ما لا تعرفه عن الخدمة الذاتية للموظفين |
أي شيء يعزز مشاركة الموظفين، ويبسط العمليات، ويعزز التماسك التنظيمي سيؤثر بشكل إيجابي على الشركة، وهذه النتائج هي بالضبط ما تهدف الخدمة الذاتية للموظفين وبرامج التحول الرقمي للموارد البشرية إلى تحقيقه، تتيح برامج الخدمة الذاتية للموظفين الوصول الشامل إلى معلومات الشركة الأساسية ويسد الفجوة بين الموظفين والموارد البشرية، مما يضع الجميع داخل المؤسسة على نفس الصفحة.
.png)
وفي هذه المقالة، سنستعرض كل ما تحتاج لمعرفته حول برامج الخدمة الذاتية للموظفين، وستكتشف ما هو وكيف يمكن أن يفيد الموارد البشرية والموظفين والشركة ككل..jpg)
ما هي الخدمة الذاتية للموظفين (ESS)؟
الخدمة الذاتية للموظفين (ESS) هي إحدى تقنيات الموارد البشرية المستخدمة على نطاق واسع والتي تمكن الموظفين من أداء العديد من الوظائف المتعلقة بالوظيفة، مثل التقدم بطلب للحصول على تعويضات، وتحديث المعلومات الشخصية والوصول إلى معلومات مزايا الشركة – والتي كانت في السابق ورقية إلى حد كبير، أو وإلا لكان من الممكن الاحتفاظ بها من قبل الإدارة أو الموظفين الإداريين.
تعد الخدمة الذاتية للموظفين، أو ESS، مكونًا مدرجًا في العديد من أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS)، يتيح برنامج بوابة موظف الخدمة الذاتية للموظفين الوصول إلى مجموعة واسعة من المعلومات والخدمات المتعلقة بالموارد البشرية، وهذا لا يقلل من الارتباك فحسب، بل يضع أيضًا التحكم في بعض مهام الموارد البشرية، مثل إدارة الإجازات، في أيدي الموظفين.
عادةً، تتيح يرامج ESS للموظفين حرية الوصول و/أو الإدارة إلى ما يلي:
- البيانات الشخصية للموظفين، مثل المعلومات المصرفية ومعلومات الاتصال
- طلبات الإجازة وإدارة تغييرات الجدولة
- معلومات الرواتب والفوائد
- يمكن للموظفين استخدام بوابة ESS/HRIS للتواصل مباشرة مع الموارد البشرية
ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن هذه الميزات تختلف من برنامج إلى آخر، بالإضافة إلى ذلك، قد تتغير إعدادات الموافقة للموظفين لإجراء التحديثات وفقًا للنظام الأساسي.
غالبًا ما تتوفر الخدمة الذاتية للموظفين من خلال شبكة الإنترانت أو البوابة الإلكترونية الخاصة بصاحب العمل، ويمكن أيضًا أن يكون جزءًا من برنامج أكبر لإدارة رأس المال البشري (HCM)، أو تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو برنامج إدارة المزايا، والذي يتم تقديمه غالبًا عبر منصات SaaS، وبالنسبة لبرامج الخدمة الذاتية للموظفين، التي كانت تُباع في السابق كمنتج مستقل، أصبحت الآن مدمجة في أنظمة تكنولوجيا الموارد البشرية الأكثر شمولاً.
لم يتم استخدام الاختصار ESS على نطاق واسع كما كان عندما أصبحت التكنولوجيا سائدة لأول مرة في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، لكن الآن، تعتبر ميزات الخدمة الذاتية للموظفين وظيفة أساسية في معظم أنظمة HCM الكبيرة.
لماذا الخدمة الذاتية للموظفين مهمة؟
في سوق مواهب الموظفين الذي يتسم بالتنافس المتزايد، تساعد تقنية الخدمة الذاتية للموظفين على خلق ثقافة عمل إيجابية والاحتفاظ بالمواهب من خلال منح العمال التحكم المباشر في معلومات التوظيف الخاصة بهم.
يتم تحسين أنظمة الخدمة الذاتية للموظفين للجوال أكثر فأكثر على منصات تشبه وسائل التواصل الاجتماعي، وغالبًا ما تكون جزءًا من استراتيجيات أكبر لمشاركة الموظفين، والتي يمكن أن تشمل برامج العافية والتقدير وأنظمة إدارة التعلم والأنشطة الاجتماعية على مستوى المؤسسة.
.png)
مميزات برنامج الخدمة الذاتية للموارد البشرية
تتضمن ميزات برنامج الخدمة الذاتية للموارد البشرية ما يلي:
إمكانات كشوف المرتبات، مثل الوصول عبر الإنترنت إلى قسائم الدفع، والقدرة على تغيير مبالغ الاستقطاع الضريبي والخصم، وتسجيل وقت وساعات العمل.
القدرة على التسوق واختيار برامج المزايا وإدارة التسجيل المفتوح والتغييرات الأخرى، مثل الأحداث الحياتية الكبرى.
القدرة على إجراء تغييرات على خطط استثمار التقاعد، مثل تغيير مساهمات الموظفين، وإعداد القروض وإجراء عمليات السحب، وإدارة الحساب؛ وإدارة رحلات العمل.
.png)
فوائد الخدمة الذاتية للموظف
تتمثل ميزة "الصورة الكبيرة" لبوابة الموظف في أنها توحد الفريق وتنشئ منظمة متماسكة، وهذا يسمح للجميع، أقسام الموارد البشرية والموظفين على حد سواء، بقضاء وقت أقل في أداء المهام الإدارية غير الضرورية والمزيد من الوقت في الأمور المهمة.
سيوفر برنامج بوابة الموظف الوقت للموظفين، الذين سيقضون وقتًا أقل في الاتصال بالموارد البشرية للحصول على المعلومات. لكن فوائد برامج الموظفين تصل إلى ما هو أبعد من هذه الكفاءة المتزايدة.
كما ستعمل بوابة الخدمة الذاتية للموظفين على تعزيز استقلالية الموظفين وتمكينهم. الموظفون هم أشخاص، ولا يريدون أن يرشدهم الآخرون في كل شيء؛ يريدون أن يفعلوا الأشياء بأنفسهم.
وعندما يحتاجون إلى البحث عن سياسة ما، يمكنهم الانتقال مباشرة إلى المصدر. عندما يريدون جدولة إجازة، يمكنهم تقديم طلب ببضع نقرات فقط. وبهذا المعنى، فإن دمج برنامج البوابة الإلكترونية ليس مجرد وسيلة لتبسيط أنشطة الموارد البشرية: بل هو أيضًا وسيلة لتعزيز معنويات الموظفين.
من وجهة نظر الموارد البشرية، يعد برنامج الخدمة الذاتية للموظفين بمثابة قوة هائلة لتوفير الوقت. يمكن أن تضيع ساعات طويلة في الرد على الاستفسارات ذات القيمة المنخفضة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، تساعد بوابة ESS على تقليل هذه المشكلة أو حتى القضاء عليها، يمكن للموظفين الوصول إلى المعلومات الأساسية المتعلقة بسياسات الإجازات والأمومة والمزايا الخاصة بشركتك، من بين أمور أخرى، في البوابة.
إن الاستفسارات منخفضة القيمة من الموظفين ليست فقط وسيلة غير فعالة لفرق الموارد البشرية لقضاء وقتهم، ويمكن أن تسبب أيضًا إحباطات داخل القوى العاملة، لا يرغب الموظفون في طرح كل هذه الأسئلة الزائدة عن الحاجة وانتظار الرد من فريق الموارد البشرية المرهق، من المحتمل أن تؤدي هذه الأنواع من التفاعلات إلى انخفاض معنويات المكتب، الأمر الذي سيتطلب في النهاية تدخل فريق الموارد البشرية.
يمكن لأنظمة الخدمة الذاتية للموظفين توفير الوقت لمسؤولي الموارد البشرية، مع منح الموظفين مزيدًا من الاستقلالية لإدارة مزاياهم وتكوينات كشوف المرتبات، يمكنهم أيضًا المساعدة في جعل الموظفين يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا بمنظماتهم، وربما أكثر سعادة في وظائفهم، وأكثر إنتاجية.
تحديات الخدمة الذاتية للموظفين
قد يكون دمج قنوات الخدمة الذاتية المتعددة للموظفين – مثل الشبكة الداخلية والبوابة الإلكترونية وتطبيقات البرامج الصحية وحسابات التقاعد – أمرًا صعبًا من الناحية التكنولوجية بسبب اختلاف تنسيقات البيانات وإجراءات تسجيل الدخول.
كما أن تثقيف الموظفين حول إمكانيات نظام الخدمة الذاتية وتشجيع الموظفين على استخدامها يمكن أن يكون عملية طويلة.
بالإضافة إلى ذلك، فإن الترقية من أنظمة الخدمة الذاتية القديمة إلى أنظمة جديدة يمكن أن تنطوي على قرارات صعبة بشأن البائعين، بما في ذلك ما إذا كانت الأنظمة من البائعين المختلفين متوافقة أو ما إذا كان سيتم استبدال نظام الخدمة الذاتية المستقل بوحدة متخصصة من HCM أو ERP أو فوائد بائع البرمجيات.
الخدمة الذاتية للموظفين (ESS) هي الطريقة التي يمكن للموظفين من خلالها الوصول إلى المعلومات والبرامج المتعلقة بالموارد البشرية مباشرةً من خلال شبكة الإنترانت أو بوابة الويب الخاصة بالشركة، تعد بوابات ESS إحدى ميزات معظم أنظمة إدارة الموارد البشرية الحديثة (أو أنظمة معلومات الموارد البشرية [HRIS]) التي تسمح للموظفين بإكمال المهام المتعلقة بالوظيفة مباشرة والتي كانت تعالجها الموارد البشرية تقليديًا، مثل: تحديث معلومات الاتصال، وتنزيل قسائم الدفع، وطلب الوقت قبالة، والتسجيل في الفوائد.
ما هو دور نظام دوك سويت HR في الخدمة الذاتية للموظفين
يلعب نظام دوك سويت HR دوراً حيوياً في إدارة الموارد البشرية بالشركة، ويوفر النظام وظائف مثل إدارة معلومات الموظفين، وعمليات التوظيف والتوجيه، وإدارة الأداء، والتدريب والتطوير. بالإضافة إلى ذلك، يتيح الدمج مع الخدمة الذاتية للموظفين، التي تمكّن الموظفين من إدارة معلوماتهم الشخصية، وطلب الإجازات، وعرض الرواتب، وتقديم الشكاوى، والتواصل مع الإدارة بشكل مباشر، ومن ضمن مميزاته ما يلي:
إدارة معلومات الموظفين
يتيح نظام دوك سويت HR للشركة إدارة بيانات الموظفين بشكل كامل، مثل معلومات الاتصال، والتعليمات، والخبرات السابقة، والمهارات، والمستوى الوظيفي، والراتب، والبيانات الشخصية الأخرى.
عمليات التوظيف والتوجيه
يسهل نظام دوك سويت HR عمليات التوظيف والتوجيه من خلال إدارة الوظائف الشاغرة، واستقبال الطلبات، وترتيب المقابلات، وتقديم العروض للمرشحين المناسبين.
إدارة الأداء
يُسهل النظام متابعة وتقييم أداء الموظفين عبر الفترات الزمنية المحددة، وتقديم الملاحظات، وتحديد الأهداف، وتوفير التدريبات اللازمة لتطوير مهاراتهم.
التدريب والتطوير
يساعد نظام دوك سويت HR في تحديد احتياجات التدريب والتطوير للموظفين وتنظيم وتتبع البرامج التدريبية لتعزيز كفاءتهم وتطوير مهاراتهم.
الخدمة الذاتية للموظفين
تتيح الخدمة الذاتية للموظفين للوصول إلى معلوماتهم الشخصية، وإدارة بياناتهم، وتقديم طلبات الإجازة، والتواصل مع الإدارة، وعرض المستندات الهامة مثل الرواتب والشهادات.
تسهيل التواصل
يُسهل النظام التواصل بين إدارة الموارد البشرية والموظفين، مما يساهم في تحسين التفاعل وحل المشكلات بشكل فعال وفوري.
زيادة الكفاءة
من خلال التكامل بين نظام دوك سويت HR والخدمة الذاتية للموظفين، يمكن تقليل العبء الإداري وتسريع عمليات الموارد البشرية، مما يزيد من كفاءة العمل وتركز الجهود على الأنشطة الاستراتيجية الأساسية.
هناك العديد من الأسباب الوجيهة التي تجعل العديد من فرق الموارد البشرية تتجه إلى بوابات الخدمة الذاتية للموظفين، وبرامج إدارة الأفراد، وبرامج إدارة رأس المال البشري، وبرامج إدارة الموارد البشرية، وبرامج نظام معلومات الموارد البشرية، لا يقتصر الأمر على انخفاض رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية التي تطرح نفس السؤال مرارًا وتكرارًا، إن إقناع الإدارة بالعمل مع حلول الموارد البشرية يمكن أن يعيد تشكيل الاتصالات الداخلية بشكل كامل ويؤثر بشكل مباشر على تجربة الموظف، باختصار، يساعدك برنامج الخدمة الذاتية للموظفين على رعاية الموظفين بشكل جيد.