إشعارات الموظفين: ما يحتاج قسم الموارد البشرية إلى معرفته |
بالإضافة إلى مخاوف الامتثال اليومية، يجب على الموارد البشرية أيضًا الالتزام بالمتطلبات القانونية الصارمة التي تحمي الموظفين والمؤسسة، مثل إشعارات الموظفين، يقضي محترفو الموارد البشرية قدرًا كبيرًا من الوقت في إدارة إشعارات الموظفين وتوزيعها وتوثيقها من أجل البقاء متوافقين مع القوانين العامة وقوانين الشركة، والقواعد يمكن أن تتغير مع كل عام جديد!
.png)
مع أخذ ذلك في الاعتبار، إليك في هذا المقال ما تحتاج إلى معرفته حول إشعارات الموظفين.
ما هو نظام إشعارات الموظفين؟
يتيح لك نظام إشعارات الموظفين التواصل مع جمهورك من خلال أي قناة على أي جهاز، ويسمح هذا النوع من النظام بالاتصال ثنائي الاتجاه في الوقت الفعلي لإبلاغ الموظفين بالمعلومات المتعلقة بالأحداث التي يهتمون بها ولإبلاغ المسؤولين بالتحديثات ذات الصلة أو التعليقات حول المواقف في منطقتهم.
يجب أن يكون نظام إشعارات الموظفين قادرًا على إرسال الرسائل عبر قنوات متعددة بما في ذلك الرسائل النصية والبريد الإلكتروني والمكالمات الصوتية ووسائل التواصل الاجتماعي – وغيرها، ومن خلال زيادة عدد القنوات التي يمكن للمنصة إخطار الموظفين من خلالها، يصبح الإشعار أكثر وضوحًا للمستخدم النهائي، مما يضمن رؤيته للرسالة وقدرته على التصرف وفقًا لذلك.
إن الرسائل التي يرسلها أصحاب العمل حول المواقف التي تؤثر على حياتهم العملية هي أمر يتوقعه الموظفون، ويمكن أن تكون هذه المواقف عادية مثل تغيير وقت الاجتماع، أو حاسمة، ومن ضمن إشعارات الموظفين:
حالات الطوارئ
يجب إخطار الموظفين بالحالات الطارئة التي تؤثر عليهم، عندما تتعطل أنظمة تكنولوجيا المعلومات أو تنقطع الطاقة بشكل غير متوقع، فإن نظام إشعارات الموظفين هو الطريقة الوحيدة للحفاظ على أمان المؤسسة وإعلامها أثناء المواقف الحرجة.
إغلاق المكاتب
يمكن أن يحدث إغلاق المكاتب فجأة، وقد يؤدي الفشل في إعلام الموظفين بهذه التغييرات إلى الكثير من الإحباط وعدم الكفاءة، في بعض الحالات، من المحتمل أن يظل الموظفون يأتون، ويواجهون مواقف محفوفة بالمخاطر عند الوصول إلى المكتب، يقوم نظام تنبيه الموظفين بإبلاغهم بالإغلاق في وقت مبكر بما يكفي حتى يتمكنوا من تجنب أي ضرر غير مبرر والتخطيط مسبقًا.
الطقس السيئ
يمكن للطقس العاصف أن يضع الموظفين في مواقف قد تكون خطرة، على سبيل المثال، يمكن أن تسبب الأمطار الغزيرة أو الثلوج ظروف قيادة محفوفة بالمخاطر بشكل لا يصدق للموظفين في طريقهم إلى العمل، من الضروري أن يكون هناك حل يخطر الموظفين بسرعة وأمان عند حدوث هذه المواقف وكيفية التعامل معها.
.jpg)
ما هي متطلبات إشعارات الموظفين؟
مع دخولنا العام الجديد، من المهم أن يعرف قسم الموارد البشرية وأصحاب العمل أنهم مسؤولون عن الكشف عن معلومات معينة للامتثال لمجموعة متنوعة من قوانين ولوائح العمل، في كثير من الحالات، تطلب وزارة القوى العاملة من أصحاب العمل نشر معلومات للموظفين إما عبر الإنترنت أو في مكان عام يكون مرئيًا للغاية.
بالنسبة لكل لائحة امتثال، توضح وزارة القوى العاملة أنواع أصحاب العمل الذين يجب عليهم نشر أو توزيع إشعارات الموظفين التي تنطبق على مكان عملهم أو القوى العاملة لديهم، على سبيل المثال، تنطبق بعض متطلبات الإشعار فقط على الموظفين بالدولة وليس على العاملين في القطاع الخاص، هناك أيضًا إشعارات مطلوبة فقط في صناعات محددة، مثل التصنيع.
متى يطلب من أصحاب العمل إشعارات الموظفين؟
نظرًا لأن إشعارات الموظفين تنطبق على مجموعة متنوعة من المواقف وأصحاب العمل والصناعات، فلا يوجد تاريخ امتثال واحد للكشف عن الإشعارات، ومع ذلك، يمكن تصنيف إشعارات الموظفين حسب هذه الأحداث الخمسة المحفزة:
الإشعارات عند الاستئجار: يمكن أن يشمل ذلك إشعار Marketplace Exchange، المطلوب بموجب قانون الرعاية الميسرة والمتعلق بالتأمين الصحي، تذكر أنه يجب على الموظفين الجدد أيضًا ملء النماذج المطلوبة، مثل نموذج اقتطاع الضرائب ونموذج التحقق من إذن العمل.
الإشعارات عند تقديم المزايا الصحية: يمكن أن تشمل هذه الإشعارات ملخص المزايا والتغطية (SBC)، وإشعار صاحب العمل، وإشعار قانون صحة المرأة، وإشعار قانون المواليد الجدد.
الإشعارات المستحقة عند اكتمال التسجيل: من بين هذه الإشعارات إشعار الخصوصية لـ HIPAA، وإشعار الحقوق العامة لـ COBRA، ووصف الخطة الموجزة (SPD)، وإشعار حماية المريض.
إشعارات بشأن أحداث معينة: يشمل ذلك أحداث الحياة، مثل الطلاق – عندما يكون هناك حاجة إلى إشعار طلب إعالة الطفل الطبي المؤهل – أو فقدان تغطية التأمين الصحي – عندما يكون هناك حاجة إلى إشعار انتخابات.
الإشعارات بحلول تاريخ معين: تتضمن هذه الإشعارات كل شيء بدءًا من إشعار التغطية الجديرة بالثقة، والتقارير السنوية الموجزة للخطط، تتضمن بعض متطلبات الكشف عن الموظفين الخاصة بالتاريخ أيضًا تقديم التقارير إلى الجهات المختصة.
ما هي إشعارات الموظفين التي يتعين على أصحاب العمل نشرها؟
وفقًا للوائح الامتثال، يجب على أصحاب العمل نشر ملصقات محددة في المواقع ذات حركة المرور العالية والتي تكون مرئية بوضوح للموظفين الحاليين والمحتملين، يجب على الشركات أيضًا إتاحة هذه الملصقات رقميًا على شبكة الإنترانت الخاصة بالمؤسسة بالإضافة إلى نشرها في مساحة العمل الفعلية.
كحد أدنى، يجب أن تتضمن هذه المشاركات ما يلي:
- تكافؤ فرص العمل (EEO)
- إشعار مكافحة التمييز
- حالة الاستقطاع
- إشعار يوم الدفع
- قانون حقوق التوظيف وإعادة التوظيف في الخدمات الموحدة (USERRA)
- قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA)
- الحد الأدنى الفيدرالي للأجور
- قانون حماية جهاز كشف الكذب للموظفين
- قانون السلامة والصحة المهنية (OSHA)
يمكنك شراء هذه الملصقات من شركات مثل Labor Law Compliance Center، التي تجمع جميع إشعارات الامتثال ذات الصلة، وأحيانًا مقابل مبلغ زهيد يصل إلى 10 دولارات.
الميزات التي يجب البحث عنها في نظام إشعارات الموظفين
تعد المجموعة القوية من الميزات في نظام إشعارات الموظفين الخاص بك أمرًا ضروريًا لإبلاغ موظفيك بموقف وشيك بسرعة وكفاءة، يجب أن تشمل الميزات ما يلي:
- التواصل في اتجاهين
- تجميع المستخدمين
- تطبيق جوال
- ميزات الخريطة لإرسال التنبيهات بسرعة بناءً على الموقع
يمكّن الاتصال ثنائي الاتجاه من إرسال رسالة إلى المسؤولين كرد على إشعار أولي، أو كرسالة منفصلة، كما أنها تسمح للموظفين بالوصول إلى رقم هاتف الطوارئ لتلقي التحديثات أو تقديم النصائح حول الأحداث الجارية، ويمكن أن تكون هذه الرسائل حيوية في الإبلاغ عن معلومات إضافية حول حدث ما أو إرسال حالة الرفاهية.
تعد القدرة على فرز المستخدمين إلى مجموعات أمرًا ضروريًا في نظام إشعارات الموظفين الجماعية، يقومون بتعيين موظفين مماثلين حسب القسم أو الموقع أو أي فئة أخرى ذات صلة بالمنظمة، ويمكن أن تحتوي المجموعات على تسلسلات هرمية أيضًا، على سبيل المثال، يمكن أن تحتوي مجموعة مكاتب على عدة مجموعات أصغر لأقسام مثل العمليات والتسويق والمبيعات.
سيوفر نظام إشعارات الموظفين الشامل أيضًا تطبيقًا للهاتف المحمول، وسيسمح تطبيق الهاتف المحمول المصمم جيدًا للمسؤولين بإرسال التنبيهات ومراقبة التهديدات أثناء التنقل، لا يقع الحدث المهم دائمًا عندما تكون في مكتبك، لذا تعد وظائف الهاتف المحمول أمرًا بالغ الأهمية لنظام اتصالات شامل.
توفر ميزات الخريطة، مثل تحديد الموقع الجغرافي، للمسؤولين القدرة على إرسال إشعارات الموظفين في منطقة معينة، كل ذلك ببضع نقرات، ويتم تحديث مواقع المستخدم في الوقت الفعلي لضمان دقة المواقع والتنبيهات ذات الصلة.
كيف يمكن لنظام دوك سويت HR المساعدة في إشعارات الموظفين
يمكن أن يساعد نظام إدارة الموارد البشرية (HRIS) الشامل مثل دوك سويت HR في متطلبات إشعارات الموظفين، يمكن لنظامنا:
التذكير بالمواعيد الهامة: يمكن لنظام دوك سويت HR إرسال إشعارات تذكيرية للموظفين بالمهام الهامة والمواعيد الضرورية، مثل تقديم طلبات الإجازة أو الإعلان عن مواعيد التقييم السنوي.
متابعة الاجتماعات والمواعيد القانونية: يمكن للنظام متابعة الاجتماعات الدورية والمواعيد القانونية لتقديم التقارير والمستندات الهامة، مما يسهل على الإدارة تلك العمليات بشكل أكثر فاعلية.
إدارة الأداء والتقييمات السنوية: يمكن لنظام دوك سويت HR توفير منصة لإدارة عمليات تقييم الأداء السنوية، بما في ذلك تقديم رجع الصدى وتحديد الأهداف ومتابعة تقدم الموظفين.
تبادل المعلومات بين الموظفين والإدارة: يسهل النظام تبادل المعلومات بين الموظفين والإدارة بشكل فعال وآمن، سواءً كان ذلك من خلال منصة الرسائل الداخلية أو الوثائق المشتركة.
باستخدام هذه الميزات، يمكن لنظام دوك سويت HR تسهيل عملية إدارة إشعارات الموظفين وتنظيمها بشكل أكثر كفاءة وفعالية.