فهرس الموضوع
على مدى سنوات خبرتنا في مجال تكنولوجيا المعلومات، لاحظنا أن إدارة السير الذاتية تمثل قلقًا كبيرًا بالنسبة لمعظم شركات تكنولوجيا المعلومات، وخاصة تلك التي تستعين بمصادر خارجية لمستشاريها، بفضل المعرفة والكثير من الأفكار الجديدة، عرفنا أنه يتعين علينا أن نفعل شيئًا حيال ذلك!
لذا إليك في هذا المقال كيفية إنشاء حل إدارة السير الذاتية الذي سيعمل على تنمية أعمالك.
أنسب حل لإدارة السير الذاتية
متطورة، فائقة الحداثة، ومحدثة... عندما تسمع هذه الكلمات، فإنها تعيدك بسهولة إلى التكنولوجيا، ولكن عندما تفكر في التوظيف في هذه الصناعة، فمن المؤكد أن هذه الكلمات لا تنطبق عليها، أليس كذلك؟ فمعظم الشركات تعاني من مشكلة شائعة، وهي: إدارة السير الذاتية.
لنأخذ على سبيل المثال شركة "Tech ABC"، وهي شركة معروفة عالميًا، والتي غالبًا ما تقدم دعوة لتقديم الطلبات للمفوضية الأوروبية، مثل العديد من الشركات الكبرى الأخرى، لديهم مجلد مشترك أو موقع SharePoint يخزن جميع السير الذاتية، لذلك، في كل مرة يحتاجون فيها إلى معلومات مستشاريهم، يتعين عليهم البحث في كل مكان، وغالبًا ما يكون ذلك بلغات وقوالب وتنسيقات مختلفة، وهذا بالطبع أشبه بالبحث عن إبرة في كومة قش! وفي العادة، لا توجد مرشحات لتوجيهها، مما يؤدي إلى ساعات وساعات من البحث وتحديد المرشحين المناسبين.
أنسب حل لإدارة السير الذاتية
يقوم نظام دوك سويت HR بإلغاء فكرة معالجة طلبات العمل يدويًا، للتقديم، حيث لا يجب على المرشحين إرسال بريد إلكتروني، بدلاً من صفحة مرتبطة بنظام تتبع الطلبات (ATS) الخاص بهم، فبدونه على الأرجح، سيتعين على الشخص الذي تم انتخابه ليكون "مبتدئ الأسبوع" تنظيف صندوق البريد، والبحث في جميع السير الذاتية، وإضافتها إلى ATS – يدويًا!
هل يمكنك أن تتخيل عدد الأخطاء وطلبات العمل الفائتة؟ دون إدارة السير الذاتية ببرنامج موثوق.
إدارة السير الذاتية وتكييفها مع القالب الصحيح
في العديد من الشركات، بعد تقديم طلب الوظيفة، يقترحون موعدًا للمقابلة على المرشحين ويطلبون منهم ملء نموذج سيرتهم الذاتية، إذا تقدم مقدم الطلب بطلب إلى ثلاث شركات مختلفة، تخيل الجهد المبذول في ملء ثلاثة نماذج مختلفة للسيرة الذاتية يدويًا!
والأسوأ من ذلك أن العديد من الشركات تفعل ذلك بنفسها ويدويًا، كم عدد ساعات العمل التي يمكن توفيرها باستخدام محلل لإدارة السير الذاتية الجيد الذي يملأ جميع البيانات مسبقًا؟
العثور على المرشحين المناسبين ضمن قاعدة بيانات الاستشاريين
عادةً، يتم حفظ عدد قليل جدًا من بيانات الاستشاريين على ATS الخاصة بالشركات، وهذا يعني أن العثور على استشاريين داخل قاعدة البيانات يمثل مشكلة أيضًا.
على سبيل المثال، خذ طلب العميل هذا:
+5 سنوات من الخبرة في تطوير جافا
+2 سنة من الخبرة الزاوية
تجربة مع الربيع، السبات
المستوى الأساسي للغة الإنجليزية هو أحد الأصول
هل من السهل معرفة عدد المرشحين المطابقين لهذا الطلب؟ لا، لذلك، عادةً ما يكون من الأسهل على الشركات أن تبدأ عملية جديدة بدلاً من البحث في قاعدة البيانات الداخلية الخاصة بها عن الطلبات المستلمة.
التعرف على مهارات فريقك
من وقت لآخر، تطلق الشركات استبيانات داخلية للتعرف على مهارات موظفيها (كم عدد Java، Angular، .Net، إلخ) أو لفهم مستويات خبرتهم (كم عدد المستشارين الذين لديهم أكثر من 5 سنوات في برمجة Java، على سبيل المثال)، تظل هذه العملية يدوية للغاية، ويظل نوع التقارير الذي يمكن أن يساعد الشركة حقًا على فهم المهارات وفرقها بشكل أفضل، محدودًا للغاية نظرًا لعدم تخزين البيانات بشكل صحيح.
موافقة اللائحة العامة لحماية البيانات
دخلت جميع القواعد الجديدة للقانون العام لحماية البيانات حيز التنفيذ في مايو 2018، لكن العديد من الشركات لا تزال تفتقر إلى معالجة الموافقة على طلبات العمل وفقًا لها، لذاهناك بعض الأشياء المهمة التي يجب وضعها في الاعتبار عند إدارة السير الذاتية:
اتصل دائمًا بالمستشارين: إن تحميل كل سيرة ذاتية تجدها غير قانوني بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، يرجى التواصل مع الاستشاريين والحصول على موافقتهم قبل البدء في معالجة وإدارة السير الذاتية.
الاتصال بالاستشاريين في أسرع وقت ممكن: يمكنك فقط الاحتفاظ ببيانات الاستشاري دون موافقته لمدة أقصاها شهر، تواصل معهم في أسرع وقت ممكن واحذف بياناتهم إذا طلبوا منك ذلك.
قم بمعالجة البيانات التي تحتاجها فقط: وتجنب أيضًا معالجة البيانات الحساسة، خاصة إذا لم تكن بحاجة إليها عند إدارة السير الذاتية.
الحصول على البيانات بشكل قانوني: يعد جمع البيانات من الملفات الشخصية الاجتماعية والمواقع العامة وقواعد بيانات السيرة الذاتية أمرًا قانونيًا بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، إذا كانت هذه الملفات الشخصية متاحة للعامة، فمن القانوني افتراض أن هؤلاء المستشارين يتوقعون أن يتم الاتصال بهم، يمكنك الاتصال بهم، ولكن قبل معالجة بياناتهم، يتعين عليك الحصول على موافقتهم.
لكل هذه الأسباب، من المهم جدًا أن يكون لديك إدارة جيدة للموافقة على البيانات المستلمة والسيرة الذاتية، يجب على الشركات دائمًا أن تطلب موافقة مرشحيها، وأن تجدد الموافقة كثيرًا وأن تمنح دائمًا خيارًا للمرشح لإلغاء التقدم.
هل تبدو أي من هذه المواقف مألوفة بالنسبة لك؟ سواء كنت المالك أو المدير أو مسؤول التوظيف في إحدى شركات تكنولوجيا المعلومات، فمن المؤكد أنك تعرف ما نتحدث عنه في إدارة السير الذاتية، تواجه الكثير من شركات الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات هذه المشكلات في إدارة السير الذاتية، وATS، ومطابقة المرشحين للطلبات، وإدارة القانون العام لحماية البيانات، ومعرفة مهارات فرقهم في الوقت الفعلي، وما إلى ذلك، يعد الوقت والكفاءة عاملين أساسيين في هذا السوق التنافسي، كما أن وجود عملية غير فعالة، إن إدارة كل خطوة من الدورة المباشرة للمرشح/السيرة الذاتية يمكن أن تمنع الشركات من تنمية أعمالها.
دوك سويت HR كحل إدارة السير الذاتية
لهذه الأسباب قمنا بإنشاء دوك سويت HR – وهو حل حقيقي يتضمن إدارة السير الذاتية، ألقِ نظرة على كيفية أتمتة العملية برمتها، بدءًا من اختيار المتقدمين المناسبين وحتى اقتراح المستشارين المناسبين، وما نهدف إليه هو تقديم حل يغطي دورة الحياة الكاملة للمرشح / السيرة الذاتية، من الوظيفة إلى الإعداد والتطور الكامل للمستشار داخل الشركة، منخلال زيارة موقعنا.
يلعب نظام دوك سويت HR دوراً محورياً في إدارة السير الذاتية ضمن عمليات الموارد البشرية، إليك أبرز الأدوار التي يقوم بها هذا النظام:
تخزين وتنظيم السير الذاتية: يمكن لنظام دوك سويت HR تخزين جميع السير الذاتية في مكان مركزي، مما يسهل الوصول إليها وتنظيمها بشكل فعال، يمكن تصنيف السير الذاتية بناءً على معايير مختلفة مثل الخبرة، المؤهلات، والتخصص.
البحث والفحص الآلي: يوفر النظام أدوات للبحث عن المرشحين المناسبين بناءً على كلمات مفتاحية ومعايير محددة مسبقاً، مما يسهل عملية الفرز الأولي للسير الذاتية وتحديد المتقدمين الأكثر ملاءمة.
التكامل مع أنظمة أخرى: يمكن للنظام التكامل مع بوابات التوظيف وأنظمة إدارة الموارد البشرية الأخرى، مما يسمح بجمع السير الذاتية تلقائياً من مختلف المصادر وإدارتها في منصة واحدة.
إدارة عمليات التوظيف: يساعد النظام في إدارة جميع مراحل عملية التوظيف بدءًا من استلام السير الذاتية مروراً بعمليات الفحص والمقابلات وانتهاءً بالاختيار النهائي، مع إمكانية تتبع حالة كل متقدم بسهولة.
تحليل البيانات وإعداد التقارير: يوفر النظام تقارير تحليلية مفصلة حول بيانات السير الذاتية، مثل عدد المتقدمين، توزيعهم الجغرافي، مستوى الخبرات، وغيرها من البيانات التي تساعد في اتخاذ قرارات توظيف مستنيرة.
تسهيل التواصل: يسهل النظام التواصل بين مسؤولي التوظيف والمتقدمين من خلال رسائل البريد الإلكتروني المدمجة والتحديثات الآلية لحالة الطلبات.
باختصار، يعد نظام دوك سويت HR أداة فعالة لإدارة السير الذاتية بشكل يساعد على تحسين كفاءة وفعالية عمليات التوظيف في الشركات.