كيفية تقييم الموظفين: قائمة معايير مراجعة الأداء |
تجري معظم الشركات تقييم الموظفين بانتظام، عادة مرة واحدة على الأقل في السنة، ويتضمن تقييم الموظفين عادةً مراجعة كيفية مقارنة واجبات وعادات عمل الموظفين مع توقعات الشركة، في كثير من الأحيان، تعتبر نتائج تقييم الموظفين أحد الاعتبارات الحيوية للترقيات والمكافآت والزيادات.
تساعد التقييمات المنتظمة العمال على القيام بالمهام المحددة بكفاءة أكبر، وفهم ما هو متوقع منهم، وتحسين التواصل بين الإدارة والموظفين، ومنح الموظفين التقدير المناسب لعملهم.
.png)
وفي هذا المقال سوف تتعرف على كيفية تقييم الموظفين وقياس أداءهم حتى يتمكن فريقك من العمل بأفضل ما لديه.
ما هو تقييم الموظفين؟
يعرف تقييم الموظفين بأنه تقييم ومراجعة منتظمة لأداء الموظف في الوظيفة، عادةً ما يقوم المديرون بإجراء تقييم كامل للأداء سنويًا، مع إجراء فحوصات دورية على مدار العام.
يسمح تقييم الموظفين لصاحب العمل بوضع توقعات واضحة وتقييم أداء الموظف وقياس نجاحه، يمكن أن تساعد المعلومات التي تم جمعها في تقييم الموظفين الشامل في اتخاذ القرارات المتعلقة بزيادة الأجور والترقيات وتسريح العمال.
في كثير من الأحيان، تتضمن مراجعات الأداء تقييم المدير للأداء العام للموظف والتقييم الذاتي الذي يجريه الموظف حول تقييمه الخاص لنجاحه، يتم الحكم على التقييم المناسب مقابل أهداف محددة باستخدام مقاييس محددة بوضوح.
العوامل التي يجب مراعاتها أثناء تقييم الموظفين
يوجد عدد من العوامل التي يجب مراعاتها أثناء تقييم الموظفين، وهي:
المعرفة والمهارات الوظيفية
إلى أي مدى يعرف موظفك منصبه؟ هل يظهرون جميع المهارات اللازمة بمستوى يلبي توقعاتك؟
جودة العمل
تحقق من العمل المنجز في فترة زمنية محددة وقم بتقييم الجودة الشاملة عن طريق التحقق من الأخطاء، والتأكد من التفكير فيها بدقة، والنظر في تعليقات العملاء وأعضاء الفريق الآخرين.
كمية العمل
هل يواكبون وتيرة العمل المتوقعة لمنصبهم؟ يمكنك مقارنة عبء العمل والإنتاج لديهم مع الآخرين في أدوار مماثلة لتقييمهم.
مهارات الاتصال
هل موظفك فعال في تبادل المعرفة وطرح الأسئلة واتخاذ التوجيهات؟ هل ينقلون أفكارهم بوضوح أثناء التحدث والكتابة؟ هل يظهرون سلوكًا احترافيًا وإيجابيًا ويعملون بشكل جيد في إطار الفريق؟
مهارات المبادرة وحل المشكلات
هل يقوم الموظف بتحديد المشكلات وحلها عند ظهورها؟ وكيف يتعاملون مع المشاكل التي تحدث في عملهم؟ هل هم مرتاحون للتفويض أو طلب المساعدة عند الحاجة؟
الحضور والالتزام بالمواعيد
هل هم في الوقت المحدد وعلى استعداد للعمل المتوقع منهم؟ هل يتأخرون كثيرًا، وإذا كان الأمر كذلك، هل لديهم الأسباب المناسبة للقيام بذلك؟
الأداء ضد الأهداف
هل يحققون الأهداف التي حددها لهم المشرفون أو المديرون؟ هل يحددون أهدافهم المهنية ويحققونها؟
لنفترض أنك غير متأكد من أين تبدأ بالتقييم، في هذه الحالة، فكر في تنفيذ استخدام البرنامج الذي يتتبع إدارة الوقت والمشروع حتى تتمكن من مراقبة إنتاجية الموظف بسهولة، دوك سويت HR هو نظام محاسبة قائم على السحابة يوفر أدوات تتبع الوقت وخدمات إدارة المشاريع والمزيد، مما يزيد من كفاءة ودقة تتبع إنجازات الموظفين.
.png)
معايير تقييم الموظفين
تحتاج الشركات إلى إطار تقييم قياسي لتقييم أداء الموظف بشكل فعال ومراجعة كل موظف مقابل مقاييس الأداء القياسية تلك، فيما يلي دليل خطوة بخطوة لتقييم الموظفين بشكل فعال:
وضع معايير الأداء
من المهم وضع معايير أداء واضحة تحدد ما يُتوقع من الموظف في دور معين تحقيقه وكيفية إنجاز العمل، يجب أن تنطبق نفس المعايير على أداء الموظف لكل موظف في نفس المنصب، ويجب أن تكون جميع المعايير قابلة للتحقيق وترتبط مباشرة بالوصف الوظيفي للشخص.
حدد أهدافًا محددة
يجب عليك أيضًا تحديد أهداف محددة لكل موظف، على عكس معايير الأداء التي يمكن أن تنطبق على عدة عوامل، الأهداف خاصة بنقاط القوة والضعف لدى الموظف الفردي، ويمكن أن تساعده على تحسين مهاراته أو تعلم مهارات جديدة.
إن العمل على تحقيق الأهداف المهنية والتغلب على التحديات سيساعد العمال على الشعور بمزيد من التفاعل مع وظائفهم مع توفير رضا وظيفي أعلى وإنتاجية أفضل، اعمل مع كل موظف على تحديد أهداف معقولة وذات صلة بمنصبه لإعداده لتحقيق النجاح.
تدوين الملاحظات على مدار العام
تتبع أداء موظفيك وقم بإنشاء ملف أداء لكل عامل، احتفظ بسجلات للإنجازات أو الأحداث البارزة، سواء كانت إيجابية أو سلبية، وتذكر أنه يمكنك تقديم تعليقات فورية للموظفين عندما يبرز شيء ما أيضًا، ولا يتعين عليك الانتظار حتى عملية تقييم الموظفين في نهاية العام لتقديم الثناء أو النقد البناء.
كن مستعدًا
عندما يحين وقت تقييم الموظفين، فمن الأفضل الاستعداد للاجتماع مسبقًا، راجع وثائقك الخاصة بالموظف قبل الاجتماع ولاحظ ما تريد مناقشته مع الموظف.
يجب أن تدور مراجعة الأداء في الغالب حول العناصر الإيجابية لأداء الموظف، مع تقديم نصائح مفيدة حول التحسين المستقبلي، بعد كل شيء، إذا كانت مراجعة أداء الموظف الأخيرة سلبية في الغالب، فمن المحتمل ألا يستمر في العمل لديك.
كن صادقًا ومحددًا عند النقد
عندما تحتاج إلى تقديم انتقادات في تقييم الموظفين، كن صادقًا ومباشرًا عند تقديم التعليقات، لا تحاول التقليل من أهمية الموقف أو التقليل من شأنه، مما قد يربك الموظف، أعط أمثلة واضحة ثم قدم نصيحة مفيدة ومحددة حول كيفية تنمية الموظف وتحسين أداء الموظف في المستقبل.
لا تقارن بين الموظفين
الغرض من تقييم الموظفين هو مراجعة أداء كل موظف مقابل مجموعة من مقاييس الأداء القياسية، ليس من المفيد مقارنة أداء موظف بأداء موظف آخر، والقيام بذلك يمكن أن يؤدي إلى منافسة غير صحية واستياء، قم دائمًا بالعودة إلى إطار التقييم الخاص بك لتقييم أداء موظف واحد، وليس أداء العمال الآخرين.
يمكن أن يؤدي استخدام تقييمات أداء الموظفين ونماذج المراجعة إلى إبقاء الأمور على قدم المساواة، حيث ستطرح نفس الأسئلة وتحلل نفس المقاييس بين كلا الموظفين.
تقييم الموظفين، وليس الشخصية
يجب أن يركز تقييمك على مدى جودة أداء الموظف لوظيفته بدلاً من سماته الشخصية، عندما تحكم على شخصية الموظف، يمكن أن يشعر بالهجوم، ويمكن أن تتحول المحادثة إلى عدائية.
على سبيل المثال، بدلاً من تقديم تعليقات حول كون الموظف غير ناضج أو عاطفي، من الأفضل تقديم أمثلة محددة عن تصرفات الموظف في مكان العمل التي توضح تلك الخصائص.، لا تأخذ النقد على محمل شخصي؛ اربطه دائمًا بالعمل.
قم بإجراء محادثة
لا ينبغي أن يكون تقييم الموظفين ذو اتجاه واحد حيث يقدم المدير تعليقات بناءة ويستمع الموظف دون الرد، بدلاً من ذلك، يجب أن يكون تقييم الموظف الإنتاجي عبارة عن محادثة بينكما، استمع إلى مخاوف موظفيك وكيف يرغبون في تطوير حياتهم المهنية. اكتشف كيف يمكنك أنت والفريق الأكبر مساعدة الموظفين على تحقيق أهدافهم المهنية.
مكنك أيضًا أن تطلب من الموظفين إجراء تقييم ذاتي لكيفية أدائهم في وظائفهم لهذا العام، وينبغي أن تسمح مراجعة الأداء للموظفين بمراجعة مكان العمل ومديريهم وأنفسهم والتفكير في نموهم الوظيفي.
اطرح أسئلة محددة
لاعزيز المحادثات المثمرة مع الموظفين خلال فترة التقييم، قد يكون من المفيد دخول الغرفة بأسئلة محددة ترغب في مناقشتها مع العامل، فيما يلي بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها على الموظفين لإثارة المحادثة والحصول على معلومات قيمة:
- ما الذي تأمل تحقيقه داخل الشركة هذا العام؟
- ما هي الموارد أو الدعم الذي تحتاجه من القسم للوصول إلى أهدافك؟
- ما هي أكبر التحديات التي ستواجهك في تحقيق أهداف عملك هذا العام؟
- كم مرة ترغب في تلقي ردود الفعل؟
- كيف يمكنني أن أكون مديرًا أفضل بالنسبة لك؟
- ما الذي تستمتع به في عملك؟
- ما العمل أو الأهداف الشخصية التي حققتها مؤخرًا؟
- هل هناك تجربة أو عمل تفتخر به أكثر منذ مراجعتنا الأخيرة؟
- ما هي أهدافك المهنية طويلة المدى، وكيف يمكن للمنظمة مساعدتك على تحقيقها؟
- ما هي المهارات الجديدة التي ترغب في تطويرها هذا العام؟ هل هناك تدريب يمكننا تقديمه للمساعدة في تطوير تلك المهارات؟
- ما الذي يجلب لك السعادة في العمل الذي تقوم به؟
- ما المشروع أو الأهداف التي تهتم بالعمل عليها في المستقبل؟
إن طرح الأسئلة سيسمح لموظفيك بالتعبير عن مشاعرهم واهتماماتهم وآرائهم دون خوف ويجعلهم يشعرون بأنهم مسموعون.
تقديم تعليقات مستمرة
من الناحية المثالية، يعتبر تقييم الموظفين عملية مستمرة، وليس مهمة لمرة واحدة، قدم تعليقات بناءة بانتظام وتواصل مع العامل لمعرفة كيفية عمله لتحقيق أهدافه السنوية للمساعدة في تحسين معنويات العمال وإبقاء الموظفين على المسار الصحيح مع تحسين جودة العمل، سيؤدي فتح التواصل بينك وبين فريقك إلى تحسين ثقافة الشركة وجعل الموظفين أكثر استعدادًا للقدوم إليك في حالة ظهور أي مشكلات قبل أن تصبح مشاكل كبيرة.
.png)
ما هو دور نظام دوك سويت HR
يلعب نظام دوك سويت HR دوراً مهماً في تقييم الموظفين من خلال توفير واجهة تفاعلية لإدارة عمليات تقييم الموظفين، يمكن للنظام دعم إنشاء استمارات التقييم، وتعيين مواعيد لتقييم الموظفين، وتتبع الأهداف والمهام المحددة، وتوفير مساحة لتوثيق الإنجازات والتحديات التي تواجهها الفرق الوظيفية، كما يساعد في توليد التقارير والتحليلات المتعلقة بأداء الموظفين لمساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية المناسبة، ومن أهم خدمات النظام ما يلي:
إعداد الأهداف: يسمح النظام بتحديد الأهداف الفردية والمؤسسية لكل موظف، مما يوفر إطارًا لقياس أدائهم.
تتبع الأداء: يسهل نظام دوك سويت HR على المديرين تتبع أداء الموظفين عبر الزمن ومقارنته بالأهداف المحددة.
تقييم الموظفين: يمكن استخدام النظام لتسجيل تقييمات الأداء الدورية وتوثيق النتائج والملاحظات.
تحليل البيانات: يوفر النظام تقارير وتحليلات تفصيلية حول أداء الموظفين، مما يمكن إدارة الموارد البشرية من اتخاذ القرارات المستنيرة.
تحفيز الموظفين: يمكن استخدام النظام لتحفيز الموظفين من خلال تقديم مكافآت أو ترقيات بناءً على أدائهم الممتاز.
تطوير المهارات: يمكن استخدام تقييم الموظفين لتحديد نقاط القوة والضعف لدى الموظفين، وبالتالي توجيه جهود التطوير الشخصي والمهني.
الامتثال والشفافية: يعمل النظام على تعزيز الامتثال بسياسات الشركة ويسهل الشفافية في عملية تقييم الموظفين.
تسهيل الاتصال: يمكن استخدام النظام لتيسير التواصل بين الموظفين والمديرين خلال عملية تقييم الموظفين وتبادل الملاحظات والتوجيهات.
على الرغم من أنه قد يكون اجتماعًا غير مريح، إلا أن تقييم الموظفين أمر مهم لأنه يبقيك على اطلاع دائم بكل شيء في شركتك مع تحديد أصحاب الأداء الأفضل وأولئك الذين يحتاجون إلى التحسين، يمكنه تحسين إنتاجية العمال وإنشاء ثقافة أفضل للشركة من خلال فتح خطوط اتصال جديدة لمكان عمل أكثر تعاونًا، يؤدي تتبع الأداء أيضًا إلى إنشاء تفاهم متبادل، سيكون جميع المشاركين على اطلاع بأهداف الشركة والموظفين، مما سيحفز الموظفين، ويحسن الإنتاجية الإجمالية للشركة، ويضمن الانتهاء من جميع المشاريع في الوقت المحدد.