80٪ من الشركات ليس لديها خطة استمرارية الأعمال! إليك الحل

تواجه الشركات اليوم العديد من التحديات والمخاطر التي قد تؤثر على استمرارية أعمالها ونجاحها على المدى الطويل. ومن هنا، تأتي أهمية وجود خطة استمرارية للأعمال تضمن للشركات استدامة نشاطها ومرونتها في مواجهة الأزمات والتهديدات غير المتوقعة. ومع ذلك، أظهرت دراسة حديثة أن نسبة كبيرة من الشركات، تصل إلى 80%، لا تمتلك خطة استمرارية للأعمال. يُظهر هذا النقص الواضح في التخطيط تهديدًا كبيرًا للاستقرار الاقتصادي للشركات، خاصة في ظل التحولات السريعة والضغوط العالمية الحالية. من هنا، يتعين على قسم الموارد البشرية في الشركات أن يلعب دورًا محوريًا في تطوير وتنفيذ خطط استمرارية الأعمال لضمان بقاء الشركة وقدرتها على التكيف مع التحديات المستقبلية.

خطة استمرارية الأعمال

خطة استمرارية الأعمال (BCP) هي نظام وقائي شامل تتبعه الشركة لتحسين استعدادها لمواجهة التهديدات والمخاطر المحتملة التي قد تؤثر على عملياتها التجارية. تهدف الخطة إلى ضمان استمرار أنشطة الشركة بشكل فعّال وسلس أثناء الأزمات والكوارث، وتقليل التأثيرات السلبية التي قد تتسبب فيها.

تتضمن خطة استمرارية الأعمال عدة عناصر أساسية، منها:

• تحديد المخاطر المحتملة:

 تحليل المخاطر والتهديدات التي قد تواجه الشركة، مثل الكوارث الطبيعية، أو الحوادث التكنولوجية، أو الهجمات الإلكترونية، أو غيره، تحديد تأثيرات المخاطر على العمليات: تقييم كيفية تأثير كل خطر محتمل على وظائف الشركة وعملياتها الرئيسية.

• تنفيذ الإجراءات الوقائية

 وضع استراتيجيات وإجراءات وقائية للحد من تأثيرات المخاطر وتقليل احتمالية وقوعها.

• تطوير خطط التعافي:

 وضع خطط للتعافي تشمل استعادة الوظائف الحيوية بسرعة بعد حدوث الأزمة، بما في ذلك خطط استعادة البيانات والمعلومات الاحتياطية.

• تنظيم فريق الاستجابة:

 إنشاء فريق خاص يُعرف بفريق الاستمرارية، يكون مسؤولًا عن إدارة الأزمات وتنفيذ الخطة في حالة وقوع حادث طارئ.

• التدريب والاختبار:

 تدريب فريق الاستمرارية والموظفين على تنفيذ الخطة، بالإضافة إلى اختبار الخطة بانتظام للتأكد من فعاليتها وجاهزيتها للتطبيق.

• التحديث الدوري للخطة

 مراجعة الخطة بشكل دوري وتحديثها بناءً على التغيرات في البيئة التشغيلية أو التحديات الجديدة.

بفضل خطة استمرارية الأعمال، يمكن للشركة تحسين مرونتها وقدرتها على التكيف مع الأزمات المفاجئة، مما يقلل من تأثيرها السلبي على العمليات، ويساعد على حماية الموظفين والعملاء والأصول.

ما هي فوائد وجود خطة استمرارية الأعمال في شركتك؟

تُعدّ خطة استمرارية الأعمال وثيقة ضرورية لأي منظمة، بغض النظر عن حجمها أو مجالها.  وتُقدم العديد من الفوائد التي تُساعد على ضمان استمرارية عملها ونجاحها في مواجهة مختلف التحديات.  وفيما يلي بعض من أهم فوائد وجود خطة استمرارية الأعمال في شركتك:

· حماية البيانات والأصول:

تُساعد خطة استمرارية الأعمال على حماية البيانات الحساسة وأصول الشركة من الضياع أو التلف في حال وقوع كارثة طبيعية أو هجوم إلكتروني أو أي حادث طارئ آخر. تُحدد الخطة خطوات محددة لضمان استعادة البيانات والأنظمة في أسرع وقت ممكن، بما في ذلك استخدام النسخ الاحتياطية وتكنولوجيا الحوسبة السحابية، مما يُقلل من مخاطر التعطل ويُساعد على استئناف العمليات بشكل سلس. من خلال تنفيذ آليات الاستجابة السريعة وتوفير الوصول السريع إلى البيانات الحيوية، تساهم الخطة في الحفاظ على استمرارية العمل وتقليل تأثير الأزمات على الإنتاجية والكفاءة.

· استمرارية العمل:

تُضمن خطة استمرارية الأعمال استمرارية عمل الشركة حتى في مواجهة التحديات. تُحدد الخطة خطوات بديلة لضمان استمرار العمليات الأساسية، مثل نقل الموظفين إلى موقع بديل أو استخدام تقنيات العمل عن بُعد، مما يُساعد على تجنب انقطاع الخدمات أو التأخيرات في الإنتاج. بفضل هذه الاستراتيجيات البديلة، يمكن للشركة المحافظة على أداء وظائفها الأساسية وتلبية احتياجات العملاء حتى في ظل الظروف الصعبة، مما يساهم في تقليل تأثير الأزمات على الإنتاجية وضمان استمرار العمل بشكل فعّال.

· تقليل مخاطر التعطل:

تساعد خطة استمرارية الأعمال على تقليل مخاطر التعطل وتقليل الخسائر المالية الناتجة عن ذلك. تُحدد الخطة خطوات لمنع حدوث الأزمات أو التخفيف من آثارها، مثل إجراء عمليات صيانة دورية للأنظمة لضمان كفاءتها واستدامتها، بالإضافة إلى تدريب الموظفين على التعامل مع حالات الطوارئ بفعالية. من خلال توفير التعليمات والإجراءات الوقائية، يمكن للشركة تفادي حدوث الأزمات أو تخفيف آثارها السلبية على العمليات، مما يساعد على حماية الأعمال وتحقيق استقرار مالي أكبر على المدى الطويل.

· تحسين قدرة التعافي من الكوارث:

تساعد خطة استمرارية الأعمال على تحسين قدرة الشركة على التعافي من الكوارث والعودة إلى العمل بشكل سريع. تُحدد الخطة خطوات محددة لضمان استعادة العمليات في أقرب وقت ممكن، مثل وجود فرق استجابة متخصصة وتجهيز نسخ احتياطية للبيانات والأنظمة الحيوية. يؤدي ذلك إلى تقليل التأثير السلبي للكارثة على الشركة وسمعتها، حيث يمكن استئناف العمل بسرعة وبكفاءة، مما يحافظ على رضا العملاء وثقتهم بالشركة. إن القدرة على التعافي السريع تساعد الشركة على تخطي الأزمات بنجاح ومواصلة تحقيق أهدافها.

· تعزيز ثقة العملاء والمستثمرين:

تُظهر خطة استمرارية الأعمال لعملاء الشركة ومستثمريها أنها شركة مسؤولة ومهتمة بنجاحها واستقرارها. تُعزز الخطة الثقة في قدرة الشركة على التعامل مع التحديات والتغلب عليها بفعالية، مما يُشجع العملاء على الاستمرار في التعامل معها والمستثمرين على الاستثمار فيها. عندما تدرك الأطراف المعنية أن الشركة تمتلك خططًا محكمة لاستمرارية الأعمال، يصبح لديهم الثقة في قدرتها على مواصلة تقديم خدماتها ومنتجاتها بجودة عالية حتى في الأوقات الصعبة، وهذا يعزز سمعة الشركة ويدعم نموها واستدامتها على المدى الطويل.

· تحسين قدرة الشركة على التكيف:

تُساعد خطة استمرارية الأعمال على تحسين قدرة الشركة على التكيف مع التغيرات في السوق والبيئة. تُتيح الخطة للشركة التعامل بمرونة مع التحديات غير المتوقعة، مثل التغييرات في القوانين واللوائح التنظيمية أو ظهور تقنيات جديدة. من خلال وجود آليات واستراتيجيات معدة مسبقًا لمواجهة هذه التغيرات، تتمكن الشركة من التكيف بسرعة والحفاظ على قدرتها التنافسية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للخطة أن تدعم الابتكار والتحسين المستمر، مما يعزز مكانة الشركة في السوق ويضمن استمرارية نجاحها.

· جذب المواهب المتميزة:

تظهر خطة استمرارية الأعمال للموظفين المتميزين أن الشركة تهتم بسلامتهم ورفاهيتهم. تُعزز الخطة الشعور بالأمان والاطمئنان لدى الموظفين، حيث توفر لهم توجيهات واضحة حول كيفية التصرف في حالات الطوارئ وتضمن وجود تدابير لحمايتهم والحفاظ على سلامتهم. هذا بدوره يُشجعهم على العمل مع الشركة، ويزيد من التزامهم بأهدافها ورؤيتها المستقبلية. عندما يشعر الموظفون بأن الشركة تهتم بسلامتهم، يزيد ذلك من رضاهم الوظيفي ويعزز روح الفريق، مما ينعكس إيجابًا على أداء الشركة ونجاحها.

· تعزيز امتثال الشركة:

تُساعد خطة استمرارية الأعمال على تعزيز امتثال الشركة للقوانين واللوائح المتعلقة بالحماية من الكوارث وإدارة المخاطر. تُحدد الخطة خطوات محددة لضمان الوفاء بالمتطلبات القانونية، مثل إجراء تقييمات المخاطر، وتطبيق تدابير الأمان، ووضع استراتيجيات للاستجابة للطوارئ والتعافي منها. من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكن للشركة تجنب الغرامات والعقوبات الناجمة عن عدم الامتثال، كما تحافظ على سمعتها الطيبة وتعزز ثقة العملاء والمستثمرين فيها. إن الالتزام بالقوانين واللوائح يُعد جزءًا أساسيًا من مسؤولية الشركة، وهو أمرٌ تُيسره خطة استمرارية الأعمال بشكل فعّال.

· تحسين كفاءة عمليات الشركة:

تُساعد خطة استمرارية الأعمال على تحسين كفاءة عمليات الشركة من خلال تحديد نقاط الضعف المحتملة وتطوير خطوات لتحسينها. من خلال تحليل تأثير الأعمال واختبار الخطط والاستراتيجيات، تستطيع الشركة تحديد الجوانب التي تحتاج إلى تحسين واتخاذ إجراءات استباقية لمعالجتها. يُمكّن ذلك الشركة من التعلم من تجاربها السابقة وتجنب تكرار الأخطاء، مما يُساعد على تحسين الأداء العام وزيادة فعالية ومرونة عملياتها. بفضل هذه الممارسات، يمكن للشركة تعزيز قدرتها على التكيف مع التحديات المستقبلية وتحقيق مستويات أعلى من الكفاءة والنجاح.

كيف تساعد أدوات إدارة الموارد البشرية على وضع خطة استمرارية الأعمال؟

يشهد عالم الأعمال تطورات متسارعة وتغيرات جذرية تفرض على الشركات والمؤسسات التفكير بشكل استباقي لضمان استمراريتها وقدرتها على التكيف مع التحديات المفاجئة. تأتي خطة استمرارية الأعمال كأداة أساسية لمساعدة الشركات على مواجهة تلك التحديات، سواء كانت ناتجة عن كوارث طبيعية أو حوادث طارئة أو تغييرات في البيئة التشغيلية. إن وجود خطة متكاملة ومدروسة يضمن حماية الشركة وموظفيها وأصولها، بالإضافة إلى الحفاظ على استمرارية العمليات الحيوية وتقليل تأثير الأزمات. في هذا السياق، تلعب أدوات إدارة الموارد البشرية دورًا مهمًا في دعم وضع وتنفيذ خطة استمرارية الأعمال، من خلال توفير الأدوات والأنظمة التي تعزز كفاءة العمل ومرونته، وتساعد في تحقيق النجاح والاستدامة على المدى الطويل.

1. مسير الرواتب:

يساعد نظام مسير الرواتب المدمج في دوك سويت على ضمان دفع الرواتب بدقة وفي الوقت المحدد، حتى في حالة الأزمات. يساهم هذا في الحفاظ على استقرار الموظفين ورضاهم، مما يدعم استمرارية العمل والإنتاجية. يتيح النظام للشركة إدارة الرواتب والأجور بكفاءة، مع مراعاة الاستقطاعات والامتيازات اللازمة. كما يتيح أيضًا الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية المتعلقة بدفع الأجور. بفضل هذا النظام، يمكن للشركة ضمان سير عملياتها بسلاسة، وتقليل المخاطر المالية، وتعزيز ثقة الموظفين وولائهم.

2. إدارة الحضور والانصراف:

توفر أدوات إدارة الحضور والانصراف في دوك سويت للشركة وسائل فعّالة لمتابعة حضور الموظفين وتواجدهم، حتى في حالة العمل عن بُعد أو في مواقع بديلة. من خلال هذه الأدوات، يمكن للشركة تتبع ساعات العمل وأوقات الحضور والانصراف بدقة، مما يساعد على تنظيم المناوبات وتوزيع المهام بشكل متوازن بين الموظفين. هذا التنظيم يضمن استمرارية الأعمال دون انقطاع، ويساهم في الحفاظ على كفاءة الإنتاجية حتى في الظروف غير المتوقعة. بالإضافة إلى ذلك، تساعد الأدوات في توفير تقارير فورية عن تواجد الموظفين، مما يمكّن الإدارة من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن جدولة العمل وتخصيص الموارد البشرية بكفاءة. بفضل هذه الميزات، تسهم أدوات إدارة الحضور والانصراف في دعم استدامة الأعمال وتحقيق الاستقرار التشغيلي للشركة.

3. نظام الخدمة الذاتية للموظفين:

يوفر نظام الخدمة الذاتية للموظفين في دوك سويت قدرة كبيرة على الوصول إلى المعلومات الشخصية والموارد اللازمة بسهولة. يمكن للموظفين الاستفادة من هذا النظام للاطلاع على بياناتهم الخاصة مثل تفاصيل الرواتب والإجازات وسجلات الحضور والانصراف، وكذلك تحديث معلوماتهم الشخصية وتقديم طلبات الإجازة بشكل مستقل. هذه المرونة تعزز الاستقلالية بين الموظفين وتقلل الاعتماد على إدارة الموارد البشرية في المهام الروتينية. خلال الأزمات، يخفف هذا النظام العبء عن الإدارة، مما يتيح لها التركيز على الأمور الطارئة والتخطيط لاستمرارية الأعمال بفعالية أكبر. بشكل عام، يساهم النظام في تعزيز كفاءة العمليات، ودعم الموظفين، وتحسين تجربة العمل، خاصة في الظروف الصعبة.

4. الترحيب بالموظفين الجدد وإنهاء الخدمات:

يدعم دوك سويت عملية الترحيب بالموظفين الجدد وإنهاء خدمات الموظفين المغادرين بشكل سلس، مما يحافظ على استقرار القوى العاملة أثناء تنفيذ خطة استمرارية الأعمال. عند انضمام موظفين جدد، يوفر دوك سويت إجراءات مهيكلة لإدماجهم بسرعة وفعالية في بيئة العمل، بما في ذلك توفير المستندات اللازمة، وتدريبهم على السياسات والإجراءات، وتقديم الموارد التي يحتاجونها للبدء بعملهم. وبالمثل، عندما يغادر الموظفون، يساعد دوك سويت على تنفيذ عملية إنهاء الخدمة بسلاسة، من خلال إعداد المستندات المطلوبة، وتسوية الحقوق المالية، وحذف وصولهم إلى الأنظمة الداخلية. يسهم ذلك في الحفاظ على التوازن داخل الفريق، وضمان الانتقال السلس للمهام والمسؤوليات، وبالتالي تعزيز استمرارية الأعمال واستقرارها.

6. نظام تتبع طلبات المتقدمين DocSuiteATS:

يساعد نظام تتبع طلبات المتقدمين DocSuiteATS في ضمان استمرارية التوظيف وسد الفجوات في القوى العاملة بسرعة وكفاءة، حتى في حالة الأزمات. من خلال أتمتة عمليات التوظيف وتيسيرها، يمكن للشركة تقييم المتقدمين بفعالية وسرعة لتحديد المرشحين الأنسب لشغل المناصب الشاغرة. يتيح النظام للشركة إدارة الطلبات وجدولة المقابلات بسهولة، بالإضافة إلى تصفية المرشحين بناءً على متطلبات الوظيفة. يساعد هذا على ضمان استقرار القوى العاملة واستمرارية الأعمال بسلاسة، مما يعزز قدرة الشركة على التكيف مع التحديات والحفاظ على جودة الخدمات والمنتجات المقدمة، حتى في أوقات الأزمات.

7. جدولة وإدارة الاجتماعات والمناوبات:

يتيح نظام جدولة وإدارة الاجتماعات والمناوبات في دوك سويت للشركات تنظيم جدول أعمالها وإدارة فرق العمل بكفاءة ومرونة. من خلال هذا النظام، يمكن للشركات تحديد جداول العمل بدقة، وتنسيق المناوبات بين الموظفين بناءً على احتياجات الأعمال والموارد المتاحة. يساهم ذلك في ضمان توزيع عبء العمل بشكل عادل، وزيادة الإنتاجية، وتلبية متطلبات استمرارية الاعمال.

8. الخدمات المالية:

تُعزز أدوات الخدمات المالية في دوك سويت من كفاءة إدارة الأمور المالية داخل الشركة، خاصة في الأوقات العصيبة. تُمكِّن هذه الأدوات من معالجة المدفوعات والتعويضات بدقة وسرعة، مما يضمن الوفاء بالتزامات الشركة تجاه موظفيها وشركائها والعملاء بشكل منتظم. هذا الاستقرار المالي يعزز الثقة والاطمئنان بين جميع الأطراف ذات الصلة، كما يساهم في دعم سير العمل بسلاسة أثناء الأزمات. علاوة على ذلك، يتيح دوك سويت إمكانية إعداد تقارير مالية دقيقة ومفصلة، مما يساعد على توفير رؤية واضحة للوضع المالي للشركة، واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التخصيصات المالية واستراتيجيات التعافي. في النهاية، تساهم هذه الأدوات في تعزيز استدامة الشركة وتمكينها من الصمود في وجه التحديات المالية التي قد تواجهها.

9. التقارير:

يوفر دوك سويت تقارير شاملة عن مختلف جوانب إدارة الموارد البشرية، مما يتيح للشركة تحليل البيانات واتخاذ قرارات مستنيرة لتحسين خطة استمرارية الأعمال. تُمكّن هذه التقارير الشركة من متابعة أداء الموظفين، والحضور والانصراف، ومسير الرواتب، وتقييم المواهب، وغيرها من الجوانب الحيوية. من خلال تحليل هذه البيانات، يمكن للشركة تحديد الأنماط والتوجهات، واكتشاف الفرص والتحديات. يساعد هذا التحليل الدقيق على تطوير استراتيجيات فعالة لاستمرارية الأعمال، وتحسين عمليات الشركة بشكل عام. بفضل دوك سويت، يمكن للشركة اتخاذ قرارات مبنية على بيانات قوية، مما يعزز قدرتها على التكيف مع التغيرات المفاجئة وضمان استدامة ونجاح أعمالها.

في الختام، تُعد خطة استمرارية الأعمال عنصرًا حاسمًا لضمان نجاح الشركات واستدامتها في مواجهة التحديات غير المتوقعة. من خلال الاستعداد المسبق ووضع استراتيجيات فعالة للتعامل مع الأزمات، يمكن للشركات حماية موظفيها وأصولها والحفاظ على استمرارية عملياتها. تسهم أدوات إدارة الموارد البشرية بشكل كبير في تنفيذ هذه الخطط بكفاءة، من خلال دعم التواصل الفعال وتوفير الموارد اللازمة وإدارة المواهب بشكل استباقي. بالتزامن مع هذه الجهود، تعزز خطة استمرارية الأعمال سمعة الشركة وتزيد من ثقة العملاء والمستثمرين فيها، مما يمهد الطريق لتحقيق النجاح المستدام في المستقبل.