7 فوائد رئيسية لبرنامج مسير الرواتب |
الموظفون هم شريان الحياة لأي منظمة، ومن الضروري ضمان رضاهم من خلال دفع الرواتب الدقيقة وفي الوقت المحدد، في حين أن إدارة كشوف المرتبات قد لا تؤثر بشكل مباشر على الإنتاج أو العمليات، إلا أنها عنصر حاسم في آلية الموارد البشرية.
.png)
باستخدام برنامج مسير الرواتب المناسب، يمكن لأصحاب العمل تبسيط عملية إدارة الرواتب بأكملها ببضع نقرات فقط، وفي هذا المقال، ستكتشف معلومات أكثر حول برنامج مسير الرواتب..png)
ما هو برنامج مسير الرواتب؟
برنامج إدارة الرواتب هو الطريقة التي يدير ويدفع بها أصحاب العمل الأجور والرواتب لموظفيهم، ونغطي إدارة الرواتب العديد من المهام، بما في ذلك:
- وضع سياسات الرواتب
- تحديد مكونات وحزم المكافآت
- تأهيل الموظفين الجدد وإزالة المغادرين من برنامج مسير الرواتب
- جمع المدخلات، مثل ساعات العمل، والخصومات، مثل مساهمات التقاعد
- حساب والتحقق من مدفوعات الموظفين والالتزامات الضريبية
- تشغيل برنامج مسير الرواتب
- توزيع كشوف المرتبات
- المحاسبة
- إعداد التقارير
.png)
لماذا يعتبر برنامج مسير الرواتب مهم؟
تعد إدارة كشوف المرتبات من خلال برنامج إدارة الرواتب جانبًا أساسيًا في أي عمل تجاري لأنها تساعد على تحسين مشاركة الموظفين والحفاظ على الامتثال التنظيمي.
وبدون طريقة فعالة لدفع أجور الموظفين، وحساب الضرائب وتقديمها، والاحتفاظ بالسجلات المحاسبية، تتعرض الشركات لخطر الموظفين الساخطين والعقوبات الحكومية.
.png)
ما هي المهام الرئيسية لبرنامج مسير الرواتب الموظفين؟
يشتمل برنامج مسير الرواتب على العديد من الوظائف التي تساعدك على دفع أجور موظفيك بشكل صحيح والحفاظ على امتثال عملك للوائح الحكومية، ومنها:
حساب الرواتب
يحتاج مدير كشوف المرتبات إلى التحقق من عدة مكونات عند حساب كشوف المرتبات، ويشمل ذلك التحقق من رواتب الموظفين ومعدلات الساعة والتحقق من أي ساعات عمل إضافية، بالإضافة إلى ذلك، قد يحتاجون إلى التقدم بطلب للحصول على وقت الإجازة، وأجر الإجازة، والإجازة المرضية.
ويتعين عليهم أيضًا تطبيق أي خصومات إلزامية، مثل ضريبة الدخل والتقاعد، بالإضافة إلى أي خصومات اختيارية، مثل التأمين الصحي، التي قد يختارها الموظف، ويساعد برنامج مسير الرواتب على إتمام تلك المهمة بسهولة ويسر.
معالجة الضرائب على الرواتب
أصحاب العمل ملزمون أيضًا بدفع الضرائب الصحيحة، قد يؤدي عدم دفع ضرائب الرواتب إلى فرض عقوبة، تسمح قوانين الضرائب بفرض عقوبات إدارية على سلوك مثل:
- الإدلاء ببيان كاذب أو مضلل أو اتخاذ موقف لا يمكن الجدال فيه بشكل معقول
- عدم تقديم إقرار أو بيان في الوقت المحدد
- عدم الوفاء بالالتزامات الضريبية الأخرى
الاستمرار في التسجيل
يتطلب الأمر من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات الرواتب لكل موظف لمدة 5 سنوات.
يمكن للموظفين بعد ذلك التحقق من معلومات ملخص الدفع الخاصة بهم عن طريق متابعة برنامج إدارة الرواتب.
الحفاظ على الامتثال
يحتاج أصحاب العمل إلى إنشاء تقارير كشوف المرتبات بلمسة واحدة وإرسالها مباشرة إلى الإدارة مع كل عملية تشغيل لكشوف المرتبات، وبرنامج مسير الرواتب يسهل تلك العملية بشكل كبير.
.png)
استخدام برنامج مسير الرواتب
يعمل برنامج إدارة الرواتب المناسب على توفير الوقت وتقليل العبء الإداري من خلال أتمتة المهام كثيفة العمالة، فهو يسمح لأصحاب العمل بحساب إجمالي الأجور والخصومات بدقة – مثل التقاعد والضرائب والإجازات السنوية – وصافي الأجر مع الحفاظ على بعض السيطرة على العملية.
بالإضافة إلى ذلك، باستخدام برنامج مسير الرواتب، يمكنك البقاء إنشاء تقارير كشوف المرتبات بلمسة واحدة وإرسالها مباشرةً.
يعرف برنامج مسير الرواتب بأنه تطبيق برمجي يعمل على أتمتة إدارة كشوف المرتبات، ويساعد الشركات في:
- إدارة الأجور والرواتب والتخفيضات الضريبية والتقاعد ومزايا تعويضات الموظفين الأخرى
- دفع أجور الموظفين
- ضرائب التوظيف على الودائع
- الاحتفاظ بسجلات المعاملات
- تستخدم بعض الشركات أيضًا برنامج مسير الرواتب لتتبع إجازات الموظفين أو تراكم إجازاتهم
يمكنك الوصول إلى نظام إدارة الرواتب إما كتطبيق مستقل أو كجزء من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو نظام إدارة الموارد البشرية (HRM).
.png)
برنامج مسير الرواتب القائم على السحابة
من مميزات برنامج مسير الرواتب القائم على السحابة، ما يلي:
- يحافظ على بياناتك آمنة ويمكن الوصول إليها متى وكيفما كنت في حاجة إليها.
- يزيل التعقيدات والأخطاء في كشوف المرتبات، لأنه يستخدم دائمًا أحدث معدلات الضرائب.
- يضمن أنك متوافق مع اللوائح الخاصة بكل بلد.
- يركز على احتياجات الصناعة والسوق الخاصة بك.
- يمنحك الرؤية في الوقت الحقيقي وإعداد التقارير.
- ينمو مع عملك أثناء التوسع.
ما هي فوائد برنامج إدارة الرواتب؟
هناك العديد من الفوائد لاستخدام برنامج مسير الرواتب، بدءًا من توفير الوقت وحتى زيادة رضا الموظفين، ومن أهم الفوائد ما يلي:
حساب متغيرات الرواتب تلقائيًا
يقوم برنامج مسير الرواتب تلقائيًا بحساب متغيرات الرواتب الصحيحة مثل التقاعد والضرائب والإجازة السنوية، إذا كان هناك شيء لا يبدو صحيحًا، فسيخبرك البرنامج برسالة خطأ مفيدة.
توفير الوقت
إدارة الرواتب ليست الوظيفة الأكثر إثارة في العالم، ومن المحتمل أن مدير الرواتب الخاص بك لا يتطلع إلى التسوية الشهرية، لكن استخدام برنامج مسير الرواتب عبر الإنترنت، يمكن أن يجعل عملهم أكثر متعة ويوفر لهم قدرًا كبيرًا من الوقت.
وهذا يعني أن مدير الرواتب الخاص بك سيكون لديه المزيد من الوقت للقيام بمهام أخرى، وبالتالي تحسين عملياتك وتقليل التكاليف الإجمالية، سيؤدي التحول إلى برنامج مسير الرواتب القائم على السحابة أيضًا إلى تقليل العمل الشاق والمتكرر الذي يتعين عليهم القيام به.
تبسيط الامتثال لكشوف المرتبات
يقوم أفضل برنامج لإدارة الرواتب بإخطار أصحاب العمل بالتغييرات في التوظيف أو اللوائح الضريبية التي قد تؤثر على أعمالهم، على سبيل المثال، يبقيك على اطلاع دائم بالالتزامات الضريبية والتغييرات الضريبية الجديدة التي أدخلتها، ويضمن أنك تدفع الحد الأدنى للأجور.
تقليل أخطاء الرواتب
إن برنامج مسير الرواتب، خاصة إذا كانت تتكامل مع برامج تتبع الوقت والموارد البشرية، تقلل من إدخال البيانات المتكررة وتساعد على منع الأخطاء البشرية، وتسمح بعض الأنظمة للموظفين بإرسال تفاصيل البنك والضرائب والتقاعد الخاصة بهم من خلال بوابة الخدمة الذاتية للموظفين، مما يحفظ تمرير المعلومات بين فرق الموارد البشرية وكشوف المرتبات.
أتمتة التنبيهات الحساسة للوقت
تقدم العديد من أنظمة إدارة الرواتب إشعارات سير العمل، إذا اكتشف البرنامج خطأ في إدخال البيانات، فإنه يرسل تنبيهًا بالخطأ إلى المستخدمين، حتى يتمكنوا من تصحيحه قبل معالجة كشوف المرتبات.
تحسين أمن البيانات
تعتبر بيانات الرواتب حساسة بشكل خاص، لأنها تحتوي على معلومات شخصية مثل تواريخ الميلاد وتفاصيل الاتصال.
يستخدم برنامج مسير الرواتب عبر الإنترنت أحدث وسائل الأمان لحماية خصوصية الموظفين والبيانات المالية للشركة من الوقوع في الأيدي الخطأ، وهو ما قد لا يكون هو الحال إذا قمت بالاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات إلى مزود خدمة تابع لجهة خارجية.
يعد الاحتفاظ بكل شيء داخل الشركة في بيئة آمنة عبر الإنترنت أمرًا منطقيًا حيث يمكنك الحصول على تنبيهات وآليات لمنع التلاعب بطلبات الإجازة أو ساعات العمل أو التفاصيل المصرفية، ولكن سيتعين عليك أيضًا التأكد من أن سياساتك المتعلقة بمشاركة البيانات والخصوصية والوصول والتدريب محكمة تمامًا.
زيادة رضا الموظفين
إذا لم يحصل الناس على رواتبهم، فلن يذهبوا إلى العمل، يبدو بسيطا، أليس كذلك؟ لكن التعامل مع حقيقة الحصول على رواتب القوى العاملة بأكملها في الوقت المحدد وبدقة قد يكون أمرًا معقدًا للغاية.
.png)
ما هو برنامج مسير الرواتب من دوك سويت HR
يقوم برنامج إدارة الرواتب من نظام دوك سويت HR، بإدارة مختلف العمليات المتعلقة بالموارد البشرية في الشركة، بما في ذلك إدارة الرواتب والمكافآت، وإدارة الموارد البشرية، والتقارير الضرورية لإدارة الأداء والمعلومات الخاصة بالموظفين، يساعد هذا النظام في تبسيط العمليات وتقليل الأخطاء، كما يوفر معلومات دقيقة ومحدثة لإدارة الموارد البشرية لاتخاذ القرارات الاستراتيجية، ومن أهم مميزاته، ما يلي:
إدارة الموظفين: يتيح نظام دوك سويت HR تسجيل بيانات الموظفين، وإدارة معلوماتهم الشخصية والوظيفية مثل الأسماء، الوظائف، وبيانات الاتصال.
إدارة الرواتب والمكافآت: يقوم النظام بحساب وإصدار الرواتب والمكافآت وفقًا للسياسات والإجراءات المحددة مسبقًا، مما يسهل عملية إدارة الرواتب ويقلل من الأخطاء.
التقارير والتحليلات: يمكن لنظام دوك سويت HR إنشاء تقارير وتحليلات مفصلة حول الموظفين والرواتب والمكافآت، مما يساعد الإدارة في فهم الاتجاهات واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
إدارة الحضور والانصراف: يتيح النظام تسجيل حضور وانصراف الموظفين وحساب ساعات العمل والإجازات، مما يسهل عملية إدارة الوقت والحضور.
الامتثال والتشريعات: يساعد نظام دوك سويت HR في الامتثال للتشريعات والقوانين العمالية المحلية والدولية من خلال تطبيق السياسات والإجراءات بشكل صحيح.
البوابة الذاتية للموظفين: يمكن للموظفين الوصول إلى النظام لتقديم طلبات الإجازة، وتحديث بياناتهم الشخصية، والوصول إلى معلومات عن رواتبهم ومكافآتهم.
يضمن برنامج مسير الرواتب حصول الموظفين على المبلغ المحدد في الوقت المحدد، بالإضافة إلى ذلك، تسمح الأنظمة الحديثة عبر الإنترنت للموظفين بالوصول إلى كشوف الرواتب، والتقدم بطلب للحصول على إجازة، وتحديث التفاصيل الخاصة بهم من أي جهاز، وستتم مزامنة البيانات في الوقت الفعلي، وكل ذلك يزيد من رضا الموظفين.