5 طرق لإدارة طلبات الموظفين واستفساراتهم بلطف وكفاءة |
باعتبارك متخصصًا في الموارد البشرية، فمن المحتمل أنك تتعامل مع الكثير من طلبات واستفسارات الموظفين بشكل يومي، سواء كان الأمر يتعلق بالرواتب أو المزايا أو السياسات أو التطوير الوظيفي، فأنت تريد توفير معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب لموظفيك، مع الحفاظ أيضًا على أسلوب ودود ومحترم، كيف يمكنك إدارة طلبات الموظفين واستفساراتهم بلطف وكفاءة؟
.png)
تعرف في هذا المقال على كيفية إدارة طلبات الموظفين..svg)
كيفية إدارة طلبات الموظفين
تعرف على بعض النصائح الهامة لمساعدتك في إدارة طلبات الموظفين:
استخدام نظام التذاكر
نظام التذاكر هو أداة برمجية تسمح لك بتتبع وإدارة طلبات الموظفين واستفساراتهم وتحديد أولوياتها وحلها، كما يساعدك على تجنب فقدان أو نسيان أي طلبات، بالإضافة إلى مراقبة حالة كل طلب وتقدمه، يمكّنك نظام التذاكر أيضًا من إدارة طلبات الموظفين من خلال التواصل معهم عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة أو الهاتف وإرسال التحديثات والإشعارات الآلية إليهم، باستخدام نظام التذاكر، يمكنك تحسين وقت الاستجابة والجودة والاتساق، بالإضافة إلى تقليل الأخطاء والارتباك أثناء إدارة طلبات الموظفين.
تصنيف وتفويض الطلبات
ليست كل الطلبات والاستفسارات واحدة، قد يكون بعضها بسيطًا ومباشرًا، بينما قد يكون البعض الآخر معقدًا وحساسًا، قد تتطلب إدارة طلبات الموظفين منك خبرتك واهتمامك في بعض الأحيان، بينما قد يتم التعامل مع البعض الآخر من قبل موظفي أو إدارات الموارد البشرية الأخرى، لإدارة طلبات الموظفين واستفساراتهم بكفاءة، تحتاج إلى تصنيفها وتفويضها وفقًا لمدى إلحاحها وأهميتها وملاءمتها، يمكنك استخدام نظام التذاكر لتعيين الطلبات للشخص أو الفريق المناسب وتحديد المواعيد النهائية والتذكيرات لهم، بهذه الطريقة، يمكنك التأكد من أن كل طلب يتم التعامل معه بواسطة الشخص المناسب، وفي الوقت المناسب، وبالطريقة الصحيحة.
إنشاء وتحديث الأسئلة الشائعة والموارد
إحدى أفضل الطرق لإدارة طلبات الموظفين واستفساراتهم بلطف وكفاءة هي منع حدوثها في المقام الأول، كيف؟ من خلال إنشاء وتحديث الأسئلة الشائعة والموارد التي تجيب على الأسئلة الشائعة والمتكررة التي قد تكون لدى الموظفين، يمكن أن تتضمن الأسئلة الشائعة والموارد المستندات أو مقاطع الفيديو أو الندوات عبر الإنترنت أو ملفات البودكاست التي تغطي موضوعات مثل كشوف المرتبات أو المزايا أو السياسات أو الإجراءات أو التطوير الوظيفي، يمكنك تسهيل وصول الموظفين إلى هذه الأسئلة الشائعة والموارد من خلال شبكة الإنترانت أو موقع الويب أو النشرة الإخبارية، ومن خلال القيام بذلك، يمكنك تمكين موظفيك من العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها بأنفسهم، وإدارة طلبات الموظفين وتقليل عدد ما تتلقاه طلبات واستفسارات.
كن متعاطفًا ومحترفًا
لا تقتصر إدارة طلبات الموظفين واستفساراتهم على توفير المعلومات فحسب، بل تتعلق أيضًا ببناء العلاقة والثقة مع موظفيك، للقيام بذلك، عليك أن تكون متعاطفًا ومحترفًا في اتصالاتك، التعاطف يعني فهم احتياجات موظفيك ومشاعرهم ووجهات نظرهم، وإظهار اهتمامك بهم واحترامهم لهم، الاحتراف يعني اتباع معايير وأخلاقيات دورك، وأن تكون واضحًا وموجزًا ومهذبًا في رسائلك، من خلال التعاطف والمهنية، يمكنك إدارة طلبات الموظفين واستفساراتهم بطريقة تجعل موظفيك يشعرون بالتقدير والرضا.
التماس والتصرف بناء على ردود الفعل
أخيرًا، لإدارة طلبات الموظفين واستفساراتهم بلطف وكفاءة، تحتاج إلى التماس التعليقات من موظفيك والتصرف بناءً عليها، تُعد التعليقات مصدرًا قيمًا للمعلومات التي يمكن أن تساعدك في تحديد نقاط القوة والضعف في خدمتك، بالإضافة إلى الفرص والتحديات التي تواجه التحسين، يمكنك الحصول على تعليقات من موظفيك من خلال الاستطلاعات أو استطلاعات الرأي أو المقابلات، وسؤالهم عن مدى رضاهم وتوقعاتهم واقتراحاتهم، ويمكنك أيضًا استخدام نظام التذاكر لقياس المقاييس مثل وقت الاستجابة ومعدل الدقة ورضا العملاء، من خلال التماس التعليقات والتصرف بناءً عليها، يمكنك تحسين جودة الخدمة بشكل مستمر وتعزيز تجربة موظفيك.
.png)
ما هي أهم 9 طلبات من الموظفين لمديري الموارد البشرية؟
طلبات الموظفين هي عملية تستغرق وقتًا طويلًا ومكلفة للشركات، ومع ذلك، هذا لا يعني أنه يجب تخطيها أو تقليل أولوياتها، يعد تقديم عملية فعالة لإدارة طلبات الموظفين أمرًا ضروريًا لبناء فرق مشاركة وواسعة الاطلاع وإعداد نفسك لتقديم تجربة تُسعد الموظفين، من ناحية أخرى، قد يؤدي التعامل الخاطئ مع الطلبات إلى ارتفاع معدلات دوران الموظفين، وإحباط الموظفين، وارتفاع تكاليف عملك على المدى الطويل.
تناول تحليل نُشر في MIT Sloan Management Review بيانات من 600 شركة، بما في ذلك حجم مبيعاتها من أبريل إلى سبتمبر 2021، ومراجعات Glassdoor من السنوات القليلة الماضية و172 مقياسًا ثقافيًا، وفقاً للبحث، فإن الرغبة في الهروب من ثقافة مكان العمل هي السبب الرئيسي وراء ترك الأشخاص لوظائفهم، وفي الواقع، وجد البحث أن وجود ثقافة صحية هو أكثر أهمية للموظفين بعشر مرات من الراتب.
في حين أن الترتيب المحدد لطلبات الموظفين قد يختلف اعتمادًا على الصناعة والشركة والظروف الفردية، فإليك تسعة طلبات شائعة يقدمها الموظفون غالبًا لمديري الموارد البشرية:
الراتب والتعويضات
كثيرًا ما يتواصل الموظفون مع مديري الموارد البشرية لمناقشة تعديلات الرواتب أو المكافآت أو الزيادات أو غيرها من الأمور المتعلقة بالتعويضات.
الإجازة
غالبًا ما يبحث الموظفون عن معلومات حول سياسات الإجازات، والإجازات المرضية، وإجازة الوضع، وإجازة الفجيعة، وأنواع أخرى من الإجازات.
الفوائد والتأمين
الطلبات المتعلقة بتغطية التأمين الصحي وخطط التقاعد وحسابات الإنفاق المرنة واستحقاقات العجز واستحقاقات الموظفين الأخرى تندرج ضمن هذه الفئة.
التدريب والتطوير
يمكن للموظفين طلب فرص للتطوير المهني أو برامج تدريبية أو ورش عمل أو دورات لتعزيز مهاراتهم ومعارفهم.
مراجعات الأداء والتعليقات
غالبًا ما يتواصل الموظفون مع مديري الموارد البشرية للحصول على تعليقات حول أدائهم، أو طلب تقييمات الأداء، أو مناقشة فرص النمو والتقدم الوظيفي.
سياسات وإجراءات مكان العمل
يمكن للموظفين طلب توضيح أو طلب تحديثات بشأن سياسات الشركة وإجراءاتها وقواعد السلوك وكتيبات الموظفين.
توازن الحياة مع العمل
قد يطلب الموظفون ترتيبات عمل مرنة، أو خيارات العمل عن بعد، أو تعديلات على جداولهم الزمنية لتحقيق توازن أفضل بين حياتهم الشخصية والمهنية.
حل النزاعات
يمكن للموظفين التواصل مع مديري الموارد البشرية لطلب المساعدة في حل النزاعات مع الزملاء أو المشرفين أو مشكلات أخرى في مكان العمل.
برامج الصحة والعافية
يمكن للموظفين طلب معلومات حول مبادرات الصحة، أو برامج مساعدة الموظفين، أو عضوية صالة الألعاب الرياضية، أو غيرها من الموارد لدعم صحتهم البدنية والعقلية.
.png)
ما هو دور نظام دوك سويت HR
لقد حصلت الآن على قائمة طلبات الموظفين الشائعة، وحان الوقت للبدء في إدارة طلبات الموظفين ووضعها موضع التنفيذ والعمل على نهج دعم الموظفين الخاص بك، لكن لا تخف، فنحن لا نزال هنا لتقديم يد المساعدة، للمساعدة في بدء رحلتك، قمنا ببناء مكتب مساعدة داخلي سريع وموثوق وآمن وبشري.
ومن خلال نظام دوك سويت HR سوف تتمكن من تلقي هذه الطلبات في مكان واحد وتنظيمها وتحديد أولوياتها وأتمتة الإجابات المتكررة وفهم احتياجات الموظفين، والتمكن من إدارة طلبات الموظفين بسهولة.
من خلال تنفيذ النظام التقليدي، سوف تستغرق وقتًا لتحديد أولويات إدارة طلبات الموظفين بناءً على البيانات، تسجيل طلب المساعدة للموظفين من أجل الامتثال، والتحسين المستمر لسياساتك، وتصميم تجربة تتمحور حول احتياجات موظفيك، لكن مع دوك سويت HR، يمكنك أن تصبح استباقيًا بشأن طلبات الموظفين.
هل أنت مستعد للارتقاء بدعم موظفيك والنجاح في إدارة طلبات الموظفين؟ جرب دوك سويت HR اليوم لإطلاق العنان للكفاءة.