في المديرين، وإبقاء شركتك خارج المحكمة. بالإضافة إلى تطوير إجراءات الموارد البشرية للإجراءات التأديبية وإجراءات إنهاء الخدمة، من المهم إنشاء خطط لتحسين الأداء ذات أهداف قابلة للقياس.

 من أجل التركيز على أفضل ممارسات وإجراءات إدارة الموارد البشرية، من المهم تقليل الوقت الذي يقضيه فريقك في إدارة السجلات الرقمية للموظفين، أفضل مكان للبدء هو إنشاء نظام لإدارة المستندات يسهل سير العمل بشكل أكثر ذكاءً وكفاءة.

ما العلاقة بين وضع إجراءات إدارة الموارد البشرية ونظام دوك سويت HR

العلاقة بين وضع إجراءات إدارة الموارد البشرية ونظام دوك سويت (DocSuite HR) تتمثل في تعزيز كفاءة وفعالية إدارة الموارد البشرية من خلال التكنولوجيا. فيما يلي نقاط توضيحية لهذه العلاقة:

التنظيم والأتمتة: يساعد نظام دوك سويت HR في تنظيم وأتمتة العديد من العمليات الإدارية للموارد البشرية مثل إدارة الرواتب، الحضور، الإجازات، وتقييم الأداء، هذا يقلل من العبء الإداري ويسمح للموظفين بالتركيز على الأنشطة الاستراتيجية.

تحسين الدقة وتقليل الأخطاء: باستخدام نظام دوك سويت HR، يمكن تقليل الأخطاء الناجمة عن المعالجة اليدوية للبيانات، يتم تخزين جميع المعلومات بشكل رقمي ومنهجي، مما يسهل الوصول إليها ومراجعتها بدقة.

تحليل البيانات واتخاذ القرارات: يوفر النظام أدوات لتحليل بيانات الموظفين واستخراج تقارير مفصلة تساعد الإدارة في اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التوظيف، التدريب، التطوير الوظيفي، وغيرها. وإحراءات إدارة الموارد البشرية.

الامتثال للقوانين واللوائح: يمكن للنظام مساعدة الشركات في الالتزام بالقوانين واللوائح المحلية المتعلقة بالعمل والموارد البشرية، من خلال توفير تحديثات دورية وتذكيرات بالمواعيد النهائية الهامة.

تحسين التواصل الداخلي: يمكن للنظام تسهيل التواصل بين الإدارة والموظفين من خلال بوابات الخدمة الذاتية، حيث يمكن للموظفين الوصول إلى معلوماتهم الشخصية، تقديم طلبات الإجازة، أو الاطلاع على سياسات الشركة بسهولة.

بإجمال، يؤدي دمج نظام دوك سويت HR في إجراءات إدارة الموارد البشرية إلى تحسين الكفاءة التشغيلية، تعزيز الدقة، وضمان الامتثال، مما يساهم في تحقيق أهداف الموارد البشرية بفعالية أكبر.